چند نکته بسیار مهم که در مورد برون سپاری باید به خاطر بسپارید!

هزینه های پنهان برون سپاری

خیلی مهم است که شرکتی که قرار است خدمات پشتیبانی شبکه را برای شما انجام دهد هزینه ها کاملاً برای شما مشخص کند و در آینده هیچ هزینه اضافه‌ای را به شما تحمیل نکند. گاهی شرکت های پشتیبانی شبکه طوری با شما قرارداد می‌بندند که مبلغ کل مندرج در قرارداد، مشخص کننده مقدار پولـی که برای برون سپاری  می‌پردازید، نیست. البته این موضوع فقط در مورد هزینه پشتیبانی شبکه مصداق ندارد. نتایج حاصل از برخی مطالعات نشان می‌دهند که برحسب نوع امور برون سپاری شده و سازمان تأمین کننده، سازمان مشتری معمولاً حداقل 10 درصد بیش از مبلغ مندرج در قرارداد خرج می‌کند؛ و این مبلغ، معمولاً صرف تنظیم قرارداد و مدیریت آن در طی زمان خواهد شد.

از میان مهم ترین هزینه های مضاعف در فرآیند برون سپاری میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• هزینه های مربوط به فرآیندهای ارزیابی و تحلیل؛ به منظور شناسایی درستی و تناسب رابطه‌ی برون سپاری با نیازمندیهای سازمان
• هزینه های مربوط به بررسی و انتخاب یک تأمین‌کننده
• هزینه های مربوط به انتقال مسئولیت‌ها و دانش امور به تأمین‌کننده‌ی خدمات برون سپاری
• هزینه های ناشی از قطع همکاری احتمالی و مسائل پیرامون منابع انسانی
• هزینه های نگهداشت کارکنان و مدیریت روابط برون سپاری

در زمان اتخاذ تصمیم برای برقراری یک رابطه‌ی برون سپاری باید به هزینه های فوق‌الذکر توجه داشته باشید.

مؤسسه ونتج پارتنرز (Vantage Partners)، دوران تفویض مسئولیت در برون سپاری را “درّه ناامیدی” نامیده است؛ در طی آن دوران، گروه‌های تأمین‌کننده و خدمات رسان درصدد شناسایی مشخصات کسب و کار، قابلیت‌ها و فرآیندهای جاری، توقعات و همچنین فرهنگ سازمانی مشتریان خود برمی‌آیند. به علاوه در آن دوران، تیم‌ها خود را به جمع کارمندان و دارایی‌های سازمان مشتری وارد می‌سازند؛ هزینه های اضافی و نواقص را برطرف می‌کنند؛ و در عین حال، عملیات‌های سازمان را پیش می‌برند. در طول دوره‌ی تفویض مسئولیت، که بین چند ماه تا چند سال به طول می‌انجامد، بهره‌وری و کارآمدی سازمان به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش پیدا می‌کند.

مسئله و مشکل مهم آن است که دقیقاً در همین دوران، مدیران اجرایی سازمان مشتری تمام فعالیت‌های تأمین‌کننده را زیر ذره بین می‌گیرند تا دستاوردها و امتیازهای حاصل از این همکاری را ارزیابی کنند؛ سرپرستان واحدهای اداری و مدیران، با خود فکر می‌کنند که چرا سطوح خدمات رسانی تأمین‌کننده افزایش پیدا نمی‌کند؛ و کارمندان خدمات رسان سازمان تأمین‌کننده به درستی انتخاب و تصمیم خود مبنی بر حضور در این محیط چند فروشنده محور شک می‌نمایند.

آن دسته از مدیران IT و خدمات شبکه که قصد دارند با استناد به شروط و ضوابط قرارداد خودشان را از این دوران نجات دهند و سختی‌ها را به جان نخرند، قطعاً ناامید خواهند شد. بهترین راهکار در این دوران، پیش‌بینی و انتظار برای رویارویی با شرایط دشوار است. سازمان تأمین‌کننده نیز باید درصدد مدیریت نیازمندی‌ها و توقعات سازمان مشتری برآید و ضمن توسعه طرح‌های مدیریت و ابزارهای حاکمیت، سازمان مشتری را در این دوران یاری دهد.

موفقیت یا شکست یک قرارداد برون سپاری، در زمان عقد قرارداد مشخص و قابل پیش بینی نیست. تقید به اصول عقد قرارداد از بدیهیات و ضروریات است؛ اما برای حصول بازده مطلوب، کافی نیست. نتایج حاصل از یک پژوهش نشان میدهند که مشتریان اذعان داشته اند که حداقل 15 درصد از ارزش کل قرارداد برون سپاری، وابسته به مدیریت صحیح از سوی فروشنده یا تأمین کننده است. یک رابطه مشارکت محور و مؤثر که مبتنی بر مدیریت صحیح قرارداد و اعتماد باشد، میتواند موجب ارزش افزایی در طی فرآیند برون سپاری شود. در مقابل، روابط خصمانه و غیردوستانه، از ارزش ها و امتیازات ناشی از برون سپاری می کاهد و در عین حال، نقاط قوت رابطه به واسطه نیاز شدید به نظارت و حسابرسی مضاعف کمرنگ میشوند. در این شرایط، امکان بروز اختلاف و منازعه افزایش پیدا میکند و پروژه ها به سرانجام نمیرسند.

در طی فرآیندهای برون سپاری موفق، روابط به اندازه خدمات یا معاملات فناوری اطلاعات حائز اهمیت هستند. در نتیجه، حد و حدود برون سپاری به عنوان مهم ترین عامل در تعیین موفقیت یک قرارداد برون سپاری شناخته می شود. در صورتی که این حد و حدود برای دو طرف مشخص نشود، احتمال تقید و تعهد به حقوق و شرایطی که در زمان عقد قرارداد معیّن شده بودند، کاهش پیدا میکند؛ و ماحصل رابطه اصلاً شبیه به چیزی که پیش بینی شده بود، نخواهد بود.

بازگشت به حالت اولیه یا پَس سپاری امور فناوری اطلاعات (بازگرداندن خدمات به داخل سازمان)، یک گزینه ی همواره در دسترس است؛ این گزینه زمانی کاربرد دارد که به دلیل عدم صلاحیت کِیس کاری یا وقوع تغییر در محیط سازمان ها، قرارداد برون سپاری کارکرد خود را از دست بدهد. با این حال، بیرون آمدن از روابط برون سپاری چندان ساده نیست و به همین دلیل، بسیاری از مشتریانی که از نتایج برون سپاری ناراضی هستند، اقدام به مذاکره ی مجدد و بازسازمان دهی روابط میکنند؛ در نتیجه، گزینه ی پس سپاری امور و خدمات در اولویت قرار نمیگیرد. اما در برخی شرایط، بازپس گیری امور و مسئولیت ها، بهترین گزینه خواهد بود که البته در این صورت، فرآیندهای مقتضی باید با دقت هرچه تمام مدیریت و اجرا شوند.

برای مطالعه بیشتر در این زمینه میتوانید به لینک زیر مراجعه کنید .