استخدام بهترین و کارآمدترین مشاور برون سپاری برای رسیدگی به نیازمندی های کسب و کار، مهم ترین تصمیمی است که باید در طی فرآیند برون سپاری اتخاذ کنید. در ادامه، شش راهکار برای یک انتخاب هوشمندانه معرفی میکنیم.

زمانی که صحبت از برون سپاری به میان می آید، انتخاب یک مشاور صحیح و مناسب، مهم ترین تصمیم پیش روی شما تلقی خواهد شد؛ این مشاور باید ارتباطات آتی شما با یک تأمین کننده ی خدمات فناوری اطلاعات را مدیریت و تنظیم نماید. به همین دلیل، مشاوران تأثیر به سزایی بر حصول موفقیت یا تجربه ی شکست در سازمان دارند. باتوجه به آنکه معاملات پیرامون برون سپاری فناوری اطلاعات، بسیار پیچیده هستند و فروشنده ها نیز نهایت معاملات را به گونه ای هوشمندانه و در جهت حصول منافع شخصی تنظیم میکنند، سازمان باید ضمن دریافت مشاوره از یک شخص ثالث خود را برای حضور در میدان آماده کند؛ این مشاوره ها، مشخصاً برای خریداران و مشتریانی که تجربه ی چندانی در زمینه ی دریافت خدمات فناوری اطلاعات ندارند، کاربرد خواهند داشت.

اما تصمیم گیری درباره ی انتخاب یک مشاور برون سپاری مناسب، از آنچه که به نظر می آید، پیچیده تر و دشوارتر است. تمام مشاوره برون سپاری ، برای همه یکسان نیست. مثلاً، یک شرکت بزرگ، مشهور و نام آشنا شاید نتواند آن مقدار توجهـی که موردنظر شماست، به شما مبذول دارد. و یک شرکت تازه کار، از تجربه و سابقه ی کافی برای رفع نیازمندی های شما برخوردار نیست.

فیل فرشت (Phill Fersht)، تحلیل گر سابق اِی. ام. آر (AMR) و نویسنده ی وبلاگ “پیش به سوی منابع” (Horse for Sources) میگوید:

“پیش از این، نیاز به مشاوره درباره ی برون سپاری، تا این حد شدید نبوده است؛ و تا کنون، این تعداد مشاور بر سر ارائه ی توصیه و مشاوره در این باره با یکدیگر به رقابت نپرداخته بودند”

فرشت هم اکنون برای یک تأمین کننده به نام کاگنیزنت تکنولوژی سُلوشن کار میکند. او معتقد است که:

“تفاوتی نمیکند که یک شرکت با ساختار پیچیده و تجربه ی طولانی در زمینه ی برون سپاری باشید یا یک نهاد تازه کار و نوپا؛ در هر صورت، شما باید با یک طی یک مرحله از چرخه ی برون سپاری، با یک شخص ثالث مشارکت و همکاری کنید. این فرد میتواند شما را در مذاکره بر سر یک قرارداد پیچیده یاری دهد یا اینکه در طول کل فرآیند ارزیابی، دست شما را بگیرد و پیش ببرد”.

یک راهنما و مشاور برون سپاری خوب، ویژگی ها و مشخصه هایی دارد. جورج کیمبال، یکی از نمایندگان برون سپاری در دفتر بیکر و مک کنزی در ساندیگو میگوید:

“بهترین مشاوران، نه تنها حافظ و مدافع منافع مشتریان هستند، بلکه فرآیندهای اجرای امور را نیز به میزان قابل ملاحظه ای تسهیل میکنند؛ این افراد، رویکردها، منابع و نقاط ضعف طرفین معامله را میشناسند و میتوانند راه حل هایی خلاقانه و سازنده را جهت حصول موفقیت در اختیار هر دو طرف معامله قرار دهند”.

در ادامه، شش راهکار و توصیه برای انتخاب هوشمندانه ی یک مشاور برون سپاری معرفی میکنیم.

1.اهداف خود را بشناسید.

ریچارد ماتلوس، مشاور و محقق شرکت خدماتی و منبع یابی فناوری اطلاعات گارتنِر میگوید:

“حتماً و اکیداً، پیش از انتخاب یک مشاور منبع یابی، استراتژی های پایه ی خود در این زمینه را تعیین و تعریف کنید”.

به عنوان مثال: آیا هدف شما از برون سپاری، کاهش هزینه هاست؟ اگر چنین است، باید مشاوری را انتخاب کنید که شما را در رسیدن به همین هدف معین یاری دهد. برخی از مشاوران، مهارت خوبی در مجاب کردن فروشنده ها به کاهش قیمت دارند؛ و مابقی در حوزه های دیگر تخصص دارند.

 

2.شرکت های بزرگتر، همیشه شرکت های بهتری نیستند!

شرکت های مشاور برون سپاری، انواع و اندازه های مختلفی دارند؛ از شرکت های نام آشنا و بزرگ که حق الزحمه های گزاف می طلبند، گرفته تا افراد مستقل با حق الزحمه های ساعتی محدود.

این عبارات را به خاطر بسپارید: بهره وری، ظرفیت، رؤیت پذیری و سازش کاری.

فرشت میگوید:

“زمانی که با یک مشاور شخص ثالث همکاری میکنید، دقیقاً همانقدری که پول میدهید آش میخورید. اما گاهی از اوقات، خلاف این قضیه نیز صادق است. مثلاً شرکت ها در ازای پرداخت مبالغ هنگفت، مشاوره ها و توصیه های درجه سه دریافت میکنند و در مواقع دیگر، در ازای پرداخت مبالغ اندک به شرکت های مشاور کوچک و ارزان قیمت، خدمات مؤثر و کارآمد دریافت می نمایند”.

یک شرکت مشاور بزرگ و خوش نام، انتخاب بسیار خوبی خواهد بود؛ اما تصمیم خود را صرفاً برمبنای اسم و اعتبار نامی شرکت اتخاذ نکنید. هم اکنون، تعداد زیادی مشاور مجرب و خوش سابقه وجود دارند که در طی دوران رکود اقتصادی، از بازار کار خارج شده اند و هم اکنون به تنهایی و بصورت مستقل، فعالیت میکنند. این افراد، طرح های تخفیفی بسیار خوبی برای شما لحاظ خواهند کرد.

 

3.روابط شخصی میان خود و مشاور برون سپاری را ارزشمند بدانید.

شما با یک شرکت مشاوره قرارداد می بندید؛ اما در حقیقت، با یک فرد مشاور منفرد همکاری خواهید کرد. کیمبال میگوید:

“شخص مشاور، همانقدری اهمیت دارد که شرکت مشاوره. بهترین شرکت های مشاور، همواره افرادی لایق و شایسته را به شما معرفی میکنند؛ به روش های کارآمد و مؤثر استناد می نمایند؛ و از تجربیات غنی برخوردار هستند. اما میان شخص مشاور و مشتری باید یک رابطه ی صمیمی برقرار باشد”.

ماتلوس نیز میگوید:

“مراقب باشید که گیر یک تازه کار نیافتید”.

 

4.برای ارزیابی مشاور، چندین بار به مراجع مراجعه کنید.

شما باید بصورت مستقیم و صریح، با چندین تن از مشتریان مشاور مورد نظر خود که حداقل یک سال با وی همکاری داشته اند، گفتگو و صحبت کنید. این مشتریان، در بهترین موضع برای ارزیابی و قضاوت مشاور ایستاده اند و میتوانند بر راهنمایی ها و دستورالعمل های پیشنهادی وی ارزش گذاری کنند. این بار هم مثل بقیه ی مواقع، بهترین مراجع، افرادی هستند که آنها را میشناسید و به ایشان اعتماد دارید.

فرشت میگوید:

“آن دسته از شرکت ها و نهادها که مشاور، آنها را برای کسب نظر پیشنهاد نمیکند، ارزشمندتر و موثق تر هستند. با همکاران و همتاهای خود در شرکت های دیگر که تجربه ی همکاری با مشاوران مورد نظر شما را داشته اند، ارتباط برقرار کرده و درباره ی آن مشاوران، با ایشان گفتگو کنید”.

ماتلوس نیز میگوید:

“حتماً با مرجع هایی گفتگو کنید که از ابتدای فرآیند برون سپاری، با همان شرکت مشاوره ی مورد نظر شما همکاری داشته اند؛ البته بهتر آن است که مرجع هایی را پیدا کنید که سابقه ی همکاری با شخصِ مشاور موردنظرتان را داشته باشند”.

 

5.کارکرد ابزارهای پیشنهادی مشاور را آزمایش کنید.

فرآیندها و روش های مور استناد مشاور را مکاشفه و بررسی کنید. مشاور باید از یک رویکرد مثبت و مؤثر برای پیشبُرد اهداف شرکت مشتری در چرخه ی برون سپاری پیروی کند.

فرشت میگوید:

“از آنها، درباره ی کارکرد روش های مورد استنادشان برای مشتریان پیشین سوال بپرسید و از ایشان بخواهید که در مورد روال کارشان با شما در طی هر مرحله از چرخه ی برون سپاری، توضیح بدهند. بدین ترتیب، متوجه خواهید شد که تاچه حد برای بررسی و شناسایی مسائل منحصر به شما وقت گذاشته اند”.

ماتلوس میگوید:

“هرچه که ابزارهای مشاور شما کارآمدتر باشند، فرآیند برون سپاری نیز سریع تر و آسان تر طی خواهد شد”

اما هیچگاه مقوله ی انعطاف پذیری را فراموش نکنید. کیمبال میگوید:

“به دنبال مشاورهایی باشید که در صورت نیاز بتوانند روش ها را برحسب شرایط و نیازمندی های شرکت مشتری، تغییر بدهند و روش های بدیع خلق نمایند. یک روش، برای همه ی شرکت ها مناسب نیست؛ علی الخصوص در دنیای امروز!”.

 

6.تضاد منافع را شناسایی کنید.

بدون شک، شما به مشاوری نیاز دارید که از منظر گروه فروشندگان، محترم و قابل ستایش باشد؛ اما اگر مشاوران، بیش از حد با تأمین کننده ها راحت و صمیمی شوند، شما بازی را می بازید.

فرشت میگوید:

“شما باید منافع خودتان را مدنظر داشته باشید؛ نه منافع مشاورانتان را! دیگر بخش ها و خطوط خدماتی شرکت مشاوره را بررسی کنید تا منافع و حوزه های سودآوری ایشان را شناسایی نمایید. بعلاوه، از ایشان درباره ی ارتباط ـشان با تأمین کنندگان خدمات برون سپاری نیز سوال کنید تا مطمئن شوید که دیدگاه و نظرشان از آن تأمین کننده ها مستقل است”.