سیستم های تلفن ناکارآمد ، مورد استقبال هیچ مدیریت و کارمندی نیست. اولین نماد های سیستم های تلفن ناکارآمد ، عبارتند از اندکی دلخوری و اندوه از سوی مشتریان؛ ولی به‌تدریج، این دلخوری ها تبدیل به مسائل اساسی و جدی میگردند که همت کلی سازمان را تحت تأثیر قرار می دهند. علامت هایی نظیر تماس بی وقفه، جنجال پرسنل در طول رعایت نوبت برای پاسخگویی به تماس ها، گلایه مشتریان از کیفیت پاسخگویی، پرشدن صندوق پیام صوتی و دیگر مسائل از این قبیل، حاکی از آنند که سیستم تلفن شما به مرحله ناکارآمدی رسیده میباشد.
سیستم های تلفن ناکارآمد ، ایرادات و دردسرهایی را به وجود می‌آورند که بالاتر و بدون شوخی تر از تماس ناموفق و هیاهو در پاسخگویی به تماس ها میباشند. این ناکارآمدی، به کسب و عمل شما آسیب می زند و موجب کاهش درآمد و سود وری کمپانی شود. نگهداری و ابقای مشتری، به نوبه ی خویش امری بسیار سخت و پیچیده میباشد؛ و حتماً، سیستم تلفن کاری شما نباید بر این پیچیدگی و دشواری بیافزاید. به دنبال به 5 گزینه از نماد های سیستم های تلفن ناکارآمد اشاره می کنیم.
کیفیت پایین تماس
مشتریان و کارکنان شما نباید سرگرم کیفیت پایین تماس ها باشند. پایین بودن کیفیت تماس به معنای نقص در صوت، انقطاع و وصل شدن مکرر، تأخیر صدا یا این که جدا شدن خودبخودی تماس میباشد. این نقص ها، نه فقط تماس با مشتری را در گیر خلل میکنند، بلکه به کیفیت تماس های دورن سازمانی نیز لطمه وارد می سازند. مؤسسه ی بی تی بیزینس (BT Business) اعلام نموده است که 85 درصد از تماس گیرنده هایی که در تماس اولیه موفق به حرف زدن با مسئولان کمپانی موردنظرشان نشوند، برای بار دوم تماس نخواهند گرفت. در شرایطی که کارکنان شما نتوانند در یک دوران زمانی محدود با مشتری تماس برقرار نمایند، آن مشتری با یک تأمین کننده ی دیگر تماس خواهد گرفت.
زمانیکه در قبال به کار گیری از یک سیستم تلفن کاری، پول پرداخت می کنید، نباید از کیفیت پایین تماس دیده پوشی فرمائید.
اما گهگاه از وقت ها، انگیزه کیفیت پایین تماس ها به تأمین کننده سرویس ها مخابراتی منسوب نیست؛ برای مثال، اشتباهات مرتبط با روتر یا این که ISP از این قبیل عارضه ها به شمار می‌آیند. با این درحال حاضر، در صورتیکه قصور و کوتاهی از سوی تأمین کننده باشد، می بایست به یک سرویس رسان تازه مراجعه نمایید.
مسائل مرتبط با روتینگ تماس
مورد ها و تجهیزات محدود روتینگ تماس، انشعابات تلفن را در گیر استهلاک میکنند و مسیریابی تماس ها با دشواری مواجه می گردد. علاوه بر این، هدایت مشتریان به یک تودرتوی بی پایان از گونه های آیتم ها و ملزم کردن آن ها به شماره گیری مکرر، یا این که معطل نگه داشتن آنان به بازه طولانی نیز موجب خستگی و کلافگیشان شود. این اشتباهات، سبب می گردند که مشتری، تلفن را قطع کرده و با یکی‌از رقیبان شما تماس بگیرد.
سیستم تلفن دفترکار شما می بایست قابلیت مدیریت و فردی سازی تماس ها را در چنگ شما قراردهد تا بتوانید کیفیت تجربه ی مشتریان از تماس با کمپانی را ارتقا دهید. برای مثال، یک قاعده ی بی آلایش برای روت کردن تماس ها برمبنای ساعت های کاری، می تواند موجب صرفه جویی در میان مشتریان در ساعت‌ها غیراداری خواهد شد؛ براین اساس که سریعاً به مشتری اعلام میگردد که ساعت اداری به انتها رسیده و وی می توانند یک پیام صوتی برای شما بگذارند. بعلاوه، در شرایطی‌که تدابیری بیاندیشید که مشتری به زمان طولانی معطل نماند، وی متوجه خواهند شد که شما برای زمانشان ارزش قائل می باشید.
به این ترتیب، یک انشعاب تلفن کارآمد خواهید داشت که مشتریان به راحتی می‌توانند با آن تماس بگیرند. علاوه بر این، برهه زمانی انتظار برای وی به دستکم می رسد و از داد و فریاد و کلافگی نیز بدور میمانند.
انعطاف ناپذیری جغرافیایی
نیویورک تایمز اعلام نموده است که در سال های گذشته، حدود 43 درصد از کارگران و کارکنان آمریکایی، به طور دورکاری درگیر به فعالیت بوده اند. این بدان معناست که از هر 5 کارمند آمریکایی، 2 نفر دورکاری میکنند. با دقت به‌این آمار، سیستم تلفن سازمان یا این که کمپانی شما می بایست به تجهیزات و ابزارهای دورکاری مجهز باشد. سیستم های تلفن مجهز به قابلیت و امکان انعطاف پذیری جغرافیایی، به کارکنان قابلیت و امکان می‌دهند که از خانه، در طی مهاجرت، به هنگام بیماری یا این که … به انجام وظیفه و مسئولیت بپردازند.
درصورتی که سیستم های تلفن شما به نحوی میباشد که شمارا به یک وضعیت جغرافیایی ثابت متعلق میکند، احتمالاً کارکنان شما موفق به دورکاری نخواهند شد؛ یا این که در شرایطی‌که قصد دورکاری داشته باشند، می بایست از موبایل فردی یا این که ابزارهای دیگر برای برقراری و اخذ تماس به کار گیری نمایند. ولی در‌صورتی‌که سیستم تلفن شما مجهز به امکان انعطاف پذیری جغرافیایی باشد، مجموع تماس ها به به عبارتی خط ثابت سازمان هدایت می شوند؛ و کارکنان می توانند از خانه به تماس ها جواب دهند.
بنابراین، در زمان صرفه جویی می گردد و دیگر ناچار نیستید قبض موبایل کارمندانتان را بپردازید. بعلاوه، کارکنان شما می توانند از تلفن افزارهای بدون پول یا این که تلفن های تحت اینترنت به کارگیری نمایند؛ براین اساس، قابلیت اخذ و ارسال ارتباط تلفنی از روش کامپیوتر و گوشی وجود دارد و در عین حال، در هزینه ها نیز صرفه جویی شود. درصورت وقوع وضعیت اضطراری و بروز آسیب در دفتر، دورکاری به استمرار حیات و همت سازمان امداد میکند و اخلال جدی در کارها به وجود نمی آید.
دشواری در پباده سازی و نصب
سیستم های تلفن ناکارآمد که قابلیت طرح نقشه برای آنان نیست، فرایند پرورش و ترقی را برای سازمان ها و موسسه ها مشقت بار می‌سازند. بعضی از سیستم های تلفن به طوری پباده سازی گردیده اند که شما بایستی برای فعال کردن هر دستگاه تلفن، یک رشته سیم روی دیوار نصب فرمائید. در حین به کارگیری از این خطوط در خانه، می بایست با تکنسین های فناوری داده ها تماس حاصل نمایید تا حضوراً، خطوط کاربری نو را بصورت دستی اضافه نمایند. این فرآیندها بسیار زمانبر و پرهزینه میباشند. سازمان ها و کمپانی هایی که قصد پرورش و ترقی استوار را دارا‌هستند، نباید فرایند پیشرفتـشان را با این سیستم های تلفن ناکارآمد به تعویق بیاندازند.
در یک سیستم تلفن هاست گردیده که به خوبی پباده سازی گردیده باشد، قابلیت اضافه کردن یوزرها و شرایط های مکانی نو وجود دارد. بنابراین، استفاده کننده ادمین قادر است کارکنان جدیدی را به سیستم تلفن بیفزاید و حتی‌د‌ر پی رویش و پیشرفت سازمان، شعب تازه را نیز به خط تلفن قبل وصل کند. سیستم های تلفن ابری، به شما قابلیت و امکان می‌دهند تا تخت‌گاز در تعداد یوزرها و شرایط های جغرافیایی تغییر تحول فرمائید.
کارکرد محدود تلفن
کارکرد و کارآمدی تماس های تلفنی، یک برهان مؤثر بر کیفیت تجربه ی مشتری از برقراری تماس و تجربه ی کارمند از پاسخگویی به آن تماس میباشد. به زعم مشتریان، کارکرد و کارآمدی ارتباط تلفنی فقط به خصوصیت های بنیادین و شالوده ای تماس محدود نمی‌شود. مثلا، آیا تماس گیرنده ها می توانند مورد های صوتی دستیار خودکار را مجدد گوش دهند؟ یا این که قابلیت و امکان رجوع به منوی قبل برای وی وجود دارد؟
کارکرد و کارآمدی یک ارتباط تلفنی، تنها به آنچه تماس گیرنده قادر است حین ارتباط تلفنی انجام دهد، محدود نمی‌شود. بعلاوه، اتفاقات و رویدادهایی که مشتری، در طی برقراری ارتباط تلفنی با آنان روبرو می شود نیز بر کارکرد و کارآمدی آن تماس تأثیر دارند. وقتی که مشتری را به صف تماس ها هدایت می‌کنید، آیا یک موسیقی برای آن‌ها پخش می گردد؟ یا این که بایستی در بی سروصدا محض چشم به راه شما بماند؟ کمپانی تلفن و تلگراف ایالات متحده، طی یک نظرسنجی بدین نتیجه رسیده میباشد که مشتریانی که به بازه زمانی 30 ثانیه و فارغ از پخش موسیقی، پشت خط معطل میمانند، تصور میکنند که مقطع انتظار وی بیشتراز 90 ثانیه به زول انجامیده میباشد؛ حال آنکه مشتریانی که طی همان مدت، ضمن گوش سپردن به موسیقی در انتظار میمانند، تصور میکنند که برهه زمانی انتظار 15 ثانیه بوده میباشد. آن دسته از سیستم های تلفن ناکارآمد که از امکان های محدود برخوردارند، حتی توانا به ارائه ی این سرویس ها جزئی و ناچیز به استفاده کننده نیستند. کارکنان شما نیز گاهاً از عدم کارکرد و کارآمدی خطوط تلفن تأثیر منفی اخذ میکنند. کنفرانس های تلفنی بی کیفیت، سبب ساز میگردند که مباحث بصورت مختصر و کوتاه و حتی بی فایده به استفاده کننده انتقال یابند. عدم استعمال از پیام صوتی نیز به ناکارآمدی تماس های تلفنی میافزاید.
اجازه ندهید سیستم های تلفن ناکارآمد ، شمارا از پا بیاندازند.
مسائل و اشتباهات ذکرشده در‌این نوشتار، تنها شمار معدودی از نماد های ناکارآمدی سیستم های تلفن در سازمان ها میباشند. در واقعیت، این اشتباهات و مسائل، مانع های زیادی را پیش روی مشتریان قرار می‌دهند و وی نمیتوانند با شما تماس برقرار نمایند. پرورش و پیشرفت در عرصه ی کسب و عمل، به نوبه ی خویش بسیار طاقت فرسا میباشد؛ ولی در‌حالتی که سیستم تلفن محل کار شما در گیر خلل و ناکارآمدی باشد، این روال بیش تر از پیش برای شما دشوار گردد.
شما، ضمن تقویت نقاط قوت محصول ها و سرویس ها خویش، مبادرت به کسب امتیازهای رقابتی می‌کنید. البته هنگامی که سیستم تلفن کمپانی شما تماماً ایده آل و کارآمد، به یک امتیاز رقابتی خاص می سید که هیچ ارتباطی کیفیت بالا محصول ها ندارد. البته درصورتی که شما از سیستم های تلفن ناکارآمد برخوردار باشید، پیمایش مسیر برد برایتان مشقت بار می‌شود؛ و در همین نقطه از مقطع میباشد که بایستی درپی آیتم ها و تجهیزات دیگری برای تصحیح خطوط تلفن خویش بگردید.
شما می‌توانید برای آنالیز رایگان و دور اندیشی از سیستم تلفن های خویش با کارشناسان پیراسیس تماس بگیرید
ثبت ديدگاه