این روزها برای بسیاری از مردم، ارسال و دریافت ایمیل ها به صورت روزانه مثل خوردن یا خواندن روزنامه هر روز صبح تبدیل شده است. ما از تعدادی دستگاه مانند کامپیوتر های شخصی (PC)، لپ تاپ ها، موبایل ها و غیره برای این منظور استفاده می کنیم. خیلی از افراد برای ارسال و دریافت ایمیل های خود از Gmail, Hotmail or yahoo  و …استفاده می کنند.شما خیلی ساده می توانید متوجه شوید از نرم افزا ایمیل(Email Client)یا وب ایمیل استفاده می کنید.اگر چه هر دو آنها بر یک اصولی ساخته شده اند( نرم افزارها هم ایمیل ها را دریافت و ارسال می کنند)، اما برخی تفاوت های خاصی با یکدیگر دارندکه در ادامه گفته می شود.وب میل ها(Webmail) از طریق یک مرورگر مورد استفاده واقع می شوند، اگر شما   email client  را مورد استفاده قرار می دهید اغلب نیاز به گرفتن یک نرم افزار یا یک برنامه اضافی دارید. بنابراین، اگر شما از طریق یک مرورگر (Chrome, Mozilla, Internet Explorer ,.. ) وارد ایمیل خود می شوید، احتمالا شما از webmail استفاده می کنید.

اگر شما یک برنامه کاربردی دارید که از طریق آن ایمیل های خود را دریافت و ارسال می کنید، شما از یک email client دارید استفاده می کنید. Email Client ها یک نرم افزاری هستند که بر روی کامپیوتر های شخصی نصب می شوند. رایج ترین یا محبوب ترین نرم افزار Email client  عبارتند از: Outlook, Apple Mail, Inbox by Gmail, Windows Live Mail, … . یک مورد خوبی درباره نرم افزارهای email client هست که ایمیل ها را بر روی کامپیوتر شخصی تان نگه داری و ذخیره می کندو شما می توانید بسیار سریع تر از وقتی که از webmail استفاده می کنید به آنها دسترسی داشته باشید، و در حقیقت شما نیازی به اتصال اینترنت ندارید اگر شما بخواهید ایمیل های دریافت شده را  بخوانید می تواند بسیار مفید باشد.

Webmail حساب های ایمیلی تحت وب هستند.ایمیل ها از روی یک وب سایت عمل می کنند، و webmail به کاربران اجازه دسترسی به حساب های ایمیلی خودشان را تا زمانی که به اینترنت وصل هستند می دهد. بزرگترین نام ها در  سرویس webmail عبارتند از : Gmail, Hotmail, yahoo ، بنابراین اگر شما از هرکدام از آنها استفاده می کنید، در اصل شما ازwebmail برای ارسال و دریافت ایمیل های خود دارید استفاده می نمایید.می توان گفت در جهان دو نوع از ایمیل وجود دارد:email client  و webmail  . اینکه شما انتخاب می کنید از email client  یا webmail  استفاده کنید، فقط باید در نظر داشته باشید که هر دو روش برای ارسال و دریافت ایمیل می باشد، تنها راه دسترسی به آنها متفاوت می باشد.

مقایسه کلی دو روش:

Webmail درهمه جا قابل دسترس می باشد، اما email client ها فواید عالی بسیاری دارند.به عنوان مثال شما می توانید از ایمیل های خود به آسانی نسخه پشتیبان به صورت رمز گذاری تهیه کنید، در صورتی که اتصال به اینترنت نداشته باشید قابلیت مدیریت ایمیل های خود،و همچنین قابلیت مدیریت فایل های ضمیمه ایمیل های خود به صورت حرفه ای و گروه بندی کردن ایمیل هارا دارا می باشید.

در صورتی که شما اهداف زیر را داشته باشید یک نرم افزار email client گزینه بسیار عالی برای شما خواهد بود:

  • اگر شما چندین ایمیل آدرس با دامین متفاوت داشته باشید، شما امکان خواندن، پاسخ دادن از هر کدام از ایمیل آدرس های خود را در یک نرم افزار email client خواهید داشت.
  • در صورتی که نیاز به چک کردن ایمیل های خود را در زمانی که به اینترنت وصل نیستید، داشته باشید این امکان فراهم شده است.
  • درصورتی که شما ترجیح دهید یک نسخه پشتیبان به طور منظم تهیه کنید یا محدودیت فضا بر روی ارائه دهنده یا سرور ایمیل خود داشته باشید، این امکان به راحتی در email client مهیا می باشد.
  • شما می توانید از ویژگی امنیتی شبیه امضاء دیجیتالی یا رمزگذاری کردن استفاده کنید.
  • شما امکان استفاده از rule های پیشرفته ایمیل و فیلتر کردن برپایه چندین فاکتور مثل فرستنده،عنوان و … را خواهید داشت.
  • ارائه دهنده یا سرویس دهنده ایمیل شما چه از مایکروسافت Exchange یا از دیگر راه حل های ارائه ایمیل استفاده کند، در هر صورت شما می توانید از email client استفاده کنید.
  • امکان ادغام کردن تقویم خود یا دیگر ابزارها را با برنامه هایی مثل Dropbox,Cloudappرا دارا می باشد.

در اینجا از بین نرم افزار های Email client به معرفی نرم افزار Outlook می پردازیم:

Microsoft Outlook یک برنامه دریافت و ارسال ایمیل است که همچنین به عنوان یک سیستم مدیریت اطلاعات شخصی مورد استفاده قرار می گیرد و زیر مجموعه مایکروسافت آفیس می باشد، که می توان این برنامه را به صورت جداگانه هم نصب کرد و معمولا در محل کار مورد استفاده قرار می گیرد. در حالی که ممکن است Outlook بهترین ابزار برای ارسال و دریافت ایمیل ها باشد، دارای ویژگی های قدرتمند برای مدیریت تقویم (Calendar) و درفترچه تلفن (Contact) و Tasks و غیره می باشد.

Outlook در ابتدا برای ارسال و دریافت و ذخیره ایمیل ها مورد استفاده قرار می گیرد، اما همچنین می تواند به عنوان ابزار مدیریت اطلاعات شخصی هم خدمت رسانی کند.Outlook شامل تقویم روزانه، هفتگی و ماهانه، دفترچه آدرس برای ذخیره اطلاعات تماس و نگه داری انواع یادداشت ها و یاد آوری وظایف کاری می باشد. مدیران کسب و کار ، دانشجویان و کارآفرینان می توانند اطلاعات تماس و پیگیری تاریخ و وقایع مهم  با همکاران کسب و کار و همسالان و اعضای خانواده خود را در آن  نگه داری کنند.

برنامه Outlook  می تواند بر روی یک کامپیوتر تنها نصب شود و یا می تواند بر روی Exchange سرور هم  قرار گیرد.برنامه Outlook با انواع دستگاه های تلفن همراه، از جمله گوشی های Blackberry سازگار است و با هر دو سیستم عامل ویندوز و Macintosh کار می کند.

ویژگی های گفته شده Outlook در بالا ، اغلب در بیشتر سازمان ها و محل های اداری به مکاتبه و مدیریت زمان و سازماندهی جلسات کارکنان کمک می کند.

دو روش برای دسترسی به ایمیل خودتان به اسم های IMAP و POP وجود دارد. اصولا روش IMAP زمانی که شما نیاز دارید ایمیل های خود را از چندین دستگاه متفاوت نظیر تلفن،لپ تاپ و تب لت و غیره دسترسی داشته و چک کنید، پیشنهاد داده می شود. در اصل IMAP به شما اجازه دسترسی به ایمیل خود را از هر دستگاهی و در هر زمان و مکانی را می دهد. زمانی که شما یک ایمیل را با استفاده از IMAP می خوانید، در واقع شما آن را روی کامپیوتر خود دانلود یا ذخیره نمی کنید، در عوض شما آن را از یک ایمیل سرویس می خوانید. به همین دلیل، شما می توانید ایمیل خود را از دستگاههای مختلف، از هرجایی در دنیا : از تلفن خود، یک کامپیوتر، یا کامپیوتر دوست خود، بررسی و چک کنید.IMAP به صورت خودکار فایل های ضمیمه را  دانلود نمی کند. این راهی است که شما را قادر می کند خیلی سریع تر از POP ایمیل های خود را چک کنید.

POP از طریق اتصال به سرویس ایمیل شما و دانلود همه پیام های جدید ایمیل هایتان کار می کند. یکبار که آنها دانلود شده باشند بر روی کامپیوتر شخصی شما، آنها از سرویس ایمیل  پاک شده اند.این بدین معنا است که بعد از اینکه ایمیل دانلود شد، می توانید تنها از همان کامپیوتر دسترسی داشته باشید.مگر اینکه در هنگام تنظیم POP بر روی Outlook بگویید یک کپی از ایمیل های گرفته شده از سرور ایمیل، نگه داری شود. ایمیل ارسال شده بر روی همان کامپیوتری که به صورت POP تنظیم شده بود ذخیره می شود.

معرفی ویژگی تقویم در برنامه Outlook

تقویم در برنامه Outlook یک جز قابل برنامه ریزی می باشد که کاملا با ایمیل و دفترچه تلفن(Contact) و دیگر ویژگی های Outlook یکپارچه می باشد. شما می توانید قرار ملاقات ها و رویدادهای خودتان را در آن تعریف و مدیریت کنید. شما امکان سازماندهی جلسات خود و ارسال دعوت نامه برای دیگران تا در جلسه شما حضور داشته باشند را در تقویم دارید. همچنین می توانید گروه از کسانی که با انها کار می کنید ایجاد کنید. ویژگی تقویم قابلیت اتصال به سایت های برنامه شیرپوینت را دارد و تغییرات و همگامسازی به صورت خودکار اعمال می شود. می توانید تقویم را از طریق ایمیل به دیگران ارسال کنید و یا آن را انتشار بدید در وب سایت آنلاین آفیس و مدیریت کنید که چه کسانی امکان دیدن آن را داشته باشند.

Contact در  Outlook مدیریت تماس های کسب و کار هست که یک بازار بسیار عالی برای مدریت ارتباط با مشتری را برای صاحبان شرکت های کسب و کار کوچک ایجاد می کند. و به آنها در بهبود خدمات به مشتریان، فروش و بازاریابی کمک می کند.

اکثر افراد یک لیستی از کارهایی که باید انجام بدن بر روی کاغذهای جداگانه زیادی یادداشت می کنند و یا از ترکیبی از کاغذ و روش های الکترونیکی استفاده می کنند. در برنامه Outlook شما امکان ایجاد لیستی از انواع کارهایی که باید انجام دهید می توانید ایجاد کنید و در زمان مشخص برای خود یادآوری کرده و تسک مورد نظر را برای شخص خاصی برای انجام ارسال نمایید و به راحتی پیشرفت لیست کارهای خود را بررسی کنید.

معادل کاغذهای کوچک چسب دار (Sticky Notes) در Outlook می توانید از ویژگی Note استفاده کنید و هرچه که نیاز دارید بر روی آن یادداشت نمایید.

برنامه Outlook به شما اجازه مدیریت فضای صندوق پستی (Mailbox) یا سرور ایمیل را با استفاده از امکانی به نام AutoArchive می دهد. شما می توانید ایمیل های دریافتی قدیمی خود را به صورت زمانبندی و خودکار در یک پوشه ذخیره کنید، و یا در طی گذشت زمان زیاد امکان پاک کردن آنها را خواهید داشت. در اصل AutoArchive ایمیل ها را از جای اصلی خودشان جا به جا کرده و در پوشه ای به نام archive می گذارد.

همه ما یک سری رویدادهایی داریم که نیاز به درج و یادآوری شدن آنها داریم. نظیر تاریخ یک تولد یا سالگرد و یا یک اتفاقی که در یک تاریخ خاص و مشخص هر سال تکرار می شود.شما امکان درج تاریخ رویدادهای خود در ویژگی تقویم Outlook هستید. می توانید با ایجاد کردن رویدادها و تعریف یک زمان مناسب برای یاد آوری آن به خودتان با خیال راحت به امور کاری و روزانه خود برسید.

شما می توانید امضاء در چند مرحله به ایمیل های خود اضافه کنید. ویژگی امضاء (Signature) در Outlook این امکان را می دهد که شما بتوانبد از هویت ، آرم و برند تجاری خود در پایین ایمیل هایتان استفاده کنید. همچنین می توانید امضاء دیجیتالی برای خود ساخته و در اسناد و ایمیل های تجاری خود استفاده نمایید.

در عکس زیر نمونه ای از تقویم در outlook نشان داده شده‌است

 

تقویم در outlook

مزایای استفاده از نرم افزار مایکروسافت Outlook :

جستجو کردن

نرم افزار outlook به شما اجازه جستجوی سریع، برای پیدا کردن آنچه را که دنبالش هستید ، می دهد. استفاده از کلمات کلیدی برای پیدا کردن ایمیل، شماره تماس و تاریخ های مورد نظرتان در ویژگی جستجو در Outlook امکان پذیر می باشد. این ویژگی می تواند در هر جایی از برنامه Outlook ، شامل تقویم، مدیریت Task و دفترچه تلفن مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگی امنیتی

برنامه Outlook دارای چند ویژگی پیشرفته امنیتی برای محافظت از حساب ایمیل شما در برابر هکرها می باشد. همچنین این حفاظت در برابر هرزنامه ها و ایمیل های وب سایت های تقلبی انجام می گیرد. تمامی ایمیل هایی که فرستنده نامعلوم دارند ابتدا اسکن شده و یک پیام برای شما فرستاده می شود.

ادغام با میکروسافت Exchange

برنامه Outlook و سرور Exchange بدون هیچ تنظیم اضافه ای با یکدیگر ادغام شده و به راحتی  با انجام چند مرحله ساده در تنظیمات Outlook کار می کنند. در اصل این یک راه ساده، و در دسترس برای کاربران IT می باشد.

هماهنگی نرم افزار Outlook با Active Directory

تمامی کاربرانی که در سرور Active Directory  تعریف و ثبت شده اند کاملا در  Exchange معتبر هستند، وقتی که کاربران داخل حساب Outlook وارد می شوند نیازی به هیچ تایید هویت دوباره و وارد کردن اطلاعات اضافی نمی باشد. و کاربران به راحتی به حساب ایمیل خود دسترسی دارند.

 

مزایای اضافی با Outlook

Outlook علاوه بر اینکه از بسیاری تلفن های همراه هوشمند و همچنین از برنامه هایی که راه های خوبی برای دسترسی به اطلاعات صندوق پست الکترونیکی (Mailbox) ازهر مکانی در دنیا را ارائه می دهند، پشتیبانی می کند. این روزها تعداد زیادی تلفن های همراه هوشمند تسهیلاتی برای همگام سازی صندوق پست الکترونیکی Outlook با تلفن همراه را دارا می باشند، و کسانی که این تسهیلات را بر روی تلفن همراه خود ندارند می توانند از یک نسخه تولید شده موجود در بازار برای همگام سازی با حساب Outlook خود استفاده کنند.

سازماندهی آسان

به دلیل اینکه برنامه Outlook یک برنامه مدیریت ایمیل است، بدین معنا نیست که فقط اجازه ارسال و دریافت ایمیل را به شما بدهد. همچنین آن اجازه یکپارچه سازی ایمیل هایتان به صورت مستقیم درون تقویم تان یا لیست دفترچه تلفن تان را می دهد.شما می توانید برنامه های کاری آینده خود را مستقیما از ایمیل به تقویم اضافه کنید.

ارتباط با دیگران به راحتی

تقویم برنامه Outlook به شما اجازه به اشتراک گذاشتن تقویم تان را به هر شخصی که شما بخواهید می دهد. شما همچنین می توانید اطلاعات دفترچه تماس را به اشتراک بگذارید. تنها با کلیک بر روی یک دکمه، شما می توانید به شماره تلفن هر کسی که در لیست دفترچه تلفن تان هست یک پیام  یا یک کارت تجاری (کسب و کار) مستقیما ارسال کنید.

مکانیزم های امنیتی قدرتمند

به عنوان بخشی از خانواده مایکروسافت، Outlook دارای امنیت بسیار قوی بر روی ویژگی های خودش می باشد. به صورت پیش فرض، هرزنامه فیلتر شده و برای اشکالات وب ، دانلود داده ها از سایت های خارجی و عکس ها از اینترنت محدودیت ایجاد کرده است. این بدان معنی است که ویژگی های امنیتی تعبیه شده اجازه ورود ویروس های ناخواسته و مخربها (Malwares) را به حساب Outlook رد می کند.

تنظیم  یا پیکربندی چندین حساب ایمیل

Outlook تنها برای یک حساب ایمیل نمی باشد به جای آن کاربران می توانند چندین حساب ایمیلی را که از پروتکل های متفاوت استفاده می کنند، تنظیم یا پیکربندی نمایند. بیشتر از یک حساب را می توان در Outlook پیکر بندی کرده و با مجموعه ای از قوانین (Rules) مدیریت کرد.علاوه بر این، در صورت نیاز همه حساب ها می توانند مطابق نیازهای کاربران مرتب شوند.

نتیجه

می توان به این نتیجه رسید که مایکروسافت Outlook یک مجموعه از ویژگی های قوی و یک پلت فرم امن بهتری برای هدایت یک سازمان بزرگ به طرف پله های موفقیت کامل است. همچنین می تواند برای سرعت بخشیدن به رشد یک شرکت در همه جنبه های از ارتباط ارائه خدمات مفید برای کاربران مورد استفاده قرار گیرد.