تنظیمات و سازگاری

فضا ابری، روند به کار گیری از ایمیل را برای یوزرها آسوده نموده است؛ البته در اکثری از سازمان ها و موسسه ها، همچنان به حالت و تجهیزات ویژه ای نیاز میباشد که فعال سازی این خدمت را با پیچیدگی و دشواری مواجه ساخته میباشد. برای به کار گیری از هاست پست الکرونیکی جدید، دست کم بایستی یک دامنه خریداری و تنظیم گردد. تأمین کننده ی خدمت ایمیل قادر است این پروسه را سهل و آسان و معمولی نماید؛ یااینکه بر پیچیدگی و دشواری آن بیافزاید. شما می بایست در فروم پشتیبانی مشتریان در نهاد تأمین کننده، به‌این زمینه اعتنا کافی و وافی مبذول دارید. در اکثر مواقع، یک مرحله ی اعتبارسنجی اجرا می شود که نیازمند آن میباشد که شما از سطح متوسطی از علم و دور اندیشی فنی برخوردار باشید؛ البته بعضی از تأمین کننده ها، مبتدی و تازه کار ترین یوزرها را نیز قدم به قدم ارشادوراهنمایی میکنند و شیوه ی استعمال از خدمت را به وی می‌آموزند. برخی از تأمین کنندگان مجرب و پیش کسوت، ضمن ارائه ی مقاله ها و ویدئوهای آموزشی، عالی ترین سطح ها پشتیبانی را برای مشتریان مهیا می‌آورند و وی را در طول مراحل استعمال از خدمت، پند و ملازمت و همراهی میکنند. و ولی بدترین تأمین کننده ها، آنهایی می باشند که شمارا صرفا می‌گذارند تا خودتان کلیه چیز را یاد بگیرید.

بعد از عبور از مرحله ی اول، مورد لاگ آن شدن مطرح می گردد که بسیار اصلی و معضل برانگیز میباشد. در شرایطی که سازمان یا این که کمپانی شما، هیچ مشکلی با یک لاگ آن مستقل برای تأمین کننده ی خدمت ایمیلتان نداشته باشد، این مرحله به سرعت و سادگی طی شود. البته مدیران شرکتهای و یوزرها خدمت ایمیل، معمولاً با این زمینه کنار نمی آیند. عموماً، یوزرها توقع دارند که در دسکتاپ های خودشان به پست الکرونیکی وارد شوند و روند نگارش پست الکرونیکی و به اشتراک گذاری پوشه، در قالب یک قسمت از یک روند کوتاه و بی آلایش شکل گیرد. این غرض، با به کارگیری از یک قابلیت به ورود تک مرحله ای (SSO یا این که Single Sing On) محقق گردد و به سه روش قابل دسترسی خواهد بود: استعمال از یک خدمت دایرکتوری بَک-اِند مثل مایکروسافت اکتیو دایرکتوری (AD)؛ استعمال از یک خدمت مدیریت نام و نشان، مثل اوکتا (Okta) یا این که خدمت های تحت اینترنت سازگارپذیر که دربرگیرنده قابلیت ساین آن تک مرحله ای و دیگر خدمت های پست الکرونیکی و اپلیکیشن می باشند- مثل گوگل جی سوئیت بیزینس (Google G Suite Business) و مایکروسافت آفیس 365 بیزینس پرمیوم (Microsoft Office 365 Business Premium) (این دو تأمین کننده، از برگزیدگان شناخته گردیده اند). شما می‌توانید با استناد به تنظیمات و ساختار سازمان خویش و همینطور استراتژی خدمت های ابری طولانی مدت، نحوه مطلوب را گزینش فرمایید. به‌این مراد، شما بایستی با پرسنل قسمت فناوری داده ها سازمان یا این که مشاوران خارجی، گفت‌و‌گو و مشاوره فرمائید.

مورد دیگری که پیش روی شماست، سازگارپذیری میباشد. اکثر شرکت های و سازمان ها، از مایکروسافت ویندوز و ورژن های گوناگون مایکروسافت آفیس به کار گیری میکنند. در اکثر تایم ها، مدیران موسسات رغبت دارند که از قابلیت و امکان و توان استعمال از کلاینت های فرد ثالث رایج مثل مایکروسافت اوت لوک به کار گیری نمایند؛ البته در دنیای امروز نیز سازش موقعیت با مایکروسافت اوت لوک، ضرورتاً تضمین نمی‌شود. این مدعی، مشخصاً در حین ارسال و اخذ دعوتنامه های جلسات صحت پیدا میکند. تنها اخذ یا این که ارسال یک دعوتنامه ی غیرمدوّن و آشفته، کافیست تا متوجه گردید که‌این فرایند در دنیای حقیقی تاچه حد دشوار و طاقت فرساست. حتی در صورتی‌که استعمال از مایکروسافت اوت لوک، مورد اعتنا مدیران و کارمندان موسسه ها نباشد، مسلماً قابلیت و امکان پرتابل بودن تحت عنوان یک حق تقدم نظر می‌گردد. در صورتی خدمت، تماماً و کاملاً تحت اینترنت باشد، آن گاه آیا ابزاری در دست اینجانب می‌باشد که با به کار گیری از آن بتوانم زمانی که آفلاین هستم ایمیل ها را اخذ کنم و هنگامی آنلاین می‌شوم، پست الکرونیکی بفرستم؟

شما می توانید از تجهیزات و قابلیت و امکان های متفاوت پست الکرونیکی، در سمت و سوی فردی سازی و پباده سازی ویژگی ها خدمت پست الکرونیکی خویش به کارگیری نمایید. باوجود آنکه پست الکرونیکی، یک ابزار الزامی و ضروری به حساب می آید، البته اکثری از اشخاصی که طی یک‌سری سال متمادی از آن استعمال کرده اند، معتقد می باشند که پست الکرونیکی یکی‌از بدترین ابزارها برای برقراری رابطه میباشد. پست الکرونیکی ، یک ابزار بسیار کم سرعت و آرام میباشد؛ و پیام ها، به تدریج تا پایان خوانده می‌شوند. به همین انگیزه، پروسه ارسال و اخذ پست الکرونیکی ، قطع به یقین موجب هرج و مرج و تأخیر در روال های اداری شود. بخش اعظمی از شرکتهای و سازمان ها (و همینطور شمار متعددی از تأمین کنندگان خدمت پست الکرونیکی )، به ابزارهای ارتباطی کامل کننده نیاز خواهند داشت تا به مشتریان خویش قابلیت دهند که از طریق های دیگری برای برقراری رابطه با یکدیگر استعمال نمایند؛ آن ابزارها گاهاً در موقعیت خاص، بسیار کارآمدتر و مؤثرتر خواهند بود.

برای مثال مصادیق و نمونه های بارز این ابزارها، پیام فوری (IM) و ابزارهای چت گروهی، اپلیکیشن ویدیو کنفرانس، ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین، وبسایت های اینترانت گروهی مشترک و غیره میباشند. برخی از این ابزارها نیز با ابزارهای فرد ثالث مخلوط گردیده اند؛ مثل اسلک (Slack). اسلک، یک ابزار ارتباطی پر اسم و رسم و دوستداشتنی میباشد که “شبکه های” چت قابل تهیه و تنظیم را با ابزار مدیر پروژه و به اشتراک گذاری پوشه آمیخته میباشد. اکثری از تأمین کنندگان گسترده خدمت های پست الکرونیکی، برای عده ای که مایل میباشند خدمات را با نرم افزارهای خاص یا این که نرم‌افزار های داخل سازمانی مخلوط نمایند، واسط های نرم افزار نویسی قدرتمندی تهیه و تنظیم کرده اند که به بسط دهندگان یا این که مشاوران باطن سازمانی قابلیت و امکان می‌دهند که نیازهای موردنظرشان را برآورده سازند. ولی آن‌ها می بایست در زمان پروسه گزینش خدمت پست الکرونیکی نیز اعمال اثر کنند؛ چون این دستور در حین زمانه چک، بسیار دارای اهمیت میباشد.

امنیت و حریم شخصی پست الکرونیکی

در حین به کار گیری از پست الکرونیکی، اولین دوراندیشی امنیتی متوجه اسپم ها خواهد بود؛ که با اسم پست الکرونیکی های ناخواسته نیز شناخته می گردند. اسپم ها، برای عده ای که نصیب متعددی از دوران روزمره ی خویش را در اینباکس پست الکرونیکی خویش راز میکنند، بسیار آزاردهنده میباشند؛ علاوه بر این، مدیران قسمت فناوری داده ها که خدمت های پست الکرونیکی را مدیر میکنند نیز دائماً از اسپم ها گلایه دارا‌هستند. ولی یک خبر خوب برایتان داریم؛ فیلترهای اسپم، روز آپ تو دیت در درحال حاضر پیشرفت و تکامل می‌باشند و تأمین کنندگان خدمت پست الکرونیکی، همواره نهایی و جدیدترین تجهیزات غربال اسپم را برای مشتریان خویش مهیا می‌آورند. و خبر بد، این میباشد که‌این فیلترها هنوز به حد کمال نرسیده اند؛ و این بدان معناست که باوجود آنکه تعداد متعددی پست الکرونیکی را غربال میکنند، ولی به نظر کارآمدی و فایده وری با یکدیگر تفاوت فاحش دارا‌هستند. امروزه، فیلترهای اسپم، برمبنای یادگیری ماشینی (ML) پباده سازی می‌شوند؛ چون این تکنیک، یکی طرز های رایج و کارآمد برای شناسایی پست الکرونیکی هایی میباشد که بایستی به سطل آشغال منتقل شوند. تکنیک یادگیری ماشینی با سپری شد مقطع، پیشرفت و گسترش پیدا میکند و خدمت های پست الکرونیکی  کهایمیل های طولانی و پرمحتوا را تحت عنوان اسپم شناسایی میکنند، کارایی بهتری در تشخیص و جداسازی آن پست الکرونیکی ها خواهند داشت.

بعضی از شرکتهای چندان خوش بخت نیستند و از خدمت هایی به کارگیری میکنند که امکان تشخیص اسپم را ندارند؛ درین حالت، مسیریابی درست پست الکرونیکی ها از روش یک خدمت فیلترینگ فرد ثالث، یک عذاب الیم خواهد بود. تنی چند از موسسات و سازمان ها، فیلترگرهای اسپم فرد ثالث را به جهت سازوارپذیری یا این که امکان فردی سازی، ترجیح می‌دهند. البته برای اکثر بنگاه های کسب و فعالیت کوچک تا میانگین، استعمال از فیلترگر اسپم فرد ثالث، بسیار پردردسر میباشد و می بایست از این گرایش شدیداً دوری نمایند.

حفاظت از اطلاعات، یکی‌از دیگر از مسائل اساسی در حوزه ی امنیت پست الکرونیکی میباشد. اینباکس ها، غالباً دربردارنده تعدادی گیگابایت داده ها کاری و فردی میباشند؛ و خیر فقط هکرها، بلکه موسسات بازاریابی مشروع نیز می توانند از جستجو این داده ها، پول و فایده نیکی به دست آورند. در مقداری از موقعیت، به عبارتی شرکتی که خدمت پست الکرونیکی را برایتان تأمین نموده است، در جایگاه ارتکاب جرم واقع می‌شود. خوشبختانه، اکثر شرکتهای اعتنا و تمرکز به سزایی بر حفاظت از داده های فردی خویش مبذول داشته اند؛ البته در حالتی که سیاست ها و تکنیک های خودساخته ی این مجموعه ها کارآمد نباشند، چه بایستی کرد؟ ناکامی سد امنیتی، یکی‌از نحوه های رایج مهاجمان برای دسترسی به داده ها و داده های کاری و فردی میباشد و شما بایستی طرز ی رئیس آن داده ها و اطلاعات را به خیر و خوبی بلد باشید.

ولی شما نباید تنها از بابت کمپانی تأمین کننده ی خدمت پست الکرونیکی نگران باشید. در شرایطی که مایل به مخلوط هر اپلیکیشن فرد ثالث دیگری با خدمت پست الکرونیکی خویش می‌باشید (از جمله قصد دارید پست الکرونیکی خویش را با یک خدمت مدیریت رابطه با مشتری (CRM) مثل سیل فورس (Saleforce) ترکیب فرمائید)، می بایست بدانید که‌این تصمیم شما سبب ساز می‌شود که نرم افزارهای تجسس داده که بوسیله تأمین کنندگان آن نرم‌افزار های فرد ثالث پباده سازی و تدوین گردیده اند نیز به داده ها و داده های شما دسترسی یابند. به همین برهان، شما بایستی با ابزارهای ضمیمه به خدمت پست الکرونیکی خویش به نیکی آشنا باشید و بدانید که چه افرادی و چطور به داده های شما دسترسی پیدا کرده و از آن ها به کارگیری میکنند؛ به این ترتیب، در حین ارسال پست الکرونیکی های خصوصی، خیالتان به طور کامل ریلکس خواهد بود.

یکی از نحوه های مؤثر و کارآمد برای مراقبت از اطلاعات، استعمال از تکنیک رمزگذاری پست الکرونیکی میباشد. این تکنیک، کاربردهای بسیار شگفت انگیزی درباره‌ی مراقبت از اطراف فردی سازمان و کارمندان شما دارااست؛ ولی در طی تعیین تأمین کننده ی خدمت پست الکرونیکی، همچنان بایستی هوشیار و مراقب باشید. تکنیک رمزگذاری، یک تکنیک داخل تولید سازمانی میباشد یا این که به یک تأمین کننده ی فرد ثالث احتیاج داریم؟ آیا این تکنیک، بر طبق استانداردهای رایج ـی میباشد که بوسیله سیستم گیرنده، پردازش شوند؟ آیا از گواهینامه ی تأیید لایه ی سوکت های امن (SSL) برخوردار‌است؟ آیا قابلیت و امکان مخلوط آن تکنیک در خدمت پست الکرونیکی وجود داراست یا این که می بایست به طور غیر وابسته خریداری و استعمال شود؟ ابزارهای کارآمد و مؤثر رمزگذاری، به آسانی قابل استعمال می‌باشند و قبل از خرید و استعمال نیز می توانید از کارکرد و روش ی به کار گیری از آن ها باخبر گردید.

آنتی ویروس و شناسایی فیشینگ

در صورتیکه روی یک لینک و پیوند پیِ پال کلیک نمایید که حقیقتاً پیوند پی پال نیست، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ “فیشینگ”، یک اصطلاح میباشد که به پست الکرونیکی ها یا این که تارنما هایی اطلاق میگردد که تظاهر میکنند یک پست الکرونیکی یا این که سایت حقیقی و واقعی می باشند؛ ولی در واقعیت، جعلی میباشند و با این مقصود پباده سازی گردیده اند که مخاطب را مجاب نمایند، روی آن ها کلیک کنند. این تاکتیک، مخاطب را وادار میکند که داده ها خصوصی خویش، مثل گذرواژه ها، داده ها کارت بانکی یا این که دیگر داده های فردی، را در آن وب سایت ها یا این که پست الکرونیکی ها وارد نماید. باوجود آنکه امروزه اقدامات امنیتی زیادی برای نبرد با فیشینگ پباده سازی گردیده اند، البته متأسفانه مکانیک های بنیادین فیشینگ نیز در طی دوران پیشرفت و تکامل پیدا میکنند. حتی بعضا از آنتی ویروس های تخصصی و ابزارهای حفاظتی میزبانی گردیده ی سازمانی هم در پیکار با فیشینگ، بازمانده اند.

به رغم آنکه اکثر سازمان ها و شرکت های از این ابزارهای حفاظتی برخوردار میباشند، ولی غالباً خدمت پست الکرونیکی نمیتواند یک لایه ی نگهدارنده مازاد ضدفیشینگ یا این که ضدبدافزار مهیا آورد. ولی حاصل نتایج از مطالعات و ارزیابی های ما نشان می دهند که کارکردهای خدمت های پست الکرونیکی در تقابل با فیشینگ و بدافزارها، بسیار با هم تفاوت دارند و در زمانی در بین حد ایده آل تا حد بی نتیجه واقع می گردند. به این ترتیب، شما همواره می بایست محتاط و هوشیار باشید! باتوجه به آنکه مسئولیت تأمین ابزارهای موردنیاز جهت تقابل با فیشینگ به عهده ی مالکان سازمان ها و کمپانی هاست، پیش بینی ها و اقدامات وی جهت حصول شرایط مطلوب حتماً در رزومه و پیشینه ـشان نظر می‌شود و یک فاکتور بسیار اساسی و باارزش به حساب می آید. این تدبیرها و اقدامات، هرآنچه که باشند، از پرداخت ضرر به بیمه یا این که اتلاف میزان دارایی به جهت استعمال از تاکتیک های پیش پا افتاده و بی فایده مهندسی اجتماعی، بهتر خواهند بود.

امروزه، به زعم اکثر وقت ها یوزرها و سازمان ها، به کارگیری از آدرس اینترنتی یک فرمان واضح و مسلّم میباشد و هیچ کس قبل از تصمیم گیری برای استعمال از این ابزار، بدان تامل نمیکند. اکثری از سازمان و موسسات، در شکل عدم به کار گیری از نشانی اینترنتی، از کار گشوده میمانند. البته این به آن معنی وجود ندارد که شما می‌توانید سازه به دلخواه خویش، پلت فرم های نشانی اینترنتی یا این که تأمین کنندگان سرویس ها نشانی اینترنتی را با یکدیگر عوض نمایید. چک و اکتشاف امکان ها و تجهیزات هر مورد از آن خدمات، داده ها بسیار ارزشمندی در چنگ شما قرار خواهد بخشید که می‌توانید در شکل نیاز، به هنگام تدوین و ارسال هر پست الکرونیکی، بدان ها استناد و از آن‌ها استعمال فرمائید.

نهایتاً می بایست به این نکته اشاره کنیم که استعمال از پست الکرونیکی، موجب حصول یک تعادل و توازن دربین هزینه ها، تجهیزات و ریسک شود. کم هزینه ترین و ارزان ترین راه‌حل ها، همواره وسوسه برانگیز می باشند؛ البته از آنجاییکه پست الکرونیکی، نقش بسیار اساسی و ارزشمندی در عملیات و کارها کاری ایفا میکند، بایستی راه‌حل ها را با احتیاط و هوشمندی گزینش کنیم. عدم استعمال از پست الکرونیکی، به طور تقریب ناممکن میباشد؛ و این بدان معناست که یوزرها، مشتریان و فرآیندهای سرازیر در سازمان شما، کلیه به شیوه های متعدد به آن متعلق می‌باشند. شما بایستی چگونگی تعلق یوزرها، مشتریان و فرآیندهای سرازیر سازمان به پست الکرونیکی را شناسایی فرمایید؛ آن‌ها را نظارت فرمایید؛ و نهایتاً، سرویسی را گزینش نمایید که نیازهای وی را برطرف کرده و به پرورش و پیشرفت ـشان یاری دهد. این مراحل، نسبتاً وقتگیر میباشد و نیازمند مشورت کردن با پرسنل قسمت فناوری داده ها و همینطور تحقیق و پیگیری دائمی هست؛ و شما نباید از هیچ کدام از این پروسه، به آسانی عبور فرمائید. در غیر اینصورت، بهای این قصور را در آینده خواهید پرداخت.