سیستم های تلفن ابری در دنیای امروز، کارکردهایی بیش پشتیبانی از تماس های عادی و نمایش چراغ هشدار (در تلفن های رومیزی) دارند. باتوجه به آنکه نیازها و مقتضیات شرکت ها و سازمان ها به سرعت در حال تغییر است، پلتفرم های خدماتی آن سیستم ها از امکاناتی نظیر تماس صوتی و تصویری، تماس با تلفن همراه، چت، کنفرانس تصویری، یکپارچه شدگی با نظام مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزارهای راهنما، به اشتراک گذاری محتوای صفحات نمایش، پیام کوتاه و … پشتیبانی میکنند. این فهرست امکانات، بسیار طولانی و بسیط است.
باتوجه به اینکه ویژگی ها و مشخصات سیستم های تلفن ابری موجبات ارتقای بهره وری در سازمان یا شرکت را فراهم می آورند، باید یک سوال بسیار مهم از خودتان بپرسید: آیا همچنان مسئولیت کارهایی را که امکان انجام آنها با استفاده از سیستم های تلفن ابری وجود دارد، خودتان برعهده میگیرید؟
سیستم های تلفن ابری ، به طرق مختلف از زحمات و مسئولیت های شما می کاهند و بهره وری سازمان را تحت تأثیرات مثبت قرار میدهند. در ادامه، 6 کارکرد مهم این سیستم ها را برای شما معرفی کرده ایم.

سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتری، داده ها و اطلاعات مهم مربوط به تماس گیرنده ها را نشان میدهد

سیستم های تلفن ابری ، امکان ادغام شدن با پلت فرم های مدیریت ارتباط با مشتری، نظیر سیلز فورس (Salesforce)، زن دسک (Zendesk)، های رایز (Highrise) و شوگر سی آر ام (SugarCRM) را دارند. در پی ادغام و یکپارچه شدگی، سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتری از داده های سیستم تلفن شما و همچنین سیستم تلفن شما از داده های سامانه ی ارتباط با مشتری استفاده میکنند. گاهی از اوقات، یک نرم افزار تلفن نیز در اختیار قرار میگیرد که بطور مستقیم در داخل واسط وب پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتری تعبیه شده است.
یکی از مزایای استفاده از قابلیت یکپارچه شدگی با سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتری آن است که مسئولان فروش و پشتیبانی از مشتری در سازمان شما به داده های سودمندی درباره ی تماس گیرنده ها دسترسی خواهند داشت و این داده ها، حتی پیش از پاسخگویی به تلفن در اختیار ایشان قرار خواهد گرفت.
در این صورت، نمایندگان فروش و پشتیبانی دیگر مجبور نیستند به دنبال اسم تماس گیرنده، اسم شرکت یا شماره ی دقیق ایشان بگردند. در زمان دریافت یک تماس از سوی مشتری، یک نوار اعلام روی کامپیوتر نماینده ظاهر میشود و اطلاعات فردی تماس گیرنده و همچنین لینک مراجعه به سوابق ایشان در سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتری را نشان میدهد. اکنون، نماینده به تمام اطلاعات موردنیاز خود درباره ی تماس گیرنده دسترسی دارد؛ به همین دلیل، به بهترین نحو از مشتری استقبال کرده و فوراً مسئله ی موردنظر ایشان را پیگیری خواهد کرد.
اطلاعات تماس ها نیز به طور خودکار در سوابق سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتری ذخیره میشوند و دیگر نیاز نیست که نماینده ی فروش یا پشتیبانی، اطلاعات را به صورت دستی وارد کند. تاریخ و ساعت تماس، طول مدت گفتگو، شماره ی پشتیبانی و دیگر اطلاعات مربوط به تماس، در سوابق مربوط به آن تماس گیرنده ثبت میشوند و نمایندگان فروش یا پشتیبانی میتوانند پس از درج سریع چند یادداشت جزئی درباره ی تماس، به سراغ تماس بعدی بروند.

سامانه ی توزیع اتوماتیک تماس، تماس گیرنده ها را نوبت بندی میکند

سامانه ی توزیع اتوماتیک تماس، یکی از امکانات سیستم های تلفن ابری است که به موجب آن، تماس گیرنده ها در یک صف یا نوبت قرار میگیرند تا اولین نماینده ای که آزاد باشد، پاسخ آنها را بدهد. البته در صورتی که تمام نمایندگان مشغول هستند و قادر به پاسخگویی به تماس یک مشتری نمی باشند، آن مشتری نباید با بوق اشغال تلفن مواجه شوند یا به صندوق پیام های صوتی هدایت گردند.
زمانیکه تماس گیرنده ها در حال انتظار برای آزاد شدن خط و صحبت با نماینده هستند، یک پیام صوتی برای ایشان پخش کنید و اطلاعاتی درباره ی محصولات و خدمات شرکت خود به ایشان ارائه دهید. سیستم های تلفن ابری ، علاوه بر پخش موسیقی قابلیت های دیگری نیز دارند که تماس گیرنده ها را در زمان انتظار مشغول میکند. شما میتوانید طی یک پیام اعلان شخصی ساز، اطلاعات مربوط به محصولات و خدمات جدید شرکت را به مشتریان منتظر ارائه کنید. این پیام ها، بر وجهه ی برند شما تأثیر مثبت خواهند داشت و در صورت عرضه ی محصول جدید، مشتری بدین طریق از قضیه مطلع خواهد شد.

 گزارشات مربوط به نوبت و صف تماس گیرنده ها، بطور اتوماتیک به یک ناظر ارشد ایمیل میشود

سامانه ی توزیع اتوماتیک تماس، داده های مربوط به کارکرد فرآیند صف بندی (مثل میانگین زمان انتظار، حداکثر زمان انتظار، میانگین زمان گفتگوی تلفنی میان مشتری و نماینده، و …) را ثبت میکند. ناظران ارشد این سامانه، به سادگی میتوانند به سادگی به داده های مربوط به هر تاریخ دسترسی داشته باشند و با استناد به آن داده ها، گزارشاتی از آمار پیشین صف بندی ها تهیه نمایند.
ضمن استفاده از سیستم تلفن ابری ، دیگر نیازی نیست که ناظر ارشد شخصاً به پرتال وب خود وارد شده و گزارشات را دریافت یا ارسال کند؛ بلکه این سیستم بطور اتوماتیک، گزارشات را در بازه های زمانی منظم به ناظر ایمیل میکند. به عنوان مثال، گزارشات تماس مشتریان مؤسسه ی آن سیپ (OnSIP) بصورت روزانه، هفتگی، ماهانه  یا فصلی به ناظر ارشد ایمیل میشوند. ناظر ارشد نیز میتواند از صندوق پیام های ورودی ایمیل خود، آن گزارشات را دریافت کند؛ بدین ترتیب، در زمان صرفه جویی میشود و ناظر میتواند در زمان عدم حضور پشت میز کاری خود نیز گزارشات را بررسی کند.

پیام های صوتی، به صندوق پیام های ورودی ایمیل شما ارسال میشوند 

بازیابی پیام های صوتی، امری بسیار پردردسر و دشوار است. شما باید تلفن را بردارید، شماره ی پین را به خاطر آورید و از منوی موجود گزینه ی موردنظرتان را انتخاب کنید؛ و اگر بنا باشد به یک پیام پاسخ دهید، باید یک دکمه ی خاص را فشار دهید تا امکان پاسخگویی فراهم آید. البته باید توجه داشته باشید که اشتباهاً به جای دکمه ی پاسخگویی، دکمه ی حذف را نزنید.
شما نیز میتوانید پاسخ مشتری را در قالب یک پیام صوتی ارسال کنید. در این صورت، پیام های صوتی شما به آدرس ایمیلی که پیشتر توسط مشتری تعریف شده است، ارسال خواهد شد. از آنجاییکه پیام ها در قالب یک فایل صوتی به ایمیل پیوست میشوند، شما میتوانید پیام ها را بصورت مستقیم از صندوق پیام های ورودی خود گوش کنید.
پیام های صوتی، به افرادی که مایل و مشغول به دورکاری هستند امکان میدهد تا پیام های خود را از هر موقعیت و منطقه ی جغرافیایی، بازبینی کنند. و از آنجاییکه امکان بازیابی پیام های صوتی از صندوق پیام های ورودی ایمیل وجود دارد، کارمندان میتوانند در هر زمان که اراده میکنند با مشتری تماس بگیرند.

سوابق تماس، به جهت صدور فاکتور حق الزحمه کاربرد خواهند داشت

آیا شما به ازای هر تماس تلفنی برای مشتری فاکتور صادر میکنید یا هزینه را به ازای هر جلسه مشاوره دریافت می نمایید؟
سیستم های تلفن ابری میتوانند اطلاعات تمام تماس های ارسالی و دریافتی را در اختیار شما قرار داده و سوابق را در لحظه به روز برسانند. این سوابق مفصل از تماس های دریافتی و ارسالی، اطلاعات جامع و کاملی نظیر تاریخ و ساعت تماس، طول مدت گفتگوی تلفنی، مبدأ و مقصد تماس و … را در اختیار شما قرار میدهند.
به جای آنکه سوابق مربوط به هر تماس دریافتی و ارسالی را شخصاً و بصورت دستی پیگیری کنید، به سیستم های تلفن ابری اعتماد نمایید و جزئیات مکالمات را از آن ها دریافت کنید. ادمین های حساب های کاربری میتوانند در هر زمان و از طریق ورود به پرتال سیستم، به سوابق تماس در تمام تاریخ ها دسترسی داشته باشند. ایشان میتوانند بازه ی زمانی مورد نظر خود را انتخاب کرده و گزارشات مربوط به مکالمات آن دوره را دریافت نمایند. این گزارشات حاوی اطلاعاتی درباره ی تاریخ و ساعت دقیق تماس ها میباشند و شما میتوانید آن ها را در زمان صدور فاکتور حق الزحمه مورد استناد و استفاده قرار دهید. و اگر نیاز بود که اطلاعات را دقیق تر و عمیق تر مورد بررسی قرار دهید، میتوانیدگزارشات را در قالب یک فایل CSV دانلود کنید.

دستیارهای اتوماتیک، اطلاعات اساسی و ضروری را به تماس گیرنده ها منتقل میکنند

دستیار اتوماتیک، یک پیام خوشامدگویی از پیش ضبط شده است که به تمام تماس های مشتریان پاسخ میدهد. در این پیام، نام شرکت ذکر میشود؛ از مشتریان بابت تماس شان سپاسگزاری میشود؛ و یک فهرست از انواع گزینه ها برای دسترسی به مسئولان یا دپارتمان مورد نظر مشتریان، در اختیار ایشان قرار میگیرد. برای کمک کردن به مسئول بخش پذیرش و پاسخگویی به تلفن، حتماً یک پیام این چنین ضبط کنید.
دستیار اتوماتیک، اطلاعات پایه و ضروری را به مشتری ارائه میکند. به عنوان مثال، یکی از گزینه های منو حاوی پیام ضبط شده ای است که آدرس شرکت، ساعت کاری و مسیرهای دسترسی را به مشتری اعلام میکند.  در نتیجه، دیگر نیاز نیست که مسئولان بخش پذیرش و پاسخگویی به تلفن، این اطلاعات را بارها و بارها به مشتریان مختلف ارائه نمایند. گزینه ی دیگری از آن منو، حاوی پیامی است که شماره ی تلفن و نام مسئولان شرکت را اعلام میکند و مشتری میتواند مستقیماً شماره ی داخلی مسئول موردنظر خود را شماره گیری کند. اگر تماس گیرنده ها مایل به گفتگو به مسئول بخش پذیرش باشند، پیام دستیار اتوماتیک به ایشان اعلام میکند که با شماره گیری عدد “0” میتوانند با مسئول بخش پذیرش صحبت کنند.
درصورت استفاده از دستیار اتوماتیک، شمار تماس های دریافتی مسئول پذیرش کاهش پیدا میکند و در زمان و انرژی ایشان صرفه جویی خواهد شد.

سیستم های تلفن ابری خود را به یک بخش فعال از کسب و کار خود تبدیل کنید

سیستم های تلفن ابری ، یک فهرست طولانی از انواع مشخصات و قابلیت ها را دارند که امکان مدیریت بهینه و کارآمد کسب و کار را برای شما فراهم میکنند. درصورت اتوماتیک سازی برخی فعالیت ها و وظایف که شما و کارمندانتان هم اکنون آنها را به صورت دستی انجام میدهید، زمان زیادی برای شما ذخیره خواهد شد و کارمندان نیز بهره وری بیشتری در طی یک روز کاری خواهند داشت.
برای اطلاعات  بیشتر میتوانید با کارشناسان پیراسیس حاصل فرمایید