در حالتی‌که حاکمیت استوار و پایدار در شرکت برقرار نباشد، حتی محتاطانه ترین مذاکرات و بیانات در امر دستمزد و اختیارات در یک قرارداد برون سپاری می‌توانند بی اثر باشند و بدین ترتیب، احتمال و ریسک عدم اجرای شروط و قوانین افزایش یابد و همچنین، روابط دربین طرفین، اصلاً به آنچه که در ذهن شما بوده نباشند.

سازمان ها و شرکت های فعال در عرصه ی فناوری اطلاعات، به عقد قراردادهای برون سپاری رغبت پیدا کرده اند؛ اما این قراردادها و توافقنامه ها، ضرورتاً حصول بازده و خروجی مثبت را تضمین نمی کنند. برَد پترسون (Brad Peterson) معتقد که فرصت و فقط مجال، کلیه چیز را حل میکند. پترسون، که یکی شرکای مایِر براون (Mayer Brown) در شیکاگو و رئیس نصیب معاملات و تراکنش های فناوری می باشد، میگوید: “برای تهیه ی پیش نویس و عقد یک قرارداد، زمان و پول زیادی صرف می شود؛ و در برنده زمان ها، این هزینه بسیار گزاف هست. البته در نهایت، امتیازهای زیادی از آن قرارداد کسب شود”.

البته گاهی از اوقات، پس از عقد قرارداد، مسئولیت ها به یک تیم مدیریتی تفویض می شوند که اصلاً به عنوان یک طرف در قرارداد حضور نداشته هست و غالباً نمیتواند امور را آنطور که شایسته و بایسته هست به اعمال برساند. پترسون می‌گوید: “این قضیه قابل ادراک هست. قراردادها، غامض و گم راه کننده میباشند. و مدیران بخش ارتباطات، برمبنای دانش و دوراندیشی شان راجع‌به فناوری و همچنین مهارت در توسعه و گسترش ی ارتباطات تعیین می‌شوند؛ و سطح دانش و دور اندیشی او راجع به چگونگی عقد و مدیریت قرارداد، به هیچ عنوانً تأثیری در این تعیین ندارد”.

آن گروه از متخصصان و کارشناسان که مسئولیت مدیر قراردادها را برعهده دارند، غالباً از طریق ی تأثیرگذاری کنش ها و ارتباط ها بر دستمزد قانونی شرکت ناآگاه میباشند؛ و همین مسئله، موجب بروز انواع خطاها و منازعات خواهد شد. پترسون دراین باره می گوید: “منفعت ی این اوضاع و احوال آن است که ماحصل و امتیاز تمام گفت‌و‌گو هایی که بخاطرشان پول، انرژی و فرصت صرف کرده ایم، به هدر خواهد رفت”. علاوه بر این، احتمالاً روال حل و فصل اشتباهات و منازعات، بسیار دشوار خواهد بود و مواردی که از طریق پرداخت هزینه حل نمی‌شوند، باید با حضور یک سری تن شاهد و بازرسی هزاران پست الکترونیک مورد تحلیل و قضاوت قرار گیرند تا معین گردد که چه اتفاقی افتاده و چه کسی مسئول است.

قیمت حقیقی برون سپاری فناوری اطلاعات، زمانی تظاهر می‌یابد که حاکمیت فعال در شرکت روان باشد؛ این حاکمیت نه فقط پروژه های جاری، بلکه ارتباطات و تعاملات در میان مشتری و تأمین کننده را باید پایین پوشش قرار دهد. پترسون اعتقاد دارد: “پس از خشک شدن جوهر امضاهای قرارداد، باید از ارزش های آن حفظ به عمل آوریم؛ یعنی باید تأمین کنندگان را ترغیب و تشویق به تعهد به وعده ها و پذیرش مسئولیت ناکامی و عدم موفقیت کنیم”. پترسون و رابرت کریس، شرکای مشروع محل کار مایر براون در شیکاگو، اخیراً سفارش هایی در مورد چگونگی جاری ساختن حاکمیت بر قراردادهای برون سپاری فناوری اطلاعات مطرح کرده اند.

 

ارتباطات را کنترل و مدیریت کنید.

اگر یک نفر از گروه مشتریان پیشتر در قرارداد نظر نشده است، در همان زمان اولیه ی عقد قرارداد بایستی به تأمین کننده استحضار دهید و یک اعلامیه بر طبق معرفی یک کارمند مختار جهت سخنگویی از طرف مشتری ارسال نمایید. تأمین کنندگان خدمات فناوری اطلاعات، بسیار زیرک و دانا میباشند. در صورتی‌که او قصد و نیت به اِعمال تغییر در رویکردها یا ورقه ها داشته باشند، احتمالاً آن کارمند مانع شود. رابرت کریس این نظر را دارد: “گاهاً تأمین کننده ها از افراد سطح پایین تر درخواست میکنند تا شروط و مقررات قرارداد را تأیید و تصدیق کنند؛ در منفعت، ممکن می‌باشد که مفاد قرارداد و مسئولیت های مندرج به آحاد دستخوش تغییر تحول شوند. شما می‌توانید ضمن انتخاب یک سخنگو، مانع وقوع این تغییرات ناخواسته و غیر مطلوب در قرارداد شوید. دراین‌صورت‌، صراحتاً و کتباً معلوم می گردد که مسئولیت نمایندگی برعهده ی کیست و چه کسی باید با مشتری راجع‌به باشد. این تدابیر، به جهت توسعه روابط سالم و کارآمد کاربرد دارا‌هستند و سبب به کاهش احتمال بروز سوءتفاهم خواهند شد”.

تعیین یک نماینده از مشتریان، به سازمان فناوری اطلاعات قابلیت و امکان میدهد تا فرآیندهای پیام رسانی را کنترل کند؛ تعهد و تقید کار کشته تری به قرارداد داشته باشد؛ و از وقوع ابهامات و ناپایداری های ناشی از سوءارتباط ها و فقر اطلاعاتی پرسنل جلوگیری به عمل آورد. در زمان وقوع منازعه و اختلاف نیز شما صرفاً می بایست آدرس اینترنتی های یک نفر را بازرسی فرمایید و نیازی به بازجویی از چنددَه مظنون نخواهد بود.

مورد های نقض تعهد را سریعاً گزارش فرمائید.

پترسون این نظر را دارد بعضا از مشتریان، اشتباهات مربوط به ارتباط ها برون سپاری را یک‌سری و یک‌سری سال تحمل میکنند؛ اما هیچ سند و مدرکی از آنها تنظیم نمیکنند و براین عقیده اند که اعلام شکایت به تأمین کننده، سبب به بروز تنش و منازعه خواهد شد. این تصور و تفکر، تماماً غلط می‌باشد. مشتری باید به محض مشاهده یا شناسایی هرگونه نقض تعهد یا قصور، مراتب را سریعاً و کتباً گزارش کند. پترسون میگوید:

“این نحوه باید تبدیل به یک کنش استاندارد شود و شرکت بایستی همواره بدان استناد کند”. اما این گزارشات، نباید پیکار طلبانه و پرخاشگرانه باشند؛ بلکه می بایست از یک لحن مؤدبانه و واقع نگرانه در آن ها استفاده کرد. پترسون معتقد است که: “در صورتی بتوانید به‌این سرمشق پایبند باشید و مشخصاً آن را درمورد تأمین کننده هایی که ارسال و دریافت گزارشات صریح و سودمند را مغتنم می دانند، پیاده سازی فرمایید، سپس سابقه ی شرکت یا سازمان شما ترقی و پیشرفت قابل ملاحظه ای خواهد داشت”.

آحاد مشتریان و پرسنل آنها که با تأمین کنندگان در زمینه‌ی میباشند، می بایست درصورت مشاهده ی هرگونه گزینه نقض قسم از سوی تأمین کننده، مراتب را سریعاً به نماینده ی مشتریان گزارش نمایند. این نماینده می‌تواند ضمن گفت‌و‌گو با یک مشاور حقوقی، درمورد ارسال یا عدم ارسال اعلامیه ی عدم رضایت تصمیم بگیرد. در صورتیکه سوابق و مدارک مکتوب در دسترس نباشند، سازمان فناوری اطلاعات حق و اختیار فسخ قرارداد به دلیل عدم رضایت را ندارد. پترسون می گوید: “یک حکم دهنده، داور یا میانجی منصف میتواند چنین قضاوت کند که قصور و کوتاهی تأمین کننده، چندان اساسی نبوده و ما یحتاج نیست که به محض شناسایی و مشاهده ی آن، یک اطلاعیه ی عدم رضایت به تأمین کننده ارسال شود. و این آیتم قصور به تنهایی یا در کنار قصورات و مورد ها نقض تعهد دیگر، نمیتوانند بنیان و دلیل کافی برای فسخ قرارداد به شمار آیند”.

هیچ گاه پیش از درخواست از تأمین کننده، وظیفه ی او را خودتان اعمال ندهید!

هنگامی که یک پروژه به مشکل برمیخورد، تأمین کننده از تحقق اهداف باز می ماند یا یک سیستم از عملکرد باز می ایستد، مشتری وسوسه میگردد که پا به در میان بگذارد و امور را خودش پیش پیروز شود. البته مشتری باید پیش از اجرا این کار، تصمیم خود را کتباً به تأمین کننده اعلام کند و مشخصاً اظهار نماید که مسئولیت تأمین منابع جهت پیشبرد امور برعهده ی تأمین کننده می‌باشد؛ در غیر اینصورت، مسئولیت پرداخت مبالغ و هزینه های مربوط به منابع به گردن مشتری خواهد به زمین خورد.

مدیران قسمت فناوری اطلاعات، هیچگاه نباید پرسنل خود را موظف به پذیرش و اجرای مسئولیت های تأمین کننده کنند؛ مگر آنکه مراتب عدم رضایت از نقص تعهد تأمین کننده را کتباً به او اعلام کنند و یک فرصت برای جبران و حل نقص‌، در اختیار تأمین کننده قرار دهند. رابرت کریس می گوید: “این شیوه، کاملاً منصفانه است. و در حین حل مشکل، انصاف حرف اولیه را می زند”. در اطلاعیه ی عدم رضایت، باید قید شود که چنانچه تأمین کننده تا یک تاریخ مقرّر اقدام به جبران قصور و ارتقای کیفیت عملیات نکند، مشتری مختار می‌باشد که درصدد پیگیری نقص‌ برآید و برای جبران ضرر و زیان، از تأمین کننده ضرر دریافت کرده یا از حق الزحمه ی او بکاهد. درصورتی که مشتری یک مدرک و سند از برآورد هزینه ها در مشت داشته باشد، می‌تواند مدعی دریافت ضرر و زیان و بازپرداخت وجه از سوی تأمین کننده خواهد شد.

دنبال زمان هایی باشید که برای هر دو طرف، بهره داشته باشند!

در مقداری از زمان ها، تأمین کننده ی فناوری اطلاعات، در ازای جبران قصور و کوتاهی در تأمین، اقدام به اعراض یکی‌از حقوق و دستمزد خود میکند؛ رئیس ارتباطات بایستی این مجال را مغتنم شمارد و آن اعراض حق را به مثابه یک ضمانت در آینده تلقی کند. به مطرح شدن معلوم، اقدام تأمین کننده جهت اسقاط و اعراض از حق می‌تواند یک ضمانت و تعهد به اهداف آتی باشد؛ یا به عنوان ابزاری جهت چک علت اصلی قصور و کوتاهی آیتم استناد قرار گیرد. پترسون اعتقاد دارد که: “این روش، احتمال حصول و اکتساب بازده های مثبت را ارتقا می‌دهد و فی مابین مشتری و تأمین کننده، یک ارتباط مبنی بر اعتماد و تفاهم متقابل را شکل میدهد”.

در اسرع وقت، با مشاوران حقوقی مشورت کنید.

تألیف و تدوین یک سند مسبوق از مسئولیت ها و شروط مندرج در قرارداد، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ و در تضمین حقوق منعقد سازمان فناوری اطلاعات، نقش به سزایی خواهد داشت. رابرت کریس معتقد است که:

“وکلا، همیشه دو گوش شنوا و دو چشم بینا برای واکافی و محاسبه شواهد دارا‌هستند و نحوه ارائه ی مدارک به یک حکم کننده یا داور را به خوبی می‌دانند. این افراد، شمارا در گردآوری شواهد و مدارک کافی برای حل مشکل یاری خواهند داد و شما میتوانید از طریق طرح دعوی یا مصالحه، اختلال خود را حل فرمائید”.

وکلا می‌توانند دستمزد و اختیاراتی را کشف و شناسایی کنند که در ظاهر قرارداد، آشکار نیستند؛ بدین ترتیب، مشتریان را در خصوص حل اشتباهات یاری خواهند داد. اگر با اختلال یا زمینه ای مبنی بر نقض تعهد از سوی طرف مقابل قرارداد مواجه شدید؛ یا تأمین کننده درخواست وجه مازاد بر مبالغ مندرج در قرارداد کرد؛ یا قصد اصلاح و جاری ساختن تغییر در قرارداد اساسی را داشتید؛ با یک وکیل تماس بگیرید.