سیستم های تلفن ابری در دنیای امروز، کارکردهایی بیش پشتیبانی از تماس های معمولی و اکران چراغ هشدار (در تلفن های رومیزی) دارا‌هستند. باتوجه به آنکه نیازها و مقتضیات شرکتهای و سازمان ها با گاز در اکنون تغییر تحول میباشد، پلتفرم های خدماتی آن سیستم ها از امکاناتی نظیر تماس صوتی و تصویری، تماس با موبایل، چت، کنفرانس تصویری، یکدست شدگی با نظام مدیر رابطه با مشتری و قابل انعطاف افزارهای راهنما، به اشتراک گذاری محتوای صفحه ها اکران، پیام کوتاه و … پشتیبانی میکنند. این فهرست تجهیزات، بسیار طولانی و بسیط میباشد.
باتوجه به اینکه خصوصیات  سیستم های تلفن ابری موجبات ارتقای فایده وری در سازمان یا این که کمپانی را آماده میاورند، بایستی یک پرسش بسیار اساسی از خودتان بپرسید: آیا همچنان مسئولیت کارهایی را که قابلیت انجام آن‌ها با استفاده از سیستم های تلفن ابری وجود دارد، خودتان برعهده می گیرید؟
سیستم های تلفن ابری ، به شیوه های متعدد از زحمات و مسئولیت های شما می کاهند و فایده وری سازمان را تحت تأثیرات مثبت قرار می دهند. درزیر، 6 کارکرد اصلی این سیستم ها را برای شما معرفی کرده ایم.

سامانه ی مدیریت رابطه با مشتری، اطلاعات و داده های اصلی مرتبط با تماس گیرنده ها را نشان می دهد

سیستم های تلفن ابری ، قابلیت و امکان ترکیب شدن با پلت فرم های مدیریت رابطه با مشتری، نظیر سیلز فورس (Salesforce)، زن دسک (Zendesk)، های رایز (Highrise) و شوگر سی آر ام (SugarCRM) را دارا هستند. پیرو ترکیب و یکدست شدگی، سامانه ی مدیریت رابطه با مشتری از داده های سیستم تلفن شما و همینطور سیستم تلفن شما از داده های سامانه ی رابطه با مشتری به کار گیری میکنند. گهگاه از زمان ها، یک اپلیکیشن تلفن نیز در دست قرار می‌گیرد که بطور بی واسطه در درون واسط اینترنت پلتفرم مدیریت رابطه با مشتری درنظرگرفته شده میباشد.
یکی از مزایای به کار گیری از قابلیت و امکان یک پارچه شدگی با سامانه ی مدیریت رابطه با مشتری آن میباشد که مسئولان فروش و پشتیبانی از مشتری در سازمان شما به داده های سودمندی درخصوص تماس گیرنده ها دسترسی خواهند داشت و این اطلاعات، حتی قبل از پاسخگویی به تلفن در مشت وی قرار خواهد گرفت.
در این‌حالت، نمایندگان فروش و پشتیبانی دیگر ناچار نیستند در پی نام تماس گیرنده، نام کمپانی یا این که شماره ی وی بگردند. در طی اخذ یک تماس از سوی مشتری، یک نوار اعلام روی کامپیوتر نماینده ظاهر می‌گردد و داده های شخصی تماس گیرنده و همینطور پیوند مراجعه به سابقه وی در سامانه ی مدیریت رابطه با مشتری را نشان می‌دهد. در حال حاضر، نماینده به کل داده ها مایحتاج خویش درباره‌ی تماس گیرنده دسترسی دارد؛ به همین استدلال، به شایسته ترین نحو از مشتری استقبال کرده و بلافاصله موضوع ی موردنظر وی را پیگیری خواهد کرد.
داده های تماس ها نیز به صورت اتوماتیک در سابقه سامانه ی مدیریت رابطه با مشتری ذخیره میگردند و دیگر نیاز نیست که نماینده ی فروش یا این که پشتیبانی، داده ها را به طور دستی وارد نماید. تاریخ و ساعت تماس، طول مذاکره، شماره ی پشتیبانی و دیگر داده ها مرتبط با تماس، در سابقه مرتبط با آن تماس گیرنده تثبیت می‌شوند و نمایندگان فروش یا این که پشتیبانی می‌توانند بعد از درج سریع چندین یادداشت جزئی در زمینه‌ی تماس، به سراغ تماس بعدی بروند.

سامانه ی توزیع خود کار تماس، تماس گیرنده ها را نوبت بندی میکند

سامانه ی توزیع اتومات تماس، یکی از تجهیزات سیستم های تلفن ابری میباشد که به موجب آن، تماس گیرنده ها در یک صف یا این که نوبت قرار می گیرند تا اولین نماینده ای که آزاد باشد، جواب آن‌ها‌را بدهد. اما در‌صورتی‌که که مجموع نمایندگان درگیر می باشند و توانا به پاسخگویی به تماس یک مشتری نمی باشند، آن مشتری نباید با بوق اشغال تلفن مواجه شوند یا این که به صندوق پیام های صوتی هدایت گردند.
زمانیکه تماس گیرنده ها در حال انتظار برای آزاد شدن خط و سخن با نماینده می‌باشند، یک پیام صوتی برای وی پخش نمائید و اطلاعاتی در امر تولیدات و سرویس های کمپانی خویش به وی ارائه دهید. سیستم های تلفن ابری ، علاوه بر پخش موسیقی امکان های دیگری نیز دارا هستند که تماس گیرنده ها را در طول انتظار سرگرم میکند. شما می توانید طی یک پیام اعلان فردی ساز، داده های مرتبط با محصول ها و سرویس های تازه کمپانی را به مشتریان در انتظار ارائه نمائید. این پیام ها، بر وجهه ی مارک شما تأثیر مثبت خواهند داشت و در صورت عرضه ی کالا نو، مشتری به این روش از موضوع باخبر گردد.

گزارشات مرتبط با نوبت و صف تماس گیرنده ها، بطور خودکار به یک ناظر ارشد پست الکرونیکی می‌شود

سامانه ی توزیع اتومات تماس، داده های مرتبط با کارکرد مراحل صف بندی (مثل معدل بازه انتظار، حداکثر دوران انتظار، معدل بازه زمانی گفتگوی تلفنی در بین مشتری و نماینده، و …) را تثبیت میکند. ناظران ارشد این سامانه، به آسانی می توانند به داده های مرتبط با هر تاریخ دسترسی داشته باشند و با استناد به آن اطلاعات، گزارشاتی از آمار گذشته صف بندی ها تهیه و تنظیم کنند.
ضمن به کارگیری از سیستم تلفن ابری ، دیگر نیازی نیست که ناظر ارشد شخصاً به پرتال اینترنت خویش وارد شود و گزارشات را اخذ یا این که ارسال نماید؛ بلکه این سیستم بطور اتومات، گزارشات را در مقطع های هنگامی منظم به ناظر ایمیل میکند. مثلا، گزارشات تماس مشتریان مؤسسه ی آن سیپ (OnSIP) بصورت روزمره، هفتگی، ماهانه یا این که فصلی به ناظر ارشد ایمیل می‌شوند. ناظر ارشد نیز قادر است از صندوق پیام های ورودی پست الکرونیکی خویش، آن گزارشات را اخذ نماید؛ به این ترتیب، در زمان صرفه جویی می گردد و ناظر می تواند در طول عدم حضور پشت میز کاری خویش نیز گزارشات را تحقیق کند.

پیام های صوتی، به صندوق پیام های ورودی پست الکرونیکی شما ارسال می گردند

بازیابی پیام های صوتی، امری بسیار پردردسر و طاقت فرسا میباشد. شما می بایست تلفن را بردارید، شماره ی پین را به یاد آورید و از منوی موجود مورد موردنظرتان را گزینش فرمایید؛ و در‌صورتی‌که بنا باشد به یک پیام جواب دهید، بایستی یک دکمه ی خاص را فشار دهید تا قابلیت و امکان پاسخگویی مهیا آید. اما می بایست دقت داشته باشید که اشتباهاً به مکان دکمه ی پاسخگویی، دکمه ی حذف را نزنید.
شما نیز می‌توانید جواب مشتری را در قالب یک پیام صوتی ارسال نمایید. در این حالت، پیام های صوتی شما به نشانی ایمیلی که پیشتر به وسیله مشتری تعریف شده‌است، ارسال گردد. از آنجاییکه پیام ها در قالب یک فولدر صوتی به پست الکرونیکی ضمیمه می شوند، شما می‌توانید پیام ها را بصورت بدون واسطه از صندوق پیام های ورودی خویش گوش فرمایید.
پیام های صوتی، به کسانی که مایل و سرگرم به دورکاری میباشند قابلیت می‌دهد تا پیام های خویش را از هر وضعیت و حوزه‌ ی جغرافیایی، بازبینی نمایند. و از آنجاییکه قابلیت و امکان بازیابی پیام های صوتی از صندوق پیام های ورودی ایمیل وجود دارد، پرسنل می توانند در هر مقطع که عزم میکنند با مشتری تماس بگیرند.

سابقه تماس، به دلیل صادر شدن فاکتور حق الزحمه کاربرد خواهند داشت

آیا شما به ازای هر ارتباط تلفنی برای مشتری فاکتور صادر می‌کنید یا این که هزینه را به ازای هر گرد هم آیی مشورت کردن اخذ مینمایید؟
سیستم های تلفن ابری می توانند داده ها مجموع تماس های ارسالی و دریافتی را در دست شما قرار داده و سابقه را در لحظه آپدیت برسانند. این سابقه مفصل از تماس های دریافتی و ارسالی، داده ها جامعی نظیر تاریخ و ساعت تماس، طول بازه زمانی گفتگوی تلفنی، مبدأ و مقصد تماس و … را در دست شما قرار می‌دهند.
به جای آنکه سابقه مرتبط با هر تماس دریافتی و ارسالی را شخصاً و بصورت دستی پیگیری نمائید، به سیستم های تلفن ابری اعتماد کنید و جزئیات مکالمات را از آن‌ها اخذ فرمایید. ادمین های اکانت های کاربری می توانند در هر مقطع و از روش ورود به پرتال سیستم، به سابقه تماس در مجموع تاریخ ها دسترسی داشته باشند. وی می توانند بازه زمانی متبوع خویش را گزینش کرده و گزارشات مرتبط با مکالمات آن زمان را اخذ کنند. این گزارشات دربردارنده اطلاعاتی در امر تاریخ و ساعت دقیق تماس ها می باشند و شما می‌توانید آن‌ها را در طی صادر شدن فاکتور حق الزحمه آیتم استناد و به کارگیری قرار دهید. و در‌صورتی‌که نیاز بود که داده ها را با جزییات بیشتر و عمیق تر مورد محاسبه قرار دهید، میتوانیدگزارشات را در قالب یک فولدر CSV دانلود فرمایید.

دستیارهای اتومات، داده ها مهم و ضروری را به تماس گیرنده ها منتقل میکنند

دستیار خود کار، یک پیام خوشامدگویی از پیش ضبط شده‌است که به مجموع تماس های مشتریان جواب می دهد. دراین پیام، اسم کمپانی بیان می‌شود؛ از مشتریان بابت تماس شان سپاسگزاری می‌شود؛ و یک فهرست از اشکال آیتم ها برای دسترسی به مسئولان یا این که دپارتمان متبوع مشتریان، در چنگ وی قرار می گیرد. برای یاری کردن به مسئول نصیب پذیرش و پاسخگویی به تلفن، قطعاً یک پیام به این شکل ضبط نمائید.
دستیار خود کار، داده های شالوده و ضروری را به مشتری ارائه میکند. از جمله، یکی‌از مورد های منو دربردارنده پیام ضبط گردیده ای میباشد که نشانی کمپانی، ساعت کاری و مسیرهای دسترسی را به مشتری اعلام میکند. در سود، دیگر نیاز وجود ندارد که مسئولان نصیب پذیرش و پاسخگویی به تلفن، این داده ها را بارها و بارها به مشتریان متعدد ارائه کنند. مورد دیگری از آن منو، دربردارنده پیامی میباشد که شماره ی تلفن و اسم مسئولان کمپانی را اعلام میکند و مشتری قادر است مستقیماً شماره ی داخلی مسئول موردنظر خویش را شماره گیری نماید. در حالتی‌که تماس گیرنده ها مایل به گفتمان به مسئول قسمت پذیرش باشند، پیام دستیار اتومات به وی اعلام میکند که با شماره گیری عدد “0” می‌توانند با مسئول قسمت پذیرش سخن نمایند.درصورت به کارگیری از دستیار خود کار، شمار تماس های دریافتی مسئول پذیرش کاهش پیدا میکند و در طی و انرژی وی صرفه جویی شود.

سیستم های تلفن ابری خویش را به یک قسمت فعال از کسب و عمل خویش تبدیل فرمائید

سیستم های تلفن ابری ، یک فهرست طولانی از انواع خصوصیات و امکان ها را دارا هستند که قابلیت مدیریت با صرفه و کارآمد کسب و فعالیت را برای شما مهیا میکنند. درصورت خود کار سازی بعضی عمل ها و وظایف که شما و کارمندانتان اکنون آنان را به طور دستی انجام میدهید، دوران متعددی برای شما ذخیره شود و پرسنل نیز فایده وری بیشتری در زمان یک روز کاری خواهند داشت.

برای داده های بیشتر می توانید با کارشناسان پیراسیس نتایج فرمائید