تلفن تحت شبکه1397/9/3 14:15:56
 تلفن تحت شبکه

تلفن تحت شبکه

 

تلفن تحت شبکه

 

تلفن تحت شبکه امکاناتی فراهم می کند که پیشرفت کسب و کار بدون آنها قابل تصور نیست.

تلفن تحت شبکه در راستای توسعه کسب و کار

ارتباطات تلفنی جزو ارکان اصلی تداوم در کسب و کار است. اما مدیران آینده نگر که به دنبال توسعه و ترقی کسب و کار  هستند، راهکاری نیاز دارند که امکاناتی فراتر از سیستمهای سنتی تلفنی را برای آنها فراهم آورد. در دو دهه اخیر تلفن تحت شبکه ابزاری جدانشدنی در کسب و کارهای هوشمند بوده است و بدون تردید یکی از وجوه تمایز کسب و کارهای پیشتاز، استفاده از این راهکار است.
تلفن شبکه امکاناتی را مهیا می سازد که نه تنها تامین کننده تداوم در کسب و کار است بلکه پیشرفت و افزایش بهره وری را در آن فراهم می آورد.
 تلفن تحت شبکه
 تلفن تحت شبکه

تلفن تحت شبکه چگونه کار می کند؟

تلفن تحت شبکه یا VoIP از بستر شبکه جهت برقراری تماس استفاده می کند. پس به سادگی می توان به این نتیجه رسید که هر جا که ارتیاط با شبکه فراهم باشد، تلفن نیز در دسترس است. این دسترسی محدود به استفاده از یک گوشی تلفن فیزیکی نیست، بلکه از طریق برنامه هایی که برروی کامپیوتر و تلفن هوشمند نصب می شوند نیز امکان پذیر است. ورای این امکانات، تلفن تحت شبکه مزایایی را برای تعاملات درون سازمانی و ارتباط با مشتریان بالقوه و بالفعل فراهم می آوردکه هر کسب و کار هوشمندی نمی تواند از آن صرف نظر کند.
در ادامه به برخی از این مزایا و امکانات اشاره می کنیم.

مزایای استفاده از تلفن تحت شبکه

مهمترین مزیت یک زیرساخت شبکه مناسب، انتباق آن با نوع کسب و کار است.

مهمترین مزیت راهکار VoIP نهفته در ماهیت این تکنولوژی است. بدلیل استفاده از بستر انقال داده جهت برقراری تماس، دیگر ارتباط تلفنی وابسته به کابل های تلفن نیست. هر جا که دسترسی به شبکه وجود داشته باشد، تلفن هم وجود دارد؛ حال این بستر، شبکه داخلی شرکت باشد یا شبکه فراگیر اینترنت. با چند مثال این امکان را شفاف تر می کنیم:

  • یک شرکت با دفاتر پراکنده: دفاتر بسیاری از شرکت در سطح شهر، کشور و جهان، پراکندگی جغرافیایی دارند. تنها نیاز آنها برای ارتباط تلفنی با یکدیگر از طریق VoIP، دسترسی به شبکه است. داخلی ۲۰۳ رو بگیرید تا با همکارتون توی اتاق کناری صحبت کنید، داخلی ۳۰۳ رو بگیرید تا همکار دفتر اصفهان گوشی رو برداره. 
  • جابجایی کارمندان: جابجایی پرسنل در فضای شرکت موضوعی عادی و فراگیر است. کارمند مورد نظر، هر جای شرکت که تلفن خود را به شبکه وصل کند، همان داخلی و همان تنظیمات قبلی را خواهد داشت. 
  • پرسنل در سفر: سفرها و ماموریت های بلند مدت و کوتاه مدت از رخدادهای عادی برای مدیران و پرسنل شرکت هاست. در این زمان ها، تنها کافیست که پرسنل به اینترنت دسترسی داشته باشند تا داخلی روی میزشان به داخلی روی گوشی موبایلشان منتقل شود. 
  • دورکاری (Teleworking): به یقین اساسی ترین ابزار دورکاری پرسنل بعد از دسترسی به نرم افزارهای سازمانی، حضور تلفنی در شرکت است. این نیاز از طریق راهکار VoIP فراهم می شود.
کاهش هزینه های سازمان بواسطه استفاده از راهکار VoIP یکی از دلایل مهمی است که صاحبان کسب و کار را به سمت مهاجرت از سیستم های سنتی تلفنی به تکنولوژی تلفن تحت شبکه، سوق می دهد. در ادامه به چند مثال قابل لمس توجه کنید:   
  • ارتباط بین دفاتر کاری: هزینه های ماهیانه که شرکت ها بواسطه تماس تلفنی بین شعب و دفاتر کاری خود متحمل می شوند، بسته به تعداد این این تماس ها می تواند بسیار زیاد باشد. راهکار VoIP بدلیل استفاده از بستر شبکه و اینترنت جهت انتقال تماس ها، این هزینه ها را به صفر می رساند.    پرسنل خارج از شرکت: هزینه های دوطرفه تماس پرسنل و مدیرانی که در سفر و ماموریت هستند، هرچند که اجتناب ناپذیر است، می تواند بسیار بالا باشد. حال اینکه تنها با اتصال این پرسنل به اینترنت، هزینه این تماس ها عملا حذف خواهد شد.   
  • گسترش سیستم تلفنی: گسترش تعداد داخلی ها در سیستم های تلفنی سنتی رابطه مستقیمی با ظرفیت سانترال تلفنی دارد. اگر سانترال موجود ظرفیت گسترش بالایی داشته باشد هم، به ازای هر کارمند جدید پورتی اشغال شده و در ازای چند کارمند، کارت فیزیکی جهت افزایش ظرفیت نیاز است. این هزینه ها آنقدر دامن گیر صاحبان کسب و کار بوده که نیاز به توضیح بیشتری ندارد. راهکار VoIP هیچ محدودیت فیزیکی برای گسترش ندارد و تعداد داخلی ها نامحدود است.  
  • بستر و سرویس: تکرار این موضوع خالی از لطف نیست که راهکار VoIP از بستر شبکه استفاده می کند، پس نیازی به کابل کشی مجزا برای تلفن وجود ندارد. پس نه تنها هزینه و مصائب کابل کشی حذف می شود، بعلاوه هزینه تنظیمات، سرویس و نگهداری نیز به اندازه چشمگیری کاهش می یابد.   
  • گوشی تلفن: دیگر صاحبان کسب و کار اجباری برای تهیه گوشی تلفن برای کارمندان خود ندارند. با استفاده از تلفن نرم افزاری بر روی کامپیوترهای رومیزی، لپ تاپ ها، گوشی های هوشمند و تبلت ها، تمامی امکانات یک گوشی فیزیکی در دسترس کارمندان است، با هزینه ای نزدیک به صفر.
Interactive Voice Response به عنوان جایگزینی برای یک اپراتور یا منشی تلفن می باشد که در سیستم تلفن تحت شبکه می تواند در چند لایه اطلاعات زیادی را به تماس گیرنده بدهد و او را به سمت درخواست خود هدایت کند. برای فروش عدد ۱، فنی عدد ۲، مالی عدد ۳ و … با فرض فشار دادن عدد ۱ امکان پیام جدیدی مثل: برای خرید جدید عدد ۱، اطلاع از وضعیت قرارداد عدد ۲، تمدید قرارداد عدد ۳ و غیره. و همینطور هر چقدر این سیستم کامل باشد بار کاری زیادی را می تواند از دوش افراد و پرسنل بر دارد.
  • ادغام با اسکایپ (Skype for Business Integration): این سیستم که خود یکی از قدرتمند ترین راهکارهای ارتباطی در سازمان می باشد می تواند با سیستم تلفن تحت شبکه ادغام شده و کاربران این سیستم می تواند از آن به عنوان یک سیستم تلفنی استفاده کنند.
  • ادغام با CRM: ادغام سیستم تلفنی با CRM این امکان را می دهد که در زمان تماس ورودی پیامی به صورت pop-up قبل از برداشتن گوشی تلفن بر روی صفحه نمایش کاربر نمایش داده شود. در صورتیکه شماره تماس از قبل ذخیره شده باشد اطلاعات تماس گیرنده ظاهر می شود و تنها با یک کلیک می توان به صفحه پروفایل و سوابق شخص دسترسی پیدا کرد تا در زمان مکالمه با تماس گیرنده اطلاعات کاملی از وی داشت. علاوه بر این ادغام این دو سیستم راهکار سریعی برای شماره گیری تنها با یک کلیک به شما می دهد که به اصطلاح Click to Dial گفته می شود.

امکانات این راهکار

  • دستیار خودکار ( Auto Attendant): دستیار خودکار یک سیستم تلفنی خودکار به منظور ارائه خدمات بهتر کسب و کار است که جایگزین یک پست کاری مثل مسئول پذیرش، منشی و یا اپراتور تلفن می باشد.
  • ( Ring Group ): راهکاری به منظور توزیع تماس های ورودی بین کاربران مربوطه (مانند تیم فروش یا پشتیبانی) می باشد که بعضا با اصطلاح Hunt Group نیز شناخته می شود.
  • موسیقی در انتظار ( Music on Hold): موسیقی یا پیام های مختلف کاری مانند معرفی کسب و کار، محصول و یا خدمات باشد که از قبل ضبط شده اند و در زمان انتظار پخش می شود و کسب و کار شما را حرفه ای تر نشان می دهد.
  •  ( Extension Dialing): امکان تماس با هر شخصی از اعضای کمپانی تنها با شماره گیری یک داخلی؛ حتی در صورتی که شخص مورد نظر در محل دیگری مستقر است.
  • تماس نامحدود ( Unlimited Calling): با استفاده از سرویس تلفن ویپ به طور قابل توجهی صورت حساب تلفن کسب و کارتان را کاهش می دهید.
  •  تماس سه طرفه ( ۳-Way Calling): می توانید یک شخص سوم را به تماس تلفنی خود با یک نفر دیگر اضافه کنید و بلافاصله یک کنفراس سه طرفه ایجاد شود.
  •  پیامک کاری ( Business SMS): با استفاده از این امکان شما می توانید به شماره های شخصی کاری خود و یا هر کدام از Contact های به اشتراک گذاشته شده پیام های متنی ارسال و دریافت کرده و رهگیری نماید. این امکان از طریق نرم افزارهای کاربردی همچون Virtual Office Online, Virtual Office Desktop or Virtual Office Mobile قابل انجام است.
  •  (Call Forwarding): به شما این امکان را می دهد که در شرایط خاص با تماس ورودی به چه صورت برخورد کنید. برای مثال کاربر پاسخگوی تماس نیست و یا در حال مکالمه با شخص دیگر است که در این شرایط می توان تماس جدید را به شخص دیگر و یا صندوق پست صوتی هدایت کرد.
  •  Conference Bridge: امکان کنفرانس صوتی روی بستری تلفن سازمانی بدون نیاز به پرداخت هزینه به مخابرات
  • Caller ID: امکان تشخیص و شناسائی تماس گیرنده قبل از برداشتن گوشی یا شروع مکالمه به صورت شماره یا نام ذخیره شده در سیستم بر روی صفحه نمایش تلفن
  •  Caller ID Blocking: امکان مسدود کردن Caller ID خود برای تماس های خروجی
  •  در انتظار تماس (Call Waiting): با استفاده از این امکان تماس های ورودی در هنگام مکالمه کاربران در حال انتظار باقی مانده و به کاربر پیامی در رابطه با داشتن یک تماس جدید داده می شود.
  •  انتقال تماس (Call Transfers): امکان انتقال مکالمه به صورت گرم ( دادن اطلاع قبلی به شخص مورد نظر ) یا به صورت سرد ( انتقال تماس بدون اطلاع قبلی به شخص مورد نظر )
  •  شماره تلفن مستقیم (Direct Phone Number): امکان اختصاص یک شماره مستقیم به داخلی خاص با استفاده از DID از رنج شماره های موجود
  •  مزاحم نشوید! ( Do Not Disturb): در صورتی که نیاز به آرامش برای تکمیل کار یا پروژه دارید و یا در یک کنفرانس تلفنی یا جلسه هستید می توانید از این ویژگی استفاده کنید و تماس های دریافتی خود را به صندوق صوتی منتقل کرده یا busy signal پخش شود.
  • انتخاب تماس گروهی ( Group Call Pickup): این ویژگی به کارمندان اجازه می دهد تماس های دریافتی دیگر افراد یا کارمندان را پاسخ دهند.
  • صندوق صوتی (Voicemail): صندوق پست صوتی این امکان را می دهد در صورتیکه شخص مورد نظر پاسخگو نیست، یا در دسترس نیست و یا حتی در حال مکالمه می باشد؛ پیام را به صورت فایل صوتی دریافت کرده تا امکان شنیدن آن در اولین فرصت باشد. شما می توانید به صورت آنلاین صندوق صوتی خود را مشاهده کنید و گوش دهید و می توانید به ایمیل تان ارسال کنید و یا از طریق تلفن به آنها دسترسی داشته باشید.
  • Group Intercom Paging: امکانی مفید برای اطلاع رسانی آنی به کلیه افراد یک دپارتمان، ساختمان یا دفتر کاری
  •  صندوق پست صوتی (Voicemail): امکان دسترسی و گوش دادن به پیام های صوتی بصورت آنلاین از طریق تلفن و یا دریافت از طریق ایمیل
  • Call Park: این امکان را دارید که یک “تماس” را در فضائی شبیه به Cloud بگذارید و هر کارمندی از شرکت می تواند آن تماس را انتخاب کند و بردارد.
  • ارسال صندوق پستی به ایمیل ( Voicemail to Email): ایمیل صوتی یک راه بسیار عالی برای صرفه جویی در وقت است و بیشتر به مشتریان پاسخگو می باشد. پست های صوتی به صورت مستقیم مثل یک فایل صوتی وارد آدرس ایمیل می شوند و شما می توانید به آنها گوش دهید.
  • فکس اینترنتی / تحت شبکه / فکس مجازی (Internet Fax): فکس اینترنتی یک سرویس فکس آنلاین است که در صورتی یک برنامه مجازی Office Pro داشته باشید می توانید از هر کامپیوتری فکس آنلاین دریافت و ارسال کنید. با استفاده از امکان فکس مجازی ضمن سهولت، از راهکاری اقتصادی استفاده می شود. کاهش استفاده از کاغذ، تونر و هزینه های تعمیر و نگهداری که نهایتا تاثیر زیست محیطی مثبتی به همراه خواهد داشت. با اختصاص داخلی های مختلف به سرویس فکس برای دپارتمان های مختلف امکان ارسال و دریافت فکس بر روی کامپیوتر اپراتور مربوطه فراهم میشود در نتیجه آرشیو قابل استنادی از این راه ارتباطی وجود خواهد داشت.

• سیستم ارسال و دریافت پیام کوتاه (Instant Messaging)
• برگزاری جلسه به صورت آنلاین Online Meeting
• یکپارچگی اسامی و شماره های مربوطه Contact Integration
• اطلاع از حضور یا Presence

مشاوره رایگان

به اطلاعات بیشتری نیاز دارید؟ از مشاوره رایگان کارشناسان ما بهره ببرید:

مشاوره رایگان