از جمله کارهایی که یک کمپانی نگهداری شبکه بایستی برای شما انجام دهد گسترش زیرساختی برای ارتباطات درون‌سازمانی در کمپانی شماست. یک کمپانی نگهداری شبکه دارای اعتبار به خوبی می‎داند که داشتن نرم‌افزارهایی برای ارتباطات درون سازمان، به خصوص برای موسسات بزرگ تا چه حد دارای اهمیت و حیاتی میباشد. آنان می کوشند تا در حین نصب و فعال سازی شبکه شایسته ترین راهکارها را دراین مورد ارائه دهند.

Skype for business یک رابط کاربری معمولی دارد که به راحتی و در همه جا قابل به کار گیری است و به عبارتی او‌لین بار که از آن به کارگیری نمائید به‌راحتی کارکرد آن را یاد میگیرید. البته علاوه بر این، تعدادی  خصوصیت‌های خاص دارد که اکثر  یوزرهای قدیمی Skype هم شاید از آن بی‌خبر باشند، خصوصیت‌هایی که در به کارگیری روزمره به خصوص در کسب و کارتان بسیار به کارخواهد آمد. در ادامه به خصوصیت‌های کمتر شناخته گردیده Skype for business و پیکربندی مطلوب آن برای پوشش بهتر عمل‌های کاریتان می پردازیم تا هرچه بیشتر به شما در برقراری رابطه کارآمدتر یاری دهد.

رابطه ها

در Skype for business، پنج گروه ارتباطات متعدد وجود دارد که در واقع به معنای انتخاب میزان حریم فردی مختلف شما با مخاطبین میباشد. هرمورد از آن‌ها، یک سطح شفافیت خاصی را در بین شما و مخاطبین ارائه میدهند و شما میتوانید انتخاب فرمایید کدام مورد برای کدام کاربر مطلوب میباشد.

هنگامی که مخاطبی را به سازمان خودتان اضافه میکنید، به صورت پیش فرض تحت عنوان \\\”همکار\\\” معلوم می‌گردد. مخاطبین بیرون از سازمان شما \\\”مخاطبین خارجی\\\” می باشند. ولی هر زمان که بخواهید میتوانید تیم بندی ارتباط هر کاربر را با کلیک راست بر روی آن استفاده کننده و گزینش \\\” Change Privacy Relationship \\\” تغییر دهید.

برای اکثر یوزرها، رابطه پیش فرض \\\”همکار یا این که کاربر خارجی\\\” بخوبی کار می‌نماید و بخش اعظمی از اشخاص هیچ گاه پیکربندی حریم محرمانه مخاطبین خویش را تغییر نمی‌دهند، ولی در مواقعی عوض کردن این نکته بسیار اهمیت دارد. شایع‌ترین مفاد به کارگیری از این خصوصیت ارتقا اشخاص سازمان‌تان از مجموعه همکار به تیم کاری میباشد، زیرا این عمل به آن ها اجازه مشاهده شماره گوشی شما‌را در کارت تماس‌تان و توان ورود به شرایط Do Not Disturb پروفایل را میدهد. در بخش اعظمی از سازمان‌ها قابلیت به کارگیری از این خصوصیت در حالت متعدد اهمیت زیادی داراست، برای مثال مدیران با فعال کردن این گزینه به دستیار خویش اجازه می دهند درصورت وقوع فعالیت ضروری به آن‌ها پیام داده یا این که با آن‌ها تماس بگیرند، حتی هنگامی که دیگرافراد قابلیت برقراری تماس و ساخت‌و‌ساز مزاحمت برای آنها‌را ندارند.

یکی دیگر از این مورد ها، افزایش رابطه ها خصوصی یوزرها در وضعیت مخاطبین خارجی میباشد، به نحوی که آن ها توانا به مشاهده‌ی موقعیت حضور و کارت تماس‌تان خواهند بود. در موقعیت استفاده کننده خارجی تنها می توانید حالت حضور آنها‌را در شرایط‌های موجود، سرگرم، و یا این که به دور از دستگاه ببینید. در برخی مفاد شاید بتوانید با فرد دیگری بیرون از سازمان خویش به طور کامل همیاری نزدیک داشته باشید که بخواهید آنان دسترسی بیشتری به حالت حضور شما داشته باشند و بتوانند دقیقا ببینند که در موقعیت «تماس»، «کنفرانس تلفنی» یا این که «گردهمایی» می‌باشید.

پیکربندی لیست مخاطبین

لیست تماس شما جاییست که بیشتر وقت‌تان را صرف آن می کنید و در واقع جاییست که کلیه ارتباطات شما شروع می شود. پس چه بهتر که آن را به دلخواه خودتان تهیه فرمایید. درون Settings زیر تب \\\”Contact List\\\”، می توانید پیکربندی بسیار مفیدی را پیدا فرمائید.

او‌لین تنظیماتی که سبب ارتقاء کارایی Skype for business شما میگردد، تغییر تحول روش نشان دادن لیست تماس شما از «Contact Name and Picture» به «Contact Name Only» میباشد. این عمل به شما اجازه مشاهده دو برابر مخاطبین‌تان را در لیست میدهد که منجر می‌گردد برای یافتن شخص مورد نظرتان در لیست کمتر کاوش فرمائید.

دومین تغییر  اصلی پیکربندی اینست که چه طور لیست تماس‌تان را تر و تمیز نمایید. به صورت پیش فرض، این لیست به ترتیب حروف الفبا با \\\”By Name\\\” تهیه و تنظیم می شود، ولی تغییر و تحول لیست مخاطبان با \\\” By Availability\\\” منجر می‌گردد صرفا عده ای که به صورت فعال در حال استفاده از Skype می باشند به بالای لیست بیایند، و اشخاص غیر فعال را در بخش زیرتر لیست‌تان ملاحظه کنید. این فعالیت به بیشتر دیدن کسانی که در لحظه قابلیت و امکان برقراری رابطه با آن ها را دارید کمک کرده (اشخاص آنلاین)، و دسترسی سریع‌تری برایتان مهیا خواهد کرد.

روش دیگر برای تهیه دسترسی لیست مخاطبین‌تان آنالیز بخش \\\”اکران مخاطبین در موقعیت دور از دستگاه، آفلاین و حضور ناشناخته در یک دسته جدا\\\” میباشد. با این عمل مخاطبینی که اینک آنلاین نیستند بیرون از مجموعه مخاطبین در دسترس قرار گرفته و به دسته \\\”دور از دستگاه و آفلاین\\\” منتقل میشوند.

کلید CTRL در Skype for business

نگه داشتن کلید CTRL روی صفحه کلید هنگام کلیک بر روی اسم یک استفاده کننده به شما اجازه گزینش یک‌سری استفاده کننده را از لیست مخاطبین‌تان می دهد. با تعیین چندین کاربر، میتوانید استارت به برقراری رابطه با آن‌ها نمائید یا این که آن‌ها‌را در لیست مخاطبین خویش مدیریت فرمائید. زمانی یک تیم را گزینش کردید، بر روی هر کدام از مخاطبین تعیین گردیده کلیک راست فرمائید و منوی اقدامات موجود برایتان گشوده شود.

فرقی نمی‌نماید بخواهید پیام گروهی ارسال فرمایید یا این که کلیپ کنفرانس برقرار نمائید، یا این که بخواهید صرفا لیست مخاطبان‌تان را مدیریت نمایید یا این که تعدادی کاربر را حذف نمایید، تمامی این اقدامات هنگامی بتوانید بسرعت تعدادی استفاده کننده را با استفاده از کلید CTRL تعیین فرمائید بسیار معمولی‌تر انجام میشود.

به علاوه با به کار گیری از این کلید شما قابلیت و امکان افزودن یکسری استفاده کننده را هم دارید. مثلا، در شرایطی که یک اسم مشترک یا این که یک لغت معمول را کاوش فرمایید، ممکن میباشد مخاطبین زیادی را ملاحظه کنید که می خواهید به لیست‌تان اضافه فرمائید. با نگه داشتن کلید CTRL و گزینش آن ها، می توانید چند استفاده کننده را هم زمان اضافه نمائید، آنگاه روی آن کلیک راست کرده و آیتم «Add to …» را گزینش نمائید.

درصورت داشتن هرگونه سوال، مشاوران پیراسیس پاسخگوی شما هستند