شرکت های فورستر (Forrester) و دل ای. ام. سی (Dell EMC) اعلام کرده اند که تنها 34 درصد از کارکنان، باور دارند که میتواند مشکلات و مسائل کاریشان را با فناوری های موجود در سازمان حل کنند. تنها یک نفر از هر سه نفر تصور میکنند که سازمان، نیازهای ایشان را به خوبی درک میکند و ابزارهای مناسب و مقتضی را در اختیارشان قرار میدهد.
استفاده از یک ابزار واحد و منفرد در بخش فناوری اطلاعات، امتیازهایی از قبیل نصب آسان، هزینه کمتر و سهولت در شناخت پیکربندی را به همراه دارد. اما در پیش گرفتن رویکرد “تکرار ابزارها” در زمان بروزرسانی سخت افزارها، کاربران را خسته خواهد کرد.
سازمان یا شرکت شما باید میان ابزارهایی که خریداری میکنید و کاربرانی که از آنها استفاده میکنند، یک پل ایجاد نماید. در غیر این صورت، ارتباط خود را با دو سوم از کارمندانی که میگویند فناوری ها و ابزارهای سازمانی بر تصمیم ایشان درباره انتخاب شما به عنوان کارفرما نقش داشته اند، از دست خواهید داد.
هر کدام از کاربران، وظایف و مسئولیت های منحصر به فردی دارند. چرا باید همه ی آنها از یک ابزار واحد و مشابه استفاده کنند؟ در ادامه، چهار امتیاز حاصل از اتخاذ رویکرد کاربرمداری در انتخاب ابزارها و فناوری های سازمانی را معرفی میکنیم.


1.  کاهش موانع در مسیر بهره وری

کارمندان، غالباً، اعتقاد دارند که بهره وری و کارآمدی سازمانی، اصلی ترین منبع رضایتمندی و خشنودی در محیط کار است. اما اینکه “کار”، در چه زمان و مکانی واقع می شود، در مورد هرکس متفاوت است. انعطاف پذیری در رویه ها و برنامه های کاری، مستلزم اعمالِ انعطاف در زمینه انتخاب ابزارها و فناوری هاست.
به عنوان مثال، برخی از کاربران، کارکردن در حالت ایستاده را ترجیح میدهند و در آن حالت، احساس آرامش و تمرکز بیشتری دارند. در این شرایط، یک تبلت نسبت به کامپیوترهای رومیزی که ابزارهایی مانند صفحه کلید، موس یا تِرَک پَد به آنها ملحق هستند، ارجح است.
برخی دیگر از کاربران، کارکردن روی میز در مقابل دو صفحه نمایشگر را ترجیح میدهند و در این حالت، کارایی و بهره وری بالاتری از خود نشان میدهند. در این شرایط، یک لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی کوچک میتواند مناسب باشد.
بخش فناوری اطلاعات سازمان ها، به منظور رفع نیازهای کارمندان، باید رویکرد سنتی “مسئله استاندارد” را کنار بگذارند. در حقیقت، رویکردهای مغایر با این تفکر، سود و منافع بیشتری به همراه خواهند داشت. شرکت های دل و فورستر، طی مطالعه ای بدین نتیجه رسیده اند که 82 درصد از کارمندان، ابزارها و فناوری های مناسب و کارآمد را عامل افزایش بهره وری و رشد درآمد در سازمان میدانند.
 

 2. کاهش خریدهای غیرضروری و بیهوده

دانش و آگاهی کارمندان امروز درباره فناوری، در سطح بالایی قرار دارد و ایشان، بیش از هر زمان دیگری به خودتوانمندسازی رسیده اند. بسیاری از این افراد، تلفن هوشمند، لپ تاپ و تبلت هایی بسیار پیشرفته تر از کامپیوترهای اداری خود دارند. و همین مسئله، یک دلیل و عامل بزرگ برای سرخوردگی و ناامیدی کارمندان از امکانات سازمانی است. بیش از 67 درصد از کارمندان، اعلام کرده اند که سازمان آن ها قادر به تأمین ابزارها و فناوری های موردنیازشان در محیط کار نیست.
دپارتمان های غیر از فناوری اطلاعات در سازمان، نقش بسیار پررنگ تر و جدی تری در انتخاب و خرید فناوری های مورد نیاز در سازمان ایفا میکنند. به زعم این بخش ها، تمایل و گرایش به اکتساب خروجی های کلان در محیط کار، گاهاً بر مسائل و ملاحظات سنتی فناوری اطلاعات غالب میشود. گارتنر (Gartner) بدین نتیجه رسیده است که 48 درصد از مدیران بخش های غیر از فناوری اطلاعات در سازمان، عقیده دارند که میتوانند سریع تر از بخش فناوری اطلاعات، نسبت به خرید فناوری ها و ابزارهای مورد نیاز خود اقدام کنند.
در هر صورت، کارمندانی که از وضع جاری ناراضی هستند، ترجیح میدهند که کار را خودشان دست بگیرند. در این شرایط، بخش فناوری اطلاعات باید از ابزارها و فناوری هایی پشتیبانی کند که تا به حال با آنها برخورد نداشته است؛ و بابت ابزارهایی پول خرج کند که شاید با حضور آنها در سازمان موافق نیست. همین وضعیت، منجر به افزایش هزینه ها و همچنین تشدید خطرات و تهدیدهای امنیتی خواهد شد.
هم تراز سازی و تطبیق استراتژی های خرید ابزار و فناوری با فرآیندها و عملیات بخش های مختلف سازمانی، به کاهش هزینه های بیهوده و خطرات ناشی از آن می انجامد.

 

3.افزایش امنیت اطلاعات و داده ها

هیچ سازمانی میل ندارد که طعمه حملات سایبری شده و به تیتر اول اخبار تبدیل شود. توجه و تمرکز مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات به مراقبت از داده های سازمانی، هیچگاه کامل و بی نقص نبوده است.
در این شرایط، استفاده از “یک ابزار برای تمام مقاصد” جهت اِعمال سیاست های امنیتی، کاربرد ندارد. تقریباً 39 درصد از کارمندان و کارکنان سازمان ها، عقیده دارند که سیاست ها و مقررات فناوری اطلاعات در سازمان، بیش از حد محدودکننده هستند. این در حالیست که 31 درصد از این کارمندان، با لغو کنترل های امنیتی موافق هستند. مهندسان و نیروهای خلاق و مبتکر سازمانی، این کار را با هدف دسترسی به برنامه ها و نرم افزارهای مورد نیاز خود انجام میدهند.
بخش فناوری اطلاعات در سازمان باید ضمن تدوین سیاست ها و مقررات ویژه برای هرکدام از بخش های سازمانی، این مسئله را پیگیری و حل کنند. در غیر این صورت، کاربران، به فعالیت ها و اقداماتی خواهند پرداخت که با عادات کاری ایشان تداخل دارند.

4.افزایش مشارکت و فعالیت نیروهای کاری

فناوری، دیگر یک امتیاز مازاد نیست. در دنیای امروز، کارمندان سازمان ها توقع دارند که ابزارها و فناوری های اداریشان، یک نقش کلیدی در توانمندسازی ایشان جهت عمل به وظایف و مسئولیت ها ایفا کند.
اکثر کارمندان بخش اطلاعات در سازمان ها، به امکان دسترسی سریع و آنی به داده های مهم نیاز دارند. ایشان باید در زمان استفاده از تجهیزات و امکانات در دسترس، احساس راحتی و آرامش داشته باشند. در زمان انتخاب یک ابزار یا فناوری برای سازمان، به این پرسش فکر کنید: این محصول، چطور میتواند کارمندان را در جهت نمایش عالی ترین سطوح توانایی هایشان یاری دهد؟
کارمندان، بهتر از هر کس دیگری میدانند که به چه ابزارهایی احتیاج دارند. کارمندانی که دوران جوانی خود را در این عصر سپری میکنند، بیش از دیگران به تعالی فناوری اهمیت میدهند. علاوه بر این، صبر و تحمل این افراد دربرابر کارفرماهایی که در رفع نیازها و توقعاتشان تعلل میکنند، بسیار اندک است. شرکت دل ای. ام. سی اعلام کرده است که 42 درصد از این افراد، به خروج از سازمان هایی که فناوری آنها “پایین تر از سطح استاندارد” است، مایل می باشند.
راه حل های مبتنی بر “استفاده از یک ابزار برای تمام مقاصد”، در جذب استعدادهای برتر به بخش های سازمانی ناتوان هستند. اگر بر ابزارها و فناوری های مورد علاقه کاربران و کارمندان خود سرمایه گذاری کنید، کارفرماهای رقیب را از جذب مهارت های این کارمندان باز خواهید داشت!

 

آیا کاربران و کارمندان شما، از فناوری ها و ابزارهای سازگار با مسئولیت هایشان برخوردار هستند؟

اگر کارمندان احساس کنند که فناوری ها و ابزارهای سازمانی قادر به رفع نیازهای ایشان نیستند، سطح بهره وری و بازده کاهش خواهد یافت. نقش و وظایف هرکدام از کارمندان را به خوبی شناسایی کنید؛ و سپس، بر حسب آن نقش و وظایف، ابزارها و فناوری های موردنیازشان را فراهم نمایید.