در سال 1971، یک مهندس کامپیوتر به اسم رِی تام لینسون، اولین پست الکترونیک (ایمیل) را فرستاد. از آن عصر تا کنون، پست الکرونیکی دستخوش تکاملات و تغییرات بسیار چشمگیر شده‌است. در آن سالیان، هیچ خبری از جریمه‌ها سایبری و پیشبینی ها امنیتی نبود و هیچ کس نمیدانست که در آینده، سیل عظیم پست الکرونیکی هایی که وارد اینباکس ما می‌شوند، چطور فرهنگ وتمدن جهانی مان را تغییر‌و تحول می دهند. باوجودآنکه همواره خدمت های ایمیل زیادی برای مدیریت دردسرها و پیچیدگی های فناوری داده ها در دسترس بوده اند، ولی تا وسط دهه‌ی 2000، ایمیل تحت عنوان یک خدمت “آن-وب سایت” تلقی می شد.

حتی بنگاه های کسب و عمل کوچک نیز غالباً به طور پیش فرض، سرورهای پست الکرونیکی فردی خویش را فعال سازی میکردند و به‌این مراد، از ابزارهایی نظیر سرور کسب و شغل های کوچک مایکروسافت، استعمال می کردند. سرور کسب و کار‌های کوچک مایکروسافت، دربردارنده یک ورژن بی آلایش سازی شده از سرور آدرس اینترنتی اکسچینج (Exchange) مایکروسافت میباشد که تحت عنوان بخشی از آن پکیج در حیث گرفته می‌شود. فعال‌سازی خدمت پست الکرونیکی فردی، مطلقاً به شما قابلیت و امکان می‌دهد تا کارها را به نحوی بهتر کنترل و فردی سازی فرمایید؛ این مورد، مشخصاً وقتی دارای اهمیت خواهد بود که گرفتاری خاصی در رابطه انطباق خصوصیت های خدمت نشانی اینترنتی با حالت کاری خویش داشته باشید یا این که اجرای فرآیندهای کاری تان نیازمند برخورداری از یک خدمت نشانی اینترنتی مختص باشد. ولی در طی سال های اخیر، دقت و گرایش بخش اعظمی از بنگاه های کسب و فعالیت کوچک تا متوسط، به فعال‌ساز‌ی خدمت های آدرس اینترنتی ثالث جلب شده‌است و این بنگاه ها، خدمت های میزبانی گردیده را به منابع باطن سازمانی ترجیح می دهند.

امروزه، حتی سازمان هایی که از دپارتمان های جداگانه فناوری داده ها برخوردار می باشند نیز خدمت های پست الکرونیکی خویش را به محیط ابری منتقل کرده اند. امتیازهایی نظیر کاهش مخارج عملیاتی به ازای هر شخص، دسترسی به جدیدترین پیش بینی ها امنیتی، دسترسی به فضای ذخیره سازی ارزان بها و سهولت در برقراری رابطه و راه‌اندازی خدمات، سبب گردیده اند که خرید خدمت های نشانی اینترنتی نسبت به پباده سازی و فعال سازی خدمت های پست الکرونیکی داخل سازمانی، مقرون به صرفه تر و منطقی تر به لحاظ آید. برغم آنکه اکثر سازمان ها و شرکتهای موفق به دستیابی به‌این امتیازها میگردند، البته گاهاً شاهد برخی استثناءها نیز هستیم. بعلاوه، این خدمات، یکسری امتیاز و نقطه ضعف مخفی نیز دارا ‌هستند که بایستی پیش از تعیین تأمین کننده ی خویش، آنها‌را شناسایی فرمائید.

یوزرها و هزینه ها را شناسایی و بررسی نمایید!

هزینه، مهم‌ترین عاملی میباشد که بنگاه های کسب و فعالیت را مجاب به انتقال خدمت نشانی اینترنتی به محیط ابری مینماید. در صورتی مخارج مرتبط با سخت افزار سرورها و اتصالات و همینطور هزینه های متعلق به محصول ها و علم لازم برای فعال‌ساز‌ی آن‌ها را به ازای هر شخص حساب نمایید، متوجه خواهید شد که انتقال خدمت نشانی اینترنتی به محیط ابری، بسیار مقرون به صرفه تر میباشد. ولی تأمین کننده های خدمات نشانی اینترنتی، یک فهرست از اشکال آیتم ها و تجهیزات متعدد را پیش روی شما خواهند گذاشت.

از آنجاییکه اکثر خدمت های پست الکترونیک، با گونه های تجهیزات و مورد های مازاد همراه می‌باشند، شما ناگزیر می بایست هزینه ی آن تجهیزات و آیتم های مازاد را پرداخت نمائید. خرید این تجهیزات و مورد های مازاد، هزینه ها را اندکی ارتقا می دهد. مدیران اکثری از شرکت های و سازمان دریافته اند که بعد از تعیین تمام تجهیزات مازاد و اختیاری موردنیازشان، مخارج پایانی به معیار 10 دلار یا این که طولانی تر ارتقاء خواهد یافت. این حالت، مانند خرید خدمت تلویزیون کابلی میباشد؛ گه گاه، شما می بایست برای خرید شبکه های موردنیاز خویش، هزینه ی یکسری شبکه دیگر که به آن‌ها احتیاج ندارید را هم پرداخت فرمائید. هرگاه صحبت کیفیت مال و سرویس ها پیش میاید، یاد یک ضرب المثل پر اسم و رسم میافتیم که می‌گوید: “همانقدر که پول بدهی آش می خوری”. این ضرب المثل معمولاً در حین گزینش خدمت میزبان ایمیل هم درست میباشد.

آن روی دیگر سکه، روی ویژه کاری و مختصات متمایز میباشد. اکثری از اپراتورها بر این باورند که خدمت های پست الکترونیک میزبانی گردیده، مشخصاً برای کمپانی هایی مطلوب می‌باشند که فقط به تجهیزات معمول و رایج نشانی اینترنتی ها گرایش دارند و نرم افزارها و برنامه های تخصصی، بایستی به وسیله کارمندان به عبارتی شرکتهای پباده سازی و توسعه و گسترش یابند. این داعیه، برحسب مدل اپلیکیشن یا این که برنامه ی مورد به کار گیری، می تواند درست باشد؛ البته قابلیت و امکان ها و تجهیزات ارائه گردیده به وسیله تأمین کننده ی خدمت آدرس اینترنتی، تأثیر چندانی بر این زمینه ندارند. بازاریابی ایمیلی ، یک نمونه بارز و مبرهن میباشد. برخی از تأمین کنندگان پست الکرونیکی میزبانی شده، تجهیزات تخصصی و ویژه ای را آماده کرده اند که خاص به بازاریاب های ایمیلی می‌باشند و این اشخاص می‌توانند ضمن به کار گیری از آن سرویس ها، هرماه تعدادی هزار پست الکرونیکی به مخاطبان مورد نظرشان ارسال نمایند. امکاناتی که از سوی این تأمین کنندگان ارائه می گردد، فقط به ارسال حجم انبوه پست الکرونیکی محدود نمیشود؛ و افزون بر آن تجهیزات، گونه های ابزارهای سفارشی سازی آدرس اینترنتی و متریک های بازاریابی و رهگیری پیچیده نیز به وسیله این تأمین کننده ها، پباده سازی و عرضه گردیده اند.

الگوهای استعمال از پست الکرونیکی ، عوض شده اند!

شما می بایست علاوه بر شناسایی کارکردهای تخصصی آدرس اینترنتی، روش نگارش و ارسال روزمره ی آدرس اینترنتی به وسیله یوزرها را نیز باز نگری نمایید. نشانی اینترنتی، در طی چهل سال اخیر، تغییرات و دگرگونی های فراوانی را تجربه نموده است؛ و روش به کارگیری یوزرها از آدرس اینترنتی نیز به حد قابل مراعاتی، تکامل یافته میباشد. این زمینه، از آن جهت دارای اهمیت میباشد که بر ابزارها و خصوصیت های موردنیازتان برای انجام فرایند کاوش در اپلیکیشن پیشنهادی تأمین کننده ی پست الکرونیکی میزبانی گردیده، تأثیر خواهد گذاشت. مطمئناً، مایکروسافت اوت لوک، همچنان تحت عنوان معروفترین و دوستداشتنی ترین کلاینت ایمیل شناخته می‌شود؛ ولی ارتقا روزافزون تعداد یوزرها آدرس اینترنتی در دنیای معاصر، منجر گردیده اند که کلاینت های دیگری نظیر تاندربرد (Thunderbird)، یا این که کلاینت های اینترنت محور، مثل جی-میل (Gmail) به شدت دوست داستنیِ گوگل، نیز روی عمل آیند. این کلاینت ها، ساختار بسیار پیچیده ای دارا هستند؛ و برحسب نیاز یوزرها و روش استعمال آن ها از پست الکرونیکی، تأثیر به سزایی بر فرآیندهای کاری روزمره اعمال می‌کنند.

یکی‌از نمونه های بارز و مبرهن که در‌این خصوص مطرح میباشد، ارتقاء گرایشات به “اینباکس زیرو” (Inbox Zero) میباشد. ولی اسامی دیگر نیز برای اینباکس زیرو به کار میروند؛ که تمامی ی آن‌ها به “خالی کردن اینباکس و کاهش تعداد آدرس اینترنتی های ذخیره گردیده به صفر” ارجاع دارند. برطبق این قابلیت، برای تمام نشانی اینترنتی هایی که به اینباکس وارد می‌شوند، اِعمال می‌گردد؛ به این شیوه که هر کدام از آدرس اینترنتی ها حذف و آرشیو میگردند و تعداد پیام های پست الکرونیکی در اینباکس به صفر میرسد. این قابلیت و امکان، در شیوه ی به کارگیری ی یوزرها از اینباکس یا این که صندوق محل ورود ـشان، یک تغییر تحول پهناور و شگرف به وجود آورده است.

چند سال پیش، ریچ میل مدیا خدمت (ReachMail Media Services)، یکی از مشاوران و تأمین کنندگان نرم افزارهای بازاریابی ایمیلی، مبادرت به برگزاری یک نظرسنجی پهناور کرد. تعداد 1.000 نفر در‌این نظرسنجی مشارکت کردند و نتیجه به دست آمده، نشان دادند که درصدهای مختلفی از نسل های مختلف کارمندان، به “اینباکس زیرو” گرایش شدید دارند؛ ولی، بعضی دیگر از کارمندان نیز رغبت داشتند که از اینباکس خویش تحت عنوان یک ابزار مدیریت داده های فردی به کارگیری کنند.

استعمال از قابلیت و امکان “اینباکس زیرو” نیازمند آن میباشد که یک ابزار آرشیو قادر و کارآمد، برروی تعدادی دستگاه هوشمند فردی فعالیت نماید؛ و این، خود یک مزیت پهناور و متمایز کننده میباشد. در عین حال، مدیران داده های فردی به ابزاری مشابه مایکروسافت اوت لوک احتیاج دارند که از قابلیت و امکان های بالای کاوش و یک فضای ذخیره ی عظیم و وسیع برروی سویه ی هاستینگ برخوردار باشد؛ چون این اشکال از اینباکس ها، غالباً چند گیگابایت (GB) فضا به هر استفاده کننده اختصاص می‌دهند.

ادامه دار است…