شاید بخواهید محیط و فضای شرکت را از آن که هست، کوچکتر کنید؛ شاید بخواهید به یک مکان بزرگتر و دلبازتر نقل مکان کنید؛ یا شاید هم فقط قصد دارید که فضای کاری خود را عوض کنید. در هر صورت، نقل مکان و تغییر محیط کاری، برای متخصصان و کارکنان بخش فناوری اطلاعات بسیار دشوار خواهد بود. ما برای آنکه بتوانیم اندکی از این دشواری بکاهیم، یک فهرست از ملزومات به شما معرفی میکنیم که شما را در برنامه ریزی برای نقل مکان به دفتر آینده تان کمک خواهد کرد.

  1. برای برنامه ریزی، زمان کافی و وافی اختصاص دهید!

تغییر مکان و توسیع یا تحدید فضای کاری، گاهاً بسیار زمان بر است؛ زیرا انتقال تجهیزات و ابزارهای فناوری اطلاعات از محیط قبلی به فضای جدید، امری بس دشوار و پرزحمت می باشد. حداقل سه ماه زمان برای برنامه ریزی جهت انتقال تجهیزات فناوری اطلاعات به محیط جدید، وقت لازم است؛ و البته این ابزارآلات و تجهیزات باید به گونه ای منتقل شوند که هیچگونه آسیبی بدان ها وارد نشود. در این راستا، از یک برنامه ریزی که از تخصص کافی در زمینه ی تجهیزات فناوری اطلاعات برخوردار است، کمک بگیرید تا مطمئن باشید که همه چیز به درستی تحت مراقبت و کنترل است.

در این شرایط، باید برای خلاص شدن از وسایل و ابزارهایی که دیگر به آنها نیاز ندارید نیز برنامه ریزی کنید؛ و اندکی آینده نگر باشید. شما باید پارامترهایی نظیر رشد درون سازمان، دسترسی به بازارهای جدید، ادغام و یا تملک را در اولویت توجه قرار دهید. تدوین یک بودجه ی کارآمد، معیاری مقبول و عالی برای ارزیابی کیفیت برنامه ریزی به شمار می آید.

 

  1. شرایط و محدودیت های فضای جدید را شناسایی کنید!

تعدد اتاق در فضای جدید، ضرورتاً به مثابه وجود فضای بیشتر برای تجهیزات فناوری اطلاعات نیست. محدودیت هایی که بر شرایط اتاق و اندازه ی قفسه ها یا ظرفیت محل های نگهداری تجهیزات شبکه وارد هستند، میتوانند یک تهدید و عامل بازدارنده ی بزرگ برای برنامه ریزی جهت نقل مکان هستند. بنابراین، شما باید پیش از عقد قرارداد اجاره یا خرید محل جدید، یک نقشه از فضای بَنا تهیه و آن را تحلیل کنید تا مطمئن شوید که آن فضا برای تجهیزات و امکانات فناوری اطلاعات، مناسب هست یا نه. یادتان باشد که حتماً درگاه های تلفن و اترنت را در محل استقرار میزهای کار، محل نصب پرینترها و اتاق های انتظار چک کنید.

  1. تجهیزات و ابزارهای سازمانی تان را بشناسید!

در پاره ای از اوقات، تجهیزات و ابزارهایی که در اختیار دارید، برای رفع نیازمندی ها در محیط جدید کافی نیستند؛ یا برعکس، ممکن است که حجم و تعداد آن ها از ظرفیت محیط جدید، فراتر باشد. پیش از نقل مکان، زیرساخت های شبکه ی خود را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که هر آنچه را که برای راه اندازی عملیات در بخش فناوری اطلاعات لازم است، در اختیار دارید. اگر تا به حال این کار را انجام نداده اید، همین الان اقدام کنید تا در روز موعد، همه کارها بدون مشکل پیش بروند. در طی فرآیند شناسایی و ارزیابی، نیاز به بروزرسانی یا تحدید امکانات و تجهیزات را نیز مد نظر داشته باشید.

امکانات برقی و الکتریکی در محیط جدید، یکی از عامل های مهم و مؤثر بر عملیات ها و فرآیندهاست که تجهیزات و امکانات مستقر در فضای جدید را تحت تأثیر قرار میدهد. آیتم هایی نظیر مشخصات یو پی اس(UPS) و تجهیزات مورد نیاز برای کنترل برق افزونه (زائد) را فراموش نکنید. درصورت قطع برق یا وجود اختلالات مرتبط در محیط جدید، باید راه حل هایی ساده، مؤثر و کارآمد برای تأمین برق آن محیط در اختیار داشته باشید.

  1. امنیت را ارزیابی کنید!

شناسایی مقتضیات و نیازمندی های امنیتی فیزیکی یا سایبری در شبکه ها و فضای جدید، یکی از عوامل مهم و مؤثر بر حفظ ایمنی داده ها به شمار می آید. امکاناتی نظیر فایروال یا حتی دانستن محل نگهداری کلید کِشوی پروندها همیشه باید مهم برشمرده شوند و در زمان برنامه ریزی برای امکانات و فضای دیجیتال جدید، مورد توجه قرار گیرند.

در طی فرآیند نقل مکان، یک فهرست از هر آنچه منتقل شده است، تهیه کنید؛ و نام حامل و زمان حمل را نیز در آن درج نمایید. در این صورت اگر ابزار یا وسیله ای گُم شود، شما مشخصات آن را در اختیار دارید و سریعاً میتوانید مسئله را پیگیری کنید.

طبیعت، ویروس ها یا خطاهای انسانی میتوانند منجر به اتلاف یا فقدان داده ها در یک شرکت یا سازمان شوند. تا به حال به این فکر کرده اید که اگر خودتان عامل اتلاف یا فقدان داده ها باشید، چه پیامدی در پیش خواهد بود؟ برای به حداقل رساندن ریسک، یک برنامه ی مدوّن تهیه کنید. شاید زمان رسیده باشد که به فکر انتقال و جابجایی داده ها باشید و آن ها را در یک محیط ابری مستقر سازید.

پیش از نقل مکان به محیط جدید، از تمام سیستم های داده در شرکت، مِن جمله فایروال ها و سرورها، بک آپ بگیرید.

از تمام کسانی در این فرآیند نقل مکان، نقش خواهند داشت (مثل تکنسین های مخابرات و فناوری اطلاعات)، یک فهرست تماس تهیه کنید. علاوه بر این، شما باید تمام اطلاعات تماس و جزئیات مربوط به آدرس محل جدید را در اختیار ایشان قرار بدهید. در نهایت، تعدادی کلید یدک برای ورود به محل جدید به ایشان بدهید و گذرواژه ها یا کدهای امنیتی ورود را نیز در اختیارشان بگذارید.

 

  1. نیازمندی ها و مقتضیات مربوط به تلفن (مخابرات) و UC& Cرا شناسایی کنید!

اگر در حال برنامه ریزی برای بروزرسانی یا تغییر سیستم های تلفن خود هستید، باید وضعیت کابل کشی و امکانات لازم برای پشتیبانی از پلت فرم A/Vرا در محیط جدید ارزیابی و بررسی کنید. بعلاوه، پیش از نصب و راه اندازی این امکانات، یک اتصال اینترنت در محیط جدید فراهم آورید تا برای پشتیبانی از پلت فرم ها و امکانات موردنظرتان، پهنای باند کافی در اختیار داشته باشید.

اتاق های جلسات و دیگر فضاهای گردهمایی را بررسی کنید و در مورد ابزارهای موردنیاز در آنها تصمیم گیری و برنامه ریزی نمایید. شما مشخصاً باید تمام فضاهایی را که متعاقباً برای ویدئوکنفرانس، سخنرانی یا پذیرایی از میزبان کاربرد خواهند داشت، مدنظر قرار دهید.

در اکثر مواقع، مکان جدید نیازمند کابل کشی مضاعف برای تلفن و داده پردازی است. شاید لازم باشد که کابل های تلفن قدیمی ِ محل جدید را دور بیاندازید یا حتی تلفن های جدید سفارش دهید. بدین نکته توجه داشته باشید که برخی از شرکت های مخابراتی، در تحویل خطوط تلفن جدید تأخیر و تعلل دارند؛ به همین دلیل، سفارش تلفن را هرگز به دقیقه ی نود موکول نکنید! از شرکت مخابرات، در مورد امکان انتقال خطوط تلفن پیشین به مکان جدید سؤال کنید. اگر بَنا بر آن شد که شماره های تلفن خود را تغییر دهید، باید تماس های ورودی به خطوط تلفن پیشین را برروی خطوط جدید، فوروارد یا دایورت نمایید.

  1. اتصالات و کانکشن های قبلی را حفظ کنید، یا اتصالات و کانکشن های جدید بسازید!

تلفن، اینترنت

حفظ اتصالات و کانکشن های قبلی، مستلزم طی چندین مرحله است. زیرساخت ها را در محل جدید ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که امکان پشتیبانی از پلت فرم ارتباطی مورد نظر شما در آن محیط وجود دارد؛ این زیرساخت ها باید بتوانند از عملیاتی نظیر اعمال تغییرات ساختاری، نصب کابل های جدید و دسترسی به خدمات ارتباطی پشتیبانی نمایند. برای نصب خدمات تلفن و اینترنت برنامه ریزی کنید و تجهیزات موردنیاز در فضای جدید را فراهم آورید. شما باید مراتب مربوط به انتقال سرویس ها (مثل انتقال شماره تلفن قدیم به محل جدید) را نیز پیگیری کنید تا از وقوع تأخیر عملیاتی در محیط جدید جلوگیری به عمل آید. سرویس ها و خدماتی که دیگر لازم ندارید را لغو کنید تا هزینه ی اضافی برای شما منظور نشود.

بهترین راه برای حصول اطمینان از عدم بروز مشکل در طی فرآیند نقل مکان، مراجعه به یک تأمین کننده ی خدمات مخابراتی جهت پیگیری امور در محیط جدید است. حتی اگر قصد دارید که صرفاً سرویس ها و تجهیزات قدیمی ـتان را به محیط جدید منتقل کنید، باید از آمادگی لازم برخوردار باشید.

دقت مضاعف به خرج دهید

پیش از خرید، ساخت یا حتی اجاره ی یک بنای جدید برای دفتر کاری ـتان، تمام تأمین کننده ها و خدمات رسان های در دسترس خود را شناسایی و ارزیابی کنید. از مسئولیت پذیری و پاسخگویی طرفین مبایعه و همچنین مسئول معاملات املاک، اطمینان حاصل نمایید. اگر دقت کافی مبذول ندارید، شاید بعداً متوجه شوید که پیش از شما شخص دیگری ملک را خریده است!

تاحد امکان از مراکز داده و ابر بهره بگیرید!

اگر سرورهای خود را در یک مرکز داده نگهداری میکنید و نرم افزارهایتان را در محیط ابر اجرا می نمایید، نقل مکان به محل کار جدید برایتان چندان دشوار نخواهد بود. اما آنچه از نقل مکان مهم تر است، این است که شما در صورت استفاده از مراکز داده و محیط ابر میتوانید بار کاری کارمندان جهت رسیدگی به این امور و همچنین هزینه های تعمیر و نگهداری را به میزان قابل ملاحظه ای کاهش دهید. اگر تاکنون به استفاده از مراکز داده و نرم افزار ابری فکر نکرده اید، همین الان دست به کار شوید!

زیرساخت های فیزیکی را بررسی کنید

پیش از انتخاب و انتقال تجهیزات به محیط جدید، از وجود فضای کافی در آن محیط اطمینان حاصل کنید. علاوه بر این، به محض ورود به آن مکان باید یک برنامه و طرح دقیق برای کابل کشی تنظیم نمایید. اگر از تلفن های آی پی (IP) استفاده میکنید، کابل کشی جداگانه برای تلفن و کامپیوتر شخصی ارجح است.

یک نمودار تصویری از شبکه ترسیم کنید

مشخصات و ویژگی های شبکه ی کنونی خود را شناسایی کرده و از آن ها برای برنامه ریزی جهت استقرار شبکه در محیط جدید استفاده کنید. شاید هم اکنون، زمان بروزرسانی و تهیه ی تجهیزات جدید فرا رسیده باشد؛ البته به بودجه ـتان هم توجه کنید!

از وجود و کارکرد سیستم های خنک کننده و اطفای حریق در محل جدید اطمینان حاصل کنید

اگر قصد دارید سرور خود را به مکان جدید منتقل کنید، از وجود و کارکرد سیستم های خنک کننده و اطفای حریق در آن مکان اطمینان حاصل کنید؛ چراکه گاهاً در برخی مکان ها، تجهیزات خنک کننده ی کافی وجود ندارد. در صورتی که تعداد سرورها زیاد است، قید سیستم های خنک کننده ی قبلی در مکان جدید را بزنید و امکانات مورد نظر خودتان را تعبیه نمایید.

بودجه را در نظر داشته باشید

هر مقدار بودجه ای که از سرمایه گذار دریافت کرده و به پروژه ی خود اختصاص میدهید، گاهاً به کاهش بهای پیشنهادی مناقصه ختم خواهد شد. از آنجاییکه وابستگی ما به ارتباط های اینترنتی موثق، روز به روز در حال افزایش و تشدید است، مدیران بخش فناوری اطلاعات باید برای دسترسی به اینترنت، از دو تأمین کننده ی مختلف خدمات بگیرند. به یاد داشته باشید که مشتریان و کارمندان شما ممکن است به طور تام به ارتباطات اینترنتی وابسته باشند.

  1. یک مانور آزمایشی داشته باشید!

چند هفته پیش از نقل مکان و آغاز کار در محیط جدید، برنامه هایتان را به صورت آزمایشی و مانورگونه اجرا کنید تا هرگونه مسئله یا مشکل احتمالی در زمینه ی انتقال تجهیزات، گم شدن آن ها یا پیش خرید تجهیزات و ابزارهای جدید شناسایی شوند؛ بعلاوه، با فروشنده یا اجاره دهنده ی مکان نیز صحبت نمایید. پیشبُرد آزمایشی برنامه و پیگیری گام به گام آن، مانع از وقوع هرگونه مشکل در روز نقل مکان خواهد شد.

به زعم و تجربه ی من، اگر روزهای آخر هفته را به اسباب کشی اختصاص دهید، کمترین میزان مشکل و اختلال گریبانگیر شما خواهد شد. یک شرکت خدماتی پیدا کنید که در طی روزهای آخر هفته، یک گروه متخصص در اختیارتان بگذارد تا زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات را نصب و کارکردسنجی کنند؛ بدین ترتیب، مطمئن خواهید بود که صبح روز دوشنبه (یعنی اولین روز کاری)، همه چیز ردیف خواهد بود.

  1. برای مقابله با اشتباهات و خطاهای احتمالی، برنامه داشته باشید!

اتفاق ها و رویدادها، در کمین هستند؛ ولوآنکه فرآیند نقل مکان و اسباب کشی را به بهترین نحو، برنامه ریزی و مدیریت کرده باشید. به همین دلیل، با یک تأمین کننده ی خدمات فناوری اطلاعات یا خدمات منظم (مدیریت شده) تماس بگیرید تا در نخستین هفته های حضور در محیط جدید، هَوای شما را داشته باشند.

مشاوران و متخصصان ارتباطات و مخابرات، به خوبی با جوانب لجیستیک و فنی فرآیند نقل مکان آشنا هستند. ایشان میتوانند روال انتقال و جابجایی سرویس های فناوری اطلاعات و ارتباطات به مکان جدید را تاحد امکان ساده سازند.

اگر مکان جدید مجهز به آسانسور است، بهتر است از مدیر یا مسئول ساختمان بپرسید که آیا امکان دارد که در طی روزهای آخر هفته، از آسانسور برای جابجایی تجهیزات سنگین فناوری اطلاعات استفاده کنید یا خیر. بعلاوه، حتماً مطمئن شوید که دسترسی وسیله ی نقلیه به ساختمان، میسر است و در طول آخر هفته، امکان پارک کردن خودرو در محل وجود دارد.

  1. به عالم و آدم بگویید که نقل مکان کرده اید!

اطلاع رسانی به مشتریان، ارسال ایمیل به مخاطبان مورد نظر و برگزاری افتتاحیه، از جمله راهکارهای مؤثر برای کسب شناخت و آشنایی با مخاطبان جدید به شمار می آیند؛ بدین طریق، شما می توانید ضمن آشنایی با مشتریان و تأمین کنندگان مختلف، در جهت تقویت روابط با ایشان نیز تلاش کنید.