Skype for business یک رابط کاربری ساده دارد که به راحتی و همه جا قابل استفاده است و همان بار اولی که از آن استفاده کنید در عرض چند دقیقه به‌راحتی کارکرد آن را یاد می‌گیرید، اما علاوه بر این، مجموعه‌ای از ویژگی‌های خاص دارد که بسیاری از کاربران بلند مدت Skype هم شاید از آن بی‌خبر باشند، ویژگی هایی که در استفاده روزانه بخصوص در کسب و کارتان بسیار به کار خواهد آمد. در ادامه به ویژگی‌های کمتر شناخته شده Skype for business و تنظیمات مناسب آن برای پوشش بهتر فعالیت‌های کاری‌تان می‌پردازیم تا هرچه بیشتر به شما در برقراری ارتباط کارآمدتر کمک کند.

 

بیشتر بخوانید  اسکایپ فور بیزنس ، اسکایپ و اسکایپ میتینگ چه تفاوت هایی دارند؟

 

روابط

در Skype for business، پنج دسته ارتباطات مختلف وجود دارد که درواقع بمعنای تعیین میزان حریم شخصی متفاوت شما با مخاطبین است. هر کدام  از آنها، یک سطح شفافیت خاصی را میان شما و مخاطبین ارائه می‌دهند و شما می‌توانید انتخاب کنید کدام گزینه برای کدام مخاطب مناسب است.

وقتی مخاطبی را به سازمان خودتان اضافه می‌کنید، به طور پیش فرض به عنوان “همکار” مشخص می‌شود. مخاطبین خارج از سازمان شما “مخاطبین خارجی” هستند. البته هر زمان که بخواهید می‌توانید دسته بندی رابطه هر مخاطب را با کلیک راست بر روی آن مخاطب و انتخاب “ Change Privacy Relationship ” تغییر دهید.

برای اکثر کاربران، ارتباط پیش فرض “همکار یا مخاطب خارجی” بخوبی عمل می‌کند و بسیاری از افراد هرگز تنظیمات حریم خصوصی مخاطبین خود را تغییر نمی‌دهند، اما در مواردی تغییر دادن این نکته بسیار اهمیت دارد. شایع‌ترین موارد استفاده از این ویژگی ارتقاء افراد سازمان‌تان از گروه همکار به گروه کاری است، چون این کار به آنها اجازه مشاهده شماره تلفن همراه شما را در کارت تماس‌تان و توانایی ورود به حالت Do Not Disturb پروفایل را می‌دهد. در بسیاری از سازمان‌ها امکان استفاده از این ویژگی در شرایط مختلف اهمیت بسیاری دارد، مثلا مدیران با فعال کردن این قسمت به دستیار خود اجازه می‌دهند درصورت وقوع کار ضروری به آنها پیام داده یا با آنها تماس بگیرند، حتی زمانی که دیگران امکان برقراری تماس و ایجاد مزاحمت برای آنها را ندارند.

یکی دیگر از این موارد، ارتقاء روابط خصوصی کاربران در حالت مخاطبین خارجی است، به طوری که آنها قادر به مشاهده کامل وضعیت حضور و کارت تماس‌تان خواهند بود. در حالت مخاطب خارجی فقط می‌توانید وضعیت حضور آنها را در حالت‌های موجود، مشغول، و یا دور از دستگاه مشاهده کنید. در بعضی موارد شاید بتوانید با شخص دیگری خارج از سازمان خود به گونه‌ای همکاری نزدیک داشته باشید که بخواهید آنها دسترسی بیشتری به وضعیت حضور شما داشته باشند و بتوانند دقیقا ببینند که در حالت «تماس»، «کنفرانس تلفنی» یا «جلسه» هستید.

 

بیشتر بخوانید  اسکایپ فور بیزینس و ۵ دلیل ضرورت آن برای یک کسب و کار موفق

 

تنظیمات لیست مخاطبین

لیست تماس شما جاییست که بیشتر وقت‌تان را صرف آن می‌کنید و در واقع جاییست که همه ارتباطات شما آغاز می‌شود. پس چه بهتر که آن را به دلخواه خودتان تنظیم کنید. داخل Settings زیر تب “Contact List”، می‌توانید تنظیمات بسیار مفیدی را پیدا کنید.

اولین تنظیماتی که باعث افزایش کارایی Skype for business شما می‌شود، تغییر نحوه نمایش لیست تماس شما از «Contact Name and Picture» به «Contact Name Only» است. این کار به شما اجازه مشاهده دو برابر مخاطبین‌تان را در لیست می‌دهد که باعث می‌شود برای یافتن فرد مورد نظرتان در لیست کمتر جستجو کنید.

دومین تغییر مهم تنظیمات اینست که چگونه لیست تماس‌تان را مرتب کنید. به طور پیش فرض، این لیست به ترتیب حروف الفبا با “By Name” تنظیم می‌شود، اما تغییر لیست مخاطبان با “ By Availability” باعث می‌شود فقط افرادی که به طور فعال در حال استفاده از Skype هستند به بالای لیست بیایند، و افراد غیر فعال را در قسمت پایین‌تر لیست‌تان مشاهده کنید. این کار به بیشتر دیده شدن افرادی که در لحظه امکان برقراری ارتباط با آنها را دارید کمک کرده (افراد آنلاین)، و دسترسی سریع‌تری برایتان فراهم خواهد کرد.

روش دیگر برای تنظیم دسترسی لیست مخاطبین‌تان بررسی قسمت “نمایش مخاطبین در وضعیت دور از دستگاه، آفلاین و حضور ناشناخته در یک گروه جداگانه” است. با این کار مخاطبینی که در حال حاضر آنلاین نیستند خارج از گروه مخاطبین در دسترس قرار گرفته و به گروه “دور از دستگاه و آفلاین” منتقل می‌شوند.

استفاده از کلید CTRL در Skype for business

نگه داشتن کلید CTRL روی کیبورد هنگام کلیک بر روی نام یک مخاطب به شما اجازه انتخاب چندین مخاطب را از لیست مخاطبین‌تان می‌دهد. با انتخاب چند مخاطب، می‌توانید شروع به برقراری ارتباط با آنها کنید یا آنها را در لیست مخاطبین خود مدیریت کنید. وقتی یک گروه را انتخاب کردید، بر روی هر یک از مخاطبین انتخاب شده کلیک راست کنید و منوی اقدامات موجود برایتان باز خواهد شد.

فرقی نمی‌کند بخواهید پیام گروهی ارسال کنید یا ویدئو کنفرانس برقرار کنید، یا بخواهید فقط لیست مخاطبان‌تان را مدیریت کنید یا چندین مخاطب را حذف کنید، همه این اقدامات وقتی بتوانید بسرعت چندین مخاطب را با استفاده از کلید CTRL انتخاب کنید بسیار ساده‌تر انجام خواهد شد.

بعلاوه با استفاده از این کلید شما امکان اضافه کردن چندین مخاطب را هم دارید. به عنوان مثال، اگر یک نام مشترک یا یک لغت معمول را جستجو کنید، ممکن است مخاطبین متعددی را ببینید که می‌خواهید به لیست‌تان اضافه کنید. با نگه داشتن کلید CTRL و انتخاب آنها، می‌توانید چندین مخاطب را همزمان اضافه کنید، سپس روی آن کلیک راست کرده و گزینه «Add to …» را انتخاب کنید.

 

بیشتر بخوانید  پشتیبانی شبکه : آنچه شرکت های پشتیبانی شبکه به شما نمی گویند