استفاده از پیام رسان فوری به عنوان یک کانال ارتباطی داخلی جوانب مثبت و منفی دارد، در ادامه نکاتی را برای حل برخی مسائل اجتناب ناپذیر در این زمینه ارائه می‌دهیم.

پیام‌ های فوری (چت با نام مستعار) تبدیل به یک کانال ارتباطی مهم و آسان برای بسیاری از سازمان‌ها شده است. این ابزار ارتباطی نحوه تعامل افراد و تیم‌ها را در محل کار تغییر داده است. اما در هر صورت آن هم نکات منفی در پی دارد. ارسال پیام‌های فوری ممکن است پر سر و صدا، مُخل کار و غیر مرتبط با امور کاری باشد. شاید مشکلی نباشد که وسط کار چند GIF بامزه گربه بفرستید، اما حقیقت آنست که این ابزار پیام رسان فوری را می‌توان با اهداف مهم‌تری مورد استفاده قرار داد. این مقاله به بررسی این مسئله و جوانب مثبت و منفی پیام‌ رسان فوری می‌پردازد. همچنین نکاتی را در مورد چگونگی غلبه بر چالش‌های ناشی از ارسال پیام های فوری در محل کار ارائه می‌دهیم.

 

 

مزایای پیام های فوری

پیام های فوری در دو حالت خاص می‌توانند برای شرکت‌ها مفید باشند:

  1. چت غیر رسمی

یک روش سریع و غیراختلال‌آمیز برای برقراری ارتباط با یک همکار به‌منظور اطلاع رسانی درمورد یک اتفاق فوری یا هماهنگی در زمان واقعی است.

  1. مباحثه گروهی

نسبت به ارسال ایمیل گروهی، پیام‌رسانی جمعی ابزار مؤثرتری برای مطرح کردن یک مشکل یا پروژه با گروهی از افراد محسوب می‌شود. با یک پیام جمعی، درک وضعیت موجود مورد بحث و مطرح کردن فایل‌های کاری بسیار آسان‌تر خواهد بود.

 

معایب پیام های فوری (و نحوه حل آنها)

اکثر شرکت‌هایی که از پیام رسان فوری استفاده می‌کنند، این پنج مسئله را دارند:

 

  1. ابزارهای چندگانه

بر خلاف ایمیل، پیام فوری یک ابزار اختصاصی است که می‌تواند داخل گروه‌ها و ابزارهای مختلف قرار گیرد. به عنوان مثال، تیم فروش شما ممکن است از ابزاری استفاده کند که با CRM آنها ادغام شود، در حالیکه بخش توسعه از Slack استفاده می‌کند و مدیران ارشد هنوز متکی بر ایمیل هستند.

راه حل

از ابزاری مانند اینترانت، به عنوان یک پلتفرم برای همه افراد موجود در سازمان استفاده کنید. مطمئن شوید که ابزار منتخب شما قابلیت پیام رسانی فوری را داشته باشد، مثلا روی دستگاه‌های تلفن همراه قابل استفاده باشد.

 

  1. مشارکت

شما نه تنها به یک ابزار جهانی نیاز دارید، بلکه لازمست همگی به طور فعال از آن استفاده کرده و در آن مشارکت کنند. اگر بهتر فکر کنید متوجه می‌شوید که مثلا اگر فقط 10٪ از تیم فروش از این ابزار استفاده کنند، نمی‌توانید یک بحث استراتژیک را با واحد فروش مطرح کنید. اینکه صرفا بر پیام های فوری تکیه کنید نتیجه مثبتی نخواهد داشت زیرا گروه‌های کارمندان بسیار زیادند و شاید همه آنها بطور مکرر از پیام های فوری استفاده نکنند.

راه حل

از اینترانت مجهز به چت به عنوان یک فضای پیش فرض برای اشتراک گذاری اخبار، جشن گرفتن موفقیت‌ها و یافتن سریع‌تر اطلاعات کلیدی استفاده کنید. فضایی خلق کنید که همه بخواهند و بتوانند چندین بار در روز از آن بازدید کنند. پلتفرم چت شرکت خودتان را تبدیل به بخشی از یک تجربه گروهی مثبت کنید.

 

  1. سر و صدا

ابزار چت وقتی توسط کل افراد یک سازمان استفاده شود ذاتا پر سر و صدا خواهد بود. مباحث بسیار زیاد، چندین گروه، نظرات بسیار زیاد در مورد چندین موضوع همه در جریانند. وقتی سروصدا زیاد می‌شود، بیشتر کارکنان چت را خاموش می‌کنند. آنها نمی‌توانند سروصدای زیاد یک ابزار را تحمل کنند. وقتی نیاز به اطلاعات دارند یا احساس کنند که می‌توانند کمک کنند، مشتاقانه متصل شده و از ابزار استفاده می‌کنند. در غیر این صورت، چون سرشان شلوغ است بیشتر می‌خواهند روی کارشان تمرکز کنند.

 

راه حل

اطمینان حاصل کنید که ابزار پیام رسان‌ تان، سازماندهی چت‌ها را به صورت موضوعی برای کاربران آسان‌تر کرده و بعلاوه یک راه ساده و قابل اطمینان برای مدیریت عضویت در گروه‌ها فراهم کند، در اینصورت با اطمینان کامل می‌تواند با نیازهای تیم‌های کاری واقعی مطابقت داشته باشد.

 

  1. فقط متکی بر چت باشد

ارسال پیام فوری بهترین روش برای گفتگوی یک به یک است. یک ابزار پیام رسان فوری مناسب می‌تواند یک مرکز تیمی یا پروژه‌ای موثر باشد. اگر این ابزار به درستی در کل سازمان مورد استفاده قرار گیرد، می‌تواند تا حد زیادی جایگزین ایمیل‌های داخلی شود. اما اغلب اوقات نمی‌تواند بهترین راه برای اشتراک گذاری اخبار شرکت، پیدا کردن اسناد کلیدی، مشخص کردن اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد یا کشف تخصص‌ها باشد.

راه حل

یک اینترانت به خوبی طراحی شده و ادغام شده با چت می‌تواند ابزارهایی برای هر نوع ارتباط، شناخت و آگاهی داخلی فراهم کند.

 

  1. کمبود تامین اطلاعات

پیام رسان می‌تواند برای کارکنان مشارکت در مکالمات مورد علاقه‌شان را آسان‌تر ‌کند. اما در محل کار انواع مختلفی از اطلاعات وجود دارد که باید در گروه‌های خاصی از افراد مطرح شود. اگر قصد سازماندهی یک رویداد را دارید یا می‌خواهید فرم‌های خدمات دندانپزشکی را در یک کشور خاص در دسترس قرار دهید، باید بدانید که اطلاعات به دست تک تک کارمندان مرتبط با آن موضوع رسیده باشد (نه به افراد غیر مربوط). شاید حتی بهتر باشد از آنها تأییدیه‌ای برای خواندن اطلاعات بخواهید.

راه حل

از اینترانتی استفاده کنید که طیف وسیعی از ابزارهای ارتباطی ارائه دهد. مطمئن شوید میزان مشارکت بالا و یک راه ساده برای قرار دادن اطلاعات در فضاها، دپارتمان‌ها و گروه‌های کاری مختلف فراهم خواهد کرد.

 

نتیجه گیری: از یک رویکرد یکپارچه استفاده کنید

در کنار تلفن و ایمیل، چت سازمانی هم می‌تواند یک ابزار ارتباطی مهم باشد. اما آیا صرفا استفاده از این ابزار کافی است و آیا مشکلاتی که در پی دارد بیشتر از مزایای آنست؟

با انتخاب یک پلتفرم پیام رسان چند منظوره که مجهز به مولفه پیام رسان فوری است، و ادغام مناسب آن با استراتژی‌های ارتباطات داخلی شرکت، به راحتی می‌توانید از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید.