در شرایطی‌که حاکمیت پایدار و استوار در کمپانی برقرار نباشد، حتی محتاطانه ترین مذاکرات و اظهارات در خصوص دستمزد و اختیارات در یک قرارداد برون سپاری می‌توانند بی نتیجه باشند و بنابراین، احتمال و ریسک عدم اجرای شروط و قانون ها ارتقاء یابد و همینطور، ارتباط های فی مابین طرفین، به هیچ وجهً به آنچه که در ذهنیت شما بوده نباشند.

سازمان ها و شرکت های فعال در عرصه ی فناوری داده ها، به عقد قراردادهای برون سپاری گرایش پیدا کرده اند؛ ولی این قراردادها و توافقنامه ها، ضرورتاً حصول راندمان و خروجی مثبت را تضمین نمی‌کنند. برَد پترسون (Brad Peterson) معتقد که عصر و تنها دوره، کلیه چیز را حل می نماید. پترسون، که یکی‌از شرکای مایِر براون (Mayer Brown) در شیکاگو و مدیر بخش معاملات و تراکنش های فناوری میباشد، می‌گوید: “برای تهیه و تنظیم پیش نویس و عقد قراردادها، تایم و پول متعددی صرف می گردد؛ و در اکثر اوقات، این هزینه بسیار گزاف میباشد. ولی در غایت، امتیازهای متعددی از آن قرارداد کسب خواهد شد”.

ولی گهگاه از تایم ها، بعد از عقد قراردادها، مسئولیت ها به یک تیم مدیریتی تفویض می شوند که به هیچ وجهً تحت عنوان یک طرف در قراردادها حضور نداشته اند و غالباً نمیتواند کارها را آنطور که سزاوار و بایسته است به اجرا برساند. پترسون می‌گوید: “این مورد قابل فهم میباشد. قراردادها، پیچیده و گم راه کننده میباشند. و مدیران بخش ارتباطات، برمبنای علم و دانایی شان راجع به فناوری و همینطور مهارت در گسترش ارتباطات گزینش می‌شوند؛ و سطح علم و دور اندیشی ایشان راجع به چگونگی عقد و مدیریت قراردادها، به هیچ عنوانً تأثیری در‌این گزینش ندارد”.

آن نوع از متخصصان و کارشناسان که مسئولیت قراردادها را برعهده دارند، غالباً از شیوه ی تأثیرگذاری کنش ها و روابط بر حقوق و دستمزد رسمی کمپانی ناآگاه میباشند؛ و همین قضیه، موجب بروز گونه های خطاها و منازعات خواهد شد. پترسون در این زمینه می گوید: “فیض این احوال آن میباشد که ماحصل و امتیاز تمام گفتگو هایی که بخاطرشان پول، انرژی صرف کرده ایم، به هدر خواهد رفت”. علاوه بر این، احتمالاً روال حل و فصل اشتباهات و منازعات، بسیار مشقت بار خواهد بود و مواقعی که از روش پرداخت هزینه حل نمی‌شوند، بایستی با حضور یک سری بدن شاهد و بازرسی هزاران نشانی اینترنتی گزینه باز نگری و قضاوت قرار گیرند تا معین شود که چه اتفاقی افتاده و چه کسی مسئول میباشد.

بها واقعی برون سپاری فناوری داده ها، وقتی تظاهر می‌یابد که حاکمیت فعال در کمپانی سرازیر باشد؛ این حاکمیت نه صرفا پروژه های سرازیر، بلکه ارتباطات و تعاملات در میان مشتری و تأمین کننده را می بایست زیر پوشش قرار دهد. پترسون این نظر را دارد: “بعد از کم آب شدن جوهر امضاهای قرارداد، بایستی از قیمت های آن نگهداری به فعالیت آوریم؛ یعنی بایستی تأمین کنندگان را ترغیب و تشویق به تعهد به وعده ها و قبول مسئولیت ناکامی و عدم پیروزی کنیم”. پترسون و رابرت کریس، شرکای مشروع دفتر کار مایر براون در شیکاگو، جدیداً سفارش هایی راجع‌به چگونگی اعمال حاکمیت بر قراردادهای برون سپاری فناوری داده ها مطرح کرده اند.

ارتباطات را در اختیار بگیرید و مدیریت فرمائید.

در صورتی که یک نفر از تیم مشتریان پیشتر در قراردادها قرار نگرفته باشد، به عبارتی زمان اولیه عقد قراردادها بایستی به تأمین کننده اطلاع دهید و یک اعلامیه بر اساس معرفی یک کارمند مختار جهت سخنگویی از طرف مشتری ارسال نمائید. تأمین کنندگان سرویس های فناوری داده ها، بسیار زیرک و عالم میباشند. در شرایطی که ایشان قصد و نیت به اِعمال تغییر‌و تحول در رویکردها یا این که ورقه ها داشته باشند، احتمالاً آن کارمند بازدارنده خواهد شد. رابرت کریس اعتقاد دارد: “گاهاً تأمین کننده ها از اشخاص سطح پایین تر درخواست می نمایند تا شروط و مقررات قراردادها را تأیید و تصدیق نمایند؛ بنابراین، ممکن میباشد که مفاد قراردادها و مسئولیت های نوشته شده به کل دستخوش تغییر و تحول شوند. شما می‌توانید ضمن گزینش یک سخنگو، بازدارنده وقوع این تغییرات ناخواسته و نا مطلوب در قراردادها گردید. در این حالت، صراحتاً و کتباً معین می گردد که مسئولیت نمایندگی برعهده ی کیست و چه کسی بایستی با مشتری در رابطه باشد. این پیشبینی ها، به دلیل بسط ارتباط های درست و کارآمد کاربرد دارند و سبب ساز کاهش احتمال بروز سوءتفاهم خواهند شد”.

انتخاب یک نماینده از مشتریان، به سازمان فناوری داده ها قابلیت می‌دهد تا فرآیندهای پیام رسانی را در اختیار گیرند؛ تعهد و تقید حاذق تری به قراردادها داشته باشد؛ و از وقوع ابهامات و ناپایداری های ناشی از سوءارتباط ها و فقر اطلاعاتی کارکنان پرهیز شود. در حین وقوع منازعه و اختلاف نیز شما تنها می بایست پست الکرونیکی های یک نفر را بازرسی فرمایید و نیازی به بازپرسی از چنددَه مظنون نخواهد بود.

از تأمین کننده بخواهید که درخواست ها و شکایات را تثبیت نماید.

در اکثری از موارد برون سپاری، صرفا مسئولیت مشتری آن میباشد که بهای سرویس ها را به تأمین کننده بپردازد. ولی در بخش فناوری داده ها، این چنین نیست؛ چون تثبیت قراردادهای برون سپاری فناوری داده ها، نیازمند شرکت کردن یا این که همیاری مشتری می‌باشد. پترسون می گوید:

“مشتری، وظایف و مسئولیت هایی برعهده دارد؛ و عدم تعهد او به آن مسئولیت ها و وظایف، عذری برای قصور تأمین کننده در سرویس رسانی خواهد شد”.

دراین وضعیت، تأمین کننده ی سرویس های برون سپاری فناوری داده ها بایستی از مشتری درخواست نماید که به مسئولیت ها و وظایف خویش فعالیت کند یا این که اینکه یک دعوت بر پایه ی ضعف سعی مشتری مطرح کند؛ و اعلام نماید که قصور مشتری در انجام وظایف، استدلال و عذر و بهانه ی عدم تقید و تعهد تأمین کننده به قوانین و مفاد قراردادها میباشد. درین راستا، شما بایستی تأمین کننده را ملزم به تثبیت مسائل و اتفاق ها و تنظیم ی مدارک بدون نقص از مسائل و ایرادات به این شکل نمائید.

از تأمین کننده بخواهید که یک تاریخچه یا این که مدرک سابقه از درخواست ها و عکس العمل های روان در امر مسائل نوشته شده در قراردادها تنظیم نماید.

مسائل غیر قابل فهم را واضح نمایید.

شما بایستی پیرامون مفاد و شروط قراردادها، اوراق و سابقه مکتوب، واضح، بدون نقص و درست تنظیم فرمائید. چنانچه به پروژه ها یا این که وضعیت هایی واکنش کردید که مشخصاً در قراردادها حیث نشده اند، مشتری بایستی در اسرع وقت مورد را روشن سازی نماید و مراتب را کتباً اعلام کند. رابرت کریس می‌گوید:

“این موقع، شایسته ترین دوره برای حصول توافق میباشد؛ چون طرفین قراردادها، بیشترین گنجایش را برای قبول حالت و همیاری و شرکت کردن دارا ‌هستند”.

در شرایطی که جزئیات مرتبط با یک پروژه وسیع و پیچیده، پیشتر در قرارداد اصلی ذکر نشده اند، خلاصه ای از مسئولیت های هر یک از طرفین تهیه و تنظیم نمایید و از ایشان بخواهید که پیش از ابتدا به فعالیت، پای آن خلاصه مسئولیت ها را امضا نمایند. رابرت کریس اظهار داشته میباشد: “در صورتی که اوراق و مدارک مکتوب، تماماً روشن و صریح باشند، احتمال کارآمدی و تأثیرگذاری شروط و مقررات مربوط به برون سپاری، ارتقاء خواهد یافت. و این مسئله، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار‌ است”.

مورد های نقض تعهد را سریعاً گزارش فرمائید.

پترسون این نظر را دارد بعضی از مشتریان، اشتباهات مرتبط با رابطه های برون سپاری را چند سال تحمل می نمایند؛ البته هیچ گواهی و مدرکی از آنان تهیه و تنظیم نمی کنند و براین عقیده اند که اعلام گلایه به تأمین کننده، سبب ساز به بروز تنش و منازعه خواهد شد. این تصور و تاءمل، به طور کاملً نادرست میباشد. مشتری بایستی به محض مشاهده یا این که شناسایی هرگونه نقض تعهد یا این که قصور، مراتب را سریعاً و کتباً گزارش نماید. پترسون می‌گوید:

“این راه و روش می بایست تبدیل به یک کنش استاندارد شود و کمپانی بایستی همواره بدان استناد نماید”. ولی این گزارشات، نباید نزاع طلبانه و پرخاشگرانه باشند؛ بلکه بایستی از یک لحن مؤدبانه و واقع نگرانه در آن‌ها بهره برد. پترسون اعتقاد دارد که: “در‌حالتی که بتوانید به‌این سرمشق پایبند باشید و مشخصاً آن را درمورد تأمین کننده هایی که ارسال و اخذ گزارشات صریح و دارای فایده را مغتنم میدانند، پیاده سازی نمایید، سپس سوابق کمپانی یا این که سازمان شما ترقی و پیشرفت قابل مراعاتی خواهد داشت”.

تمام مشتریان و کارکنان آن ها که با تأمین کنندگان در رابطه می‌باشند، بایستی درصورت مشاهده ی هرگونه گزینه نقض عهد و پیمان از سوی تأمین کننده، مراتب را سریعاً به نماینده ی مشتریان گزارش کنند. این نماینده قادر است ضمن مذاکره با یک مشاور حقوقی، درمورد ارسال یا این که عدم ارسال اعلامیه ی عدم رضایت تصمیم بگیرد. در شرایطی‌که سابقه و مدارک مکتوب در دسترس نباشند، سازمان فناوری داده ها حق و اختیار باطل کردن قراردادها به جهت عدم رضایت را ندارد. پترسون می گوید: “یک حکم کننده، داور یا این که میانجی منصف می تواند چنین قضاوت نماید که قصور و کوتاهی تأمین کننده، چندان مهم نبوده و لازم نیست که به محض شناسایی و مشاهده ی آن، یک اطلاعیه ی عدم رضایت به تأمین کننده ارسال شود. و این گزینه قصور به تنهایی یا این که در کنار قصورات و موردها نقض تعهد دیگر، نمیتوانند بنیان و استدلال کافی برای باطل کردن قراردادها به شمار آیند”.

هیچ وقت پیش از درخواست از تأمین کننده، وظیفه ی اورا خودتان انجام ندهید!

هنگامی که یک پروژه به ایراد برمیخورد، تأمین کننده از تحقق هدف ها گشوده میماند یا این که یک سیستم از تلاش گشوده می ایستد، مشتری وسوسه می گردد که پا به میان بگذارد و کارها را خودش پیش ببرد. البته مشتری می بایست پیش از انجام این عمل، تصمیم خویش را کتباً به تأمین کننده اعلام نماید و مشخصاً اظهار کند که مسئولیت تأمین منابع جهت پیشبرد کارها برعهده ی تأمین کننده میباشد؛ در غیر اینصورت، مسئولیت پرداخت مبالغ و مخارج مرتبط با منابع به گردن مشتری خواهد زمین خورد.

مدیران بخش فناوری داده ها، هیچگاه نباید کارکنان خویش را ملزم به قبول و اجرای مسئولیت های تأمین کننده نمایند؛ مگر آنکه مراتب عدم رضایت از نقص تعهد تأمین کننده را کتباً به ایشان اعلام نمایند و یک زمان برای جبران و حل اختلال، در دست تأمین کننده قرار دهند. رابرت کریس می‌گوید: “این راه و روش، به طور کاملً منصفانه میباشد. و در طول حل خلل، انصاف، صحبت نخستین را می‌زند”. در اطلاعیه ی عدم رضایت، می بایست قید شود که در حالتی که تأمین کننده تا یک مورخ پایگاه مبادرت به جبران قصور و ارتقای کیفیت عملیات نکند، مشتری مختار میباشد که درصدد پیگیری نقص‌ برآید و برای جبران ضرر، از تأمین کننده ضرر اخذ کرده یا این که از حق الزحمه ی ایشان بکاهد. در‌حالتی که مشتری یک گواهی از برآورد هزینه ها در مشت داشته باشد، می تواند مدعا اخذ ضرر و زیان و بازپرداخت وجه از سوی تأمین کننده شود.

در پی مجال هایی باشید که برای هر دو طرف، منفعت داشته باشند!

در یه خرده از وقت ها، تأمین کننده ی فناوری داده ها، در قبال جبران قصور و کوتاهی در تأمین، مبادرت به اعراض یک کدام از دستمزد خویش مینماید؛ مدیریت ارتباطات می بایست این مجال را مغتنم شمارد و آن اعراض حق را به مثابه یک ضمانت در آینده تلقی نماید. به بیان معلوم، مبادرت تأمین کننده جهت اسقاط و اعراض از حق می‌تواند یک ضمانت و تعهد به هدف ها آتی باشد؛ یا این که تحت عنوان ابزاری جهت چک علت اصلی قصور و کوتاهی گزینه استناد قرار گیرد. پترسون اعتقاد دارد که: “این منش، احتمال حصول و اکتساب راندمان های مثبت را ارتقاء می دهد و در بین مشتری و تأمین کننده، یک رابطه مبنی بر اعتماد و تفاهم متقابل را صورت می دهد”.

در اسرع وقت، با مشاوران حقوقی مشاوره فرمائید.

تألیف و تدوین یک مدرک مسبوق از مسئولیت ها و شروط درج شده در قراردادها، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ و در تضمین دستمزد انعقاد سازمان فناوری داده ها، نقش به سزایی خواهد داشت. رابرت کریس اعتقاد دارد که:

“وکلا، مدام دو گوش شنوا و دو دیده بینا برای واکافی و بازبینی شواهد دارا‌هستند و شیوه ارائه ی مدارک به یک حاکم یا این که داور را به خیر میدانند. این اشخاص، شمارا در جمع آوری شواهد و مدارک کافی برای حل ایراد کمک خواهند کرد و شما می‌توانید از روش طرح دعوی یا این که مصالحه، اختلال خویش را حل فرمایید”.

وکلا می توانند حقوق و دستمزد و اختیاراتی را کشف و شناسایی نمایند که در ظاهر قراردادها، آشکار نیستند؛ براین اساس، مشتریان را در مورد حل اشتباهات امداد خواهند کرد. در‌صورتی‌که با نقص‌ یا این که موردی بر طبق نقض تعهد از سوی طرف مقابل قراردادها مواجه شدید؛ یا این که تأمین کننده درخواست وجه اضافی بر مبالغ نوشته شده در قراردادها کرد؛ یا این که قصد تصحیح و اعمال تغییر و تحول در قراردادها اصلی را داشتید؛ با یک نماینده قانونی تماس حاصل نمایید.

انگیزه از اعمال حاکمیت بر قراردادها، حصول شفافیت و صراحت میباشد.

غرض حاکمیت بر قراردادها، ارتقاء شفافیت و صراحت برای مندرجات قراردادها میباشد. کریس می‌گوید: “ارتقاء صراحت و شفافیت، سبب به ارتقا قطعیت در زمینه ی روال حل اختلاف خواهد شد. بعلاوه، صراحت و شفافیت، توانمندی طرفین در حل اختلافات را ارتقا بخشیده و از احتمال طرح دعوی قضایی می کاهند. در حالتی‌که به هر ادله اختلاف یا این که منازعه به وجود آید، مدارک به طور کاملً صریح و روشن میباشند و براین اساس، مخارج حل اختلاف به اندازه  قابل مراعاتی کاهش پیدا مینماید”.

پترسون اعتقاد دارد که اجرای این پیشنهاد ها و نکات پیرامون اعمال حاکمیت بر قراردادها، بسیار بی آلایش می باشد و در صورتی‌که به صحت به اجرا برسند، هم احتمال بروز اختلاف فی مابین مشتری و تأمین کننده کاهش می‌یابد، و هم از سوءتفاهمات نیز کاسته می گردد و ارتباط ها، طبق روال استاندارد پیش میروند.

برای دیدن نمونه قرارداد برون سپاری میتوانید به این صفحه مراجعه کنید و برای مشاوره رایگان با پبراسیس تماس حاصل فرمایید