حتی در عصر ایمیل، پیام‌رسانی و چت زنده، هر کسب و کار کوچکی نیاز به یک سیستم تلفن قابل اعتماد دارد. متاسفانه، سیستم‌های تلفنی کسب و کار سنتی هزینه بالایی بهمراه دارند که بسیاری از شرکت‌های کوچک قادر به پرداخت آن نیستند. در نتیجه، بسیاری از کسب و کارها به تکنولوژی تلفن تحت شبکه (VoIP) به عنوان جایگزینی برای خطوط تلفن سنتی رو آوردند.


تلفن تحت شبکه (VoIP) چیست و چه تفاوت‌هایی با تلفن سنتی دارد؟

تلفن تحت شبکه (VoIP) تکنولوژی انتقال تماس‌های تلفنی به عنوان داده از طریق اینترنت به جای استفاده از خطوط تلفن سنتی است. پایانه‌های کلاسیک از سیم‌های مسی و شبکه فیزیکی کابل‌ها و سوئیچ‌ها برای برقراری تماس اختصاصی بین شما و فرد تماس گیرنده استفاده می‌کنند.

برای نشان دادن تفاوت این دو، بیایید نگاهی داشته باشیم به اولین روزهای کشف تلفن در آن زمان تلفن‌ها تا مرکز تلفن محلی سیم‌کشی مسی داشتند. این مرکز هم به مراکز دیگر در سراسر کشور متصل بود. پیش از دهه 1960، برای داشتن یک تماس تلفنی ابتدا به اپراتور زنده وصل می‌شدید، آنجا کابل‌ها به صورت دستی وصل می‌شدند تا یک مدار ثابت بین شما و گیرنده تماس برقرار شود.
در طول تماس، در واقع شما سیم‌های مسی را اجاره می‌کردید و هیچکس دیگر نمی‌توانست از آنها استفاده کند. اگر تماس راه دور داشتید، اپراتورهای متعدد در شهرهای مختلف باید تماس‌تان را برای ایجاد یک اتصال اختصاصی برقرار می‌کردند (بهمین دلیل آنقدر گران بود). در سیستم تلفن امروزی اپراتورهای زنده جای خود را به مراکز تلفن اتوماتیک داده‌اند، اما تکنولوژی اصلی طی قرن گذشته تغییر خاصی نکرده است.
از سوی دیگر، تکنولوژی VoIP بر ارتباط ثابت بین دو تلفن متکی نیست. بلکه تماس تلفنی را به مجموعه‌ای از بسته‌های دیجیتال تبدیل می‌کند و از اتصال اینترنتی شما برای انتقال تماس به مسیرهای فشرده‌تر و ارزان‌تر استفاده می‌کند. هنگامی که بسته‌های دیجیتالی به مقصد خود می‌رسند، سیگنال دیجیتالی به صدا تبدیل می‌شود، بنابراین گیرنده می‌تواند صدای شما را بشنود.
تلفن تحت شبکه (VoIP) به چند دلیل می‌تواند کارآمد باشد. اول اینکه در طول تماس تلفنی معمولا فقط یک نفر در یک زمان قادر به صحبت کردن است و وقتی هیچکدام از طرفین صحبت نمی‌کنند وقفه ایجاد می‌شود (مثل مکث‌های ناخوشایند). خطوط تلفن سنتی همه چیز حتی سکوت را منتقل می‌کنند. VoIP تنها بیت‌هایی که در آن شخص در واقع صحبت می‌کند را انتقال می‌دهد، یعنی مقدار زیادی داده را ذخیره می‌کنند. ثانیا، از آنجا که VoIP به اتصال اختصاصی نیاز ندارد، در آن چندین مکالمه می‌توانند از یک مسیر دیجیتال یکسان استفاده کنند.

مزایای سیستم تلفن VOIP

مشخص است که VoIP تکنولوژی پیشرفته‌تریست، اما برای کسب و کارهای کوچک که از خطوط تلفن ثابت استفاده می‌کنند چه مزیتی خواهد داشت؟ بیایید برخی از مزایای کلیدی آن را مرور کنیم.


هزینه کمتر

شاید بزرگترین مزیت تلفن تحت شبکه (VoIP) در مقابل خط ثابت صرفه جویی در هزینه باشد. VoIP از اتصال اینترنتی پهنای باند موجود به جای خطوط اختصاصی تلفن استفاده می‌کند. این کار نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه‌های مخابراتی می‌شود، بلکه دیگر مجبور نیستید برای دو سیستم مختلف در دفتر سیم کشی انجام دهید. احتمالا در دفترتان دسترسی به اینترنت دارید، در اینصورت نصب سیستم VoIP سریع‌تر و آسان‌تر از خط تلفن سنتی خواهد بود.
این فناوری جدید باعث برقراری تماس‌های راه دور و بین‌المللی ارزان‌تر می‌شود (چون لازم نیست مقدار زیادی از سیم‌های مسی را اجاره کنید). به علاوه، نصب، حذف یا تغییر اتصالات تلفن آن هم ساده‌تر است. با پیشرفت‌های اخیر در تکنولوژی ابر، شما حتی می‌توانید خدمات تلفن VoIP خود را از راه دور بدون هیچ گونه نگرانی در مورد نگهداری یا سخت افزار پیچیده آن کنترل کنید.
مقاله اخیر از FitSmallBusiness به هزینه‌های سیستم تلفن فعلی پرداخته و نشان داده هزینه‌های VoIP حدودا 32.95 دلار در ماه برای 1-4 کاربر است اما هزینه پایانه‌های خطوط ثابت 563.27 دلار در ماه برای پنج نفر است.


جابجایی

با VoIP می‌توانید تلفن دفتر خود را از هر کجا که اتصال به اینترنت داشته باشید پاسخ دهید. پس اگر کارمندتان در خانه یا در جاده باشد، مثل اینکه در دفتر حضور دارد می‌تواند تماس‌های عادی خود را براحتی پاسخ دهد.
بعلاوه، بسیاری از VoIPها یک اپلیکیشن تلفن همراه هم دارند، یعنی حتی تلفن همراه‌تان می‌تواند تبدیل به تلفن شخصی دفترتان شود. پس تماس‌های تلفنی دفترتان به طور همزمان روی تلفن همراهتان هم متصل خواهند شد، بنابراین لازم نیست به مشتریان کارت ویزیت بدهید، و آنها حدس بزنند برای تماس با شما باید کدام شماره را بگیرند.


تطبیق پذیری

خطوط تلفن ثابت فقط یک کار انجام می‌دهند: برقراری تماس تلفنی. سیستم‌های VoIP قابلیت‌های بیشتری دارند. اول اینکه لازم نیست پشت میز کارتان بچسبید تا یک تماس تلفنی سنتی و سیم‌کشی شده دریافت کنید. می‌توانید از هندزفری یا هدست بی‌سیم رایانه برای پاسخگویی استفاده کنید یا اگر در جاده هستید، از تلفن همراه‌تان استفاده کنید.
از آنجا که VoIPها با انتقال داده کار می‌کنند، امکان انتقال داده‌های دیگری علاوه بر صوت را هم دارند مثل متن و ویدئو. یعنی می‌توانید از سیستم VoIP خود برای کنفرانس تلفنی یا دریافت فکس و پست‌های صوتی مستقیم به ایمیل‌تان استفاده کنید. درحالت ایده‌آل، VoIP همچنین می‌تواند با Outlook یا CRM شما برای ضبط تماس‌ها یا حتی برقراری تماس مستقیما از دفترچه تلفن گوشی‌تان ادغام شود.


معایب سیستم تلفن 
VOIP

با این‌که تلفن تحت شبکه (VoIP) یکی از محبوب‌ترین و سریع‌ترین گزینه‌ها برای ارتباط تلفنی کسب و کارهای کوچک است، اما هنوز هم نقاط ضعفی دارد.


اتصال ضعیف به اینترنت = کیفیت تماس نامناسب

VoIP از اینترنت برای انتقال تماس شما استفاده می‌کند، پس برای اتصال نیاز به یک اینترنت سریع و پایدار دارید. وقتی این سرویس برای اولین بار معرفی شد، چندان مورد استقبال قرار نگرفت چون به دلیل خدمات غیرقابل اعتماد و کیفیت تماس ضعیف شناخته شده بود. با ارتقای سرعت اینترنت در طول این مدت، کیفیت VoIP به میزان قابل توجهی بهبود یافته و در حال حاضر اغلب بخوبی خطوط ثابت عمل می‌کند.
با اینحال هنوز هم خطوط ثابت سیستم‌های پایدار و فوق العاده قابل اعتمادی هستند. اگر کسب و کارتان در یک ناحیه دور افتاده است و امکان دسترسی به خدمات اینترنت خوب ندارید، حقیقتا سیستم تلفن سنتی می‌تواند بهترین گزینه باشد.


نبود برق = نبود تلفن

تلفن‌های سنتی یکی از ساده‌ترین تکنولوژی‌های مورد استفاده ما هستند- یعنی خیلی ساده می‌توانید با وصل کردن دو دستگاه تلفن، باتری 9 ولتی و یک مقاومت الکتریکی شبکه تلفن خودتان را ایجاد کنید. پایانه‌های مخابراتی نیاز به برق کمتری دارند که آن را مستقیما از سیم تلفن دریافت می‌کنند و حتی اگر برق قطع شود، همچنان کار می‌کنند.
اما درمورد VoIP چنین چیزی صدق نمی‌کند. چون درصورت قطعی برق، اینترنت هم نخواهید داشت و نبود اینترنت به معنای قطع شدن تلفن VoIP است. بنابراین در موارد اضطراری، ممکن است حتی قادر به تماس با 110 هم نباشید. البته هنوز می‌توانید از تلفن همراه و اینترنت آن استفاده کنید، اما بازهم چندان قابل اعتماد نخواهد بود. بعلاوه، تلفن‌های VoIP به راحتی قابل ردیابی نیستند، پس درصورت درخواست سرویس‌های اضطراری یافتن محل استقرار شما مشکل‌تر خواهد شد.
در نتیجه، معمولا کسب و کارهایی که به VoIP متصل هستند، یک خط تلفن سنتی هم دارند تا فقط در موارد اضطراری از آن استفاده کنند.

با همه این نکات آیا  VOIP بدرد کسب و کار کوچک شما می‌خورد؟

با وجود این چند نقطه ضعف تلفن تحت شبکه (VoIP) ، باز هم نکات مثبتش تا حد زیادی می‌چربد. VoIP جایگزینیست برای صرفه جویی در هزینه‌ها مخصوص کسب و کارهای کوچکی که نیاز به خدمات تلفن حرفه‌ای دارند اما قادر به پرداخت هزینه‌های سیستم تلفن ثابت نیستند.
خطوط ثابت هنوز هم انتخاب قابل اعتمادتری محسوب می‌شوند. این حقیقت درصورتی که دسترسی به اتصال اینترنتی خوب نداشته باشید کاملا صحیح است. اما درنهایت در نظر بگیرید: خطوط تلفن ثابت یک فناوری منسوخ است که چندین دهه بدون تغییر باقی مانده، درحالی‌که VoIP همواره درحال پیشرفت است.