این داستان برای همه‌ی ما آشناست: آن دسته از تولیدکنندگان یا خدمات دهندگان که به تعریف قیمت های خیلی ارزان در فرآیند ارائه پروپزال (RFP) گرایش دارند، از افراد کم‌تجربه و تازه‌کار بهره می‌گیرند. چنین عملی جدا از غیراخلاقی بودن کسب و کار خودشان را به شدت دچار مشکل می‌کند. اگر چنین رفتاری برملا شود مهم ترین دارایی یک شرکت یعنی اعتبار آن به مخاطره می‌افتد. قیمت خدمات باید متناسب با هزینه ای باشد که لازم است یک شرکت برای انجام آن خرج کند.
بالا بردن قیمت ها برای ارائه پروپوزالی (پیشنهاد قیمتی) که موجب سود سرشار شود، اگر لو برود دیگر به هیچ وجه قابل توجیه نیست و لکه ننگی که بر سابقه یک شرکت می‌گذارد به این آسانی‌ها پاک نمی‌شود. چنین رفتاری در شرکت های پشتیبانی شبکه چندان رایج نیست. ولی به هر صورت هر شرکتی که قصد دارد چنین خدماتی را در اختیار داشته باشد باید تا حد ممکن سخت گیری های لازم را به عمل آورد تا چنین اتفاقی به وقوع نپیوندد. یکی از دلایلی که ما در پیراسیس همیشه و به همه مشتریانمان تاکید داریم که حداقل از پنج شرکت خدمات شبکه قیمت بگیرند همین است. در یک قرارداد پشتیبانی شبکه ، یکی از مهمترین آیتم‌ها قیمت است. اگرچه شاید در چنین خدماتی شاید قیمت خدمات مهمترین نقش را بازی نکند، ولی نمی‌توان منکر این حقیقت شد که یکی از اصلی‌ترین المان‌های تصمیم‌گیری در مورد هرگونه خدماتی هزینه و تعرفه های مرتبط با آن است.
داستان عبرت آموز مقامات و مسئولان شرکت وست ویرجینیا (West Virginia) را به یاد دارید؟ این افراد، متهم به اتلاف 5 میلیون دلار از بودجه‌ی فدرال برای خرید غیرضروری روترهای سیسکو شدند. باوجود آنکه حدود 4 سال از این داستان می‌گذرد، اما ذره‌ای از اهمیت آن کم نشده است؛ زیرا هرگاه که کارکنان بخش فناوری اطلاعات درباره‌ی چگونگی به بیراهه رفتن فرآیند ارائه پروپزال (RFP) نظر می‌دهند، این قضیه سریعاً به یاد می‌آید.

بطور کل، حدود 24 میلیون دلار در طی یک فرآیند مزایده خرج گردید؛ حال آنکه صرفاً با شمار اندکی از افراد و گروه‌ها در این باره مشورت شده بود. به رغم آنکه این داستان‌ها بارها و بارها نقل می‌شوند، اما اتفاقاتی از این دست همچنان رخ می‌دهند. حقیقت آن است که در بسیاری از فرآیندهای درخواست برای ارائه پروپزال (RFP) ، همه‌چیز به نفع تولیدکننده‌ی تجهیزات تمام می‌شود. برای آنکه بازی را به شکل منصفانه مدیریت کنید، پنج راهکار زیر را پیش بگیرید. پیامد پیروی از این نکات، آن است که شما در مسیری قرار می‌گیرید که بتوانید با کمترین دردسر، بهترین قیمت را بر روی درخواست طرح پیشنهادی آتی خود بگذارید.

از رقابت واقعی استقبال کنید.

چندین منبع توسعه‌ی تجهیزات را در فرآیند انتخاب خود وارد کنید. شاید درک منطق و علت این کار اندکی دشوار باشد؛ اما شما باید گزینه‌های جایگزین را به سادگی پذیرا باشید تا متوجه تأثیر آنها بر صرفه‌جویی شوید. اگر صرفاً سیسکو مد نظر شماست، انتظار و توقع تخفیف چندان نداشته باشید زیرا این شرکت احتمالاً مایل است که با حداکثر سود فعالیت کند.

اگر تولیدکننده‌ی تجهیزات اورجینال بداند که یک رقابت حقیقی وجود دارد، معامله‌ی مطلوب‌تری شکل خواهد گرفت. بزرگترین اشتباه شرکت ها این است که تمام رقیبان احتمالی را از مقابل دید تولیدکننده‌ی تجهیزات حذف میکنند. بنابراین، آریستا (Arista)، بروکِید (Brocade)، جونیپر (Juniper) و سیسکو (Cisco) را به درخواست برای طرح پیشنهادی خود دعوت کنید. حتی اگر برنامه‌ی شما بر مبنای انتخاب سیسکو تنظیم شده باشد، حضور رقیبان دیگر باعث می‌شود که سیسکو تا 75 درصد تخفیف برای شما در نظر بگیرد. این باعث می‌شود تا در نهایت با قیمت و تعرفه بهتری خدمات را به دست بیاورید.

برروی راه‌حل‌ها تمرکز کنید؛ و صرفاً به محصولات توجه نکنید

از داوطلبان درخواست طرح پیشنهادی بخواهید که به جای ارائه‌ی یک فهرست طویل از انواع تجهیزات، راه‌حل‌های پیشنهادیشان را بطور مفصل تشریح کنند. به عنوان مثال، به ایشان توضیح دهید که باید “900 سرور را با 10 Gb” کانکت کنید و منتظر پاسخ‌هایشان بمانید. صدور یک درخواست برای طرح پیشنهادی، بهترین راه برای دریافت راه‌حل‌های مختلف است؛ زیرا شرکت های خدمات کامپیوتری و شبکه، تحت تأثیر رقابت، راه‌حل‌هایی کارآمد و مؤثر پیشنهاد خواهند داد.


نهادها/ اشخاص ثالث را مدنظر داشته باشید

برغم آنکه یک درخواست طرح پیشنهادی با حضور چندین فروشنده می‌تواند تخفیف 70 الی 75 درصدی محصولات را تضمین کند، اما اضافه کردن راه‌حل‌ها و محصولات نهادها/اشخاص ثالث گاهاً میزان تخفیف انواع خاصی از سخت افزار ها (مثل اُپتیک و مموری) را به 90 درصد خواهد رساند. اما علت چنین قیمت بالایی چیست؟ تقریباً تمام تولیدکنندگان، مقادیر بالایی ارزش افزوده برای این نوع کالاها در نظر می‌گیرند. بنابراین، از پرداخت مبالغ بالا در ازای این محصولات اجتناب کنید.
البته، مقدار تخفیف غالباً به شانس شما بستگی دارد. فرض کنید شما در فهرست کالاها، به دنبال یک محصول 1 میلیون دلاری هستید. در برخی مواقع، مشتریان در نهایت نصف این مبلغ را می‌پردازند. اما برخی دیگر از مشتریان، معامله را با مبلغ 200.000 دلار منعقد می‌کنند؛ زیرا ایشان از تمام ابزارهای رقابتی نظیر درخواست طرح پیشنهادی، تجهیزات ثالث و حتی خدمات نگهداشت محصولات بهره مند می‌شوند.


در ارائه پروپزال، بسته‌ها یا پکیج‌های محصولات را ارجح بدانید

برای آنکه بالاترین سطح از خدمات نگهداری و پشتیبانی شبکه را دریافت کنید، این خدمات در ترکیب با محصولات سخت افزاری و در قالب یک بسته یا پکیج تحویل بگیرید. شما باید مراتب را در درخواست برای ارائه پروپزال (RFP) ذکر کنید و قیمت پیشنهادی فروشنده را جویا شوید. این راهکار، یک استراتژی عالی برای صرفه‌جویی در هزینه هاست؛ زیرا بدین ترتیب، آن دسته از امور و تجهیزات که باید تحت پشتیبانی و نگهداری تولیدکننده‌ی تجهیزات باشد، مشخص خواهند شد و علاوه بر آن، امور و تجهیزاتی که باید توسط خودتان یا یک تأمین کننده‌ی ثالث پشتیبانی و نگهداری شوند نیز تعیین و ذکر خواهند گردید.
در صورت انتخاب گزینه‌ی پشتیبانی و نگهداری شبکه، می‌توانید انتظار یک تخفیف 50 تا 90 درصدی را داشته باشید. کلید یک معامله‌ی موفق آن است که بدانید کدام امور و تجهیزات باید توسط خدمات نگهداری تولیدکننده تحت پوشش قرار می‌گیرند. بعلاوه، شما باید در برخی مواقع از خود انعطاف نشان دهید و به گزینه‌های موجود برای کاهش قیمت روی آورید. به عنوان مثال، یک فایروال باید توسط خدمات نگهداشت تولیدکننده پوشش داده شود تا کاربر بتواند نهایت بهره و استفاده را از آن ببرد. اما در برخی شرایط، هیچ نیازی به خدمات شبکه تولیدکننده نیست.
این اصول را به یاد داشته باشید: هزینه ی نگهداری یک سخت افزار باید معادل 10 الی 15 درصد قیمت مندرج در لیست برای آن سخت افزار باشد. بنابراین، اگر موفق به دریافت یک تخفیف 75 درصدی شدید و محصولی را به قیمت 250.000 دلار خریداری کردید، مبلغ 125.000 دلار باید در ازای دریافت خدمات نگهداری بپردازید. زیرا تخفیف بر روی هزینه ی خدمات اعمال نمی‌شود؛ بلکه هزینه ی قرارداد پشتیبانی شبکه، برمبنای مبلغ اولیه ی سخت افزار محاسبه خواهد شد. اگر از فروشنده بخواهید که مسئولیت نگهداری سخت افزارها را به مدت چندین سال برعهده بگیرد، احتمالاً برروی هزینه ی خدمات نگهداری نیز تخفیف دریافت خواهید کرد.


ذهن خود را آماده پذیرش مسائل جدید کنید

به یاد داشته باشید که کل فرآیند ارائه پروپزال (RFP) برای طرح پیشنهادی، بر مبنای تقاضای تجهیزات و ابزار طراحی شده است. و به هیچ وجه، ارتباطی با تعریف نحوه‌ی عملکرد ندارد. روشنفکری پیشه کنید. از منابعی که صرفاً به یک تولیدکننده وابسته نیستند، استقبال کنید؛ و برای اجتناب از وقوع دردسر در امر خرید و فروش، صراحتاً به تشریح و تفهیم مباحث پیرامون مالکیت بپردازید. در طول فرآیند ارائه پروپزال (RFP) ، شما نکات و دروس بسیاری را خواهید آموخت و همین امر شما را شگفت زده خواهد کرد. این نکات و دروس، شما را به یک مسیر متفاوت سوق می‌دهد که طی آن می‌توانید معاملات بهتر و مطلوب‌تری منعقد کنید.
چند سال قبل، دانشگاه ایالتی کالیفرنیا درصدد بازآرایی و تجدید تشکیلات شبکه‌ی سیسکوی خود برآمد. این دانشگاه، سیستم سیسکو را کنار گذاشت و به آلکاتل- لوسنت (Alcatel- Lucent) روی آورد و بدین طریق، 100 میلیون دلار صرفه‌جویی کرد. متعاقباً، این اتفاق واکنش‌های بسیاری را برانگیخت و تعداد زیادی نظر در سایت نتورک ورلد (Network World) درج شد. پیشگیری از وقوع دردسر و آشوب، همواره امری دشوار است؛ اما یادگیری از اتفاقات و رویدادهای این چنین از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.