انجام کامل مستندسازی شبکه دارای چند مزیت است. شما باید بدانید چه چیزی را در مستندات شبکه های مشتریان خود بکار ببرید تا از این مزایا استفاده کنید.

ایجاد مستندسازی شبکه احتمالا جزئی از کم زرق و برق ترین (و کم هیجان انگیزترین) بخش هر پروژه مشاوره است. با این حال، مستندسازی تغییرات شبکه ضروری است. در برخی موارد مشتری شما ممکن است خودکفا شود و نیاز به اطلاعات در مورد تنظیمات شبکه خود داشته باشد. و حتی اگر مشتری هرگز خودکفا نشود، به دلایل مختلف مستندسازی را مفید خواهید یافت.

همچنان که کسب و کار مشاوره ای شما رشد می کند، دیگر نمی توانید وقت خود را به مشتریان خود اختصاص دهید. در آینده، یکی از کارکنان شما ممکن است به مشتری سرویس ارائه دهد. داشتن مستندات مناسب بهترین شیوه ای است که تضمین می کند که هر کدام از کارکنان شما قادر به تامین نیازهای مشتری بدون نیاز به تحقیق درباره مشتری به منظور راه اندازی و اقدامات قبلی شرکت در قبال آن مشتری خواهد بود.

مستندات همچنین از این نظر که به شما برای به یاد آوردن آنچه انجام شده کمک می کند مهم است. من پروژه هایی را به پایان رسانده ام که فکر می کردم فقط همان یک بار هست و دیگر مشتری را نخواهم دید. اما یک یا دو سال بعد، مشتری دوباره تماس گرفته و درخواست کار دیگری می کرد. هیچ راهی وجود ندارد که بتوانم به طور دقیق به یاد بیاورم که چگونه شبکه مشتری تنظیم شده یا چند سال پیش آنها را انجام داده ام. داشتن مستندات خوب به من اجازه می داد که شبکه مشتری را مرور کنم (همانطور که از زمان آخرین دیدار من وجود داشت) به طوری که خودم را در سایت مشتری در محاصره نبینم.

 

 

مستندسازی خوب همچنین از شما محافظت می کند. تجربه من این است که هنگامی که دستتان به شبکه مشتری برسد، مشتری به طور طبیعی فرض می کند که هر مشکلی که از آن لحظه به بعد رخ دهد، مربوط به چیزی است که شما انجام داده اید (حالا خواه این تصور حقیقت داشته باشد یا نه). مشکل این است که اگر سیستم مشتری دچار خرابی بزرگی باشد، ممکن است سعی در ادامه دادرسی علیه شما داشته باشند، حتی اگر خرابی تقصیر شما نبوده باشد. این امر بعید به نظر می رسد، اما به یاد داشته باشید که شما بیشتر از خود مشتری در مورد شبکه وی می دانید. اگر اینطور نبود، مشتری اصلا با شما تماس نمی گرقت. به همین ترتیب، ممکن است مشتری آنقدر مهارت نداشته باشد که تفاوت بین یک خرابی مربوط به کار شما و خرابی مربوط به چیزی دیگر را تشخیص دهد.

اگر مشتری اقدام به طی مسیرهای قانونی کند، مستندسازی شما احتمالا بهترین دفاع شما خواهد بود. مستندات کامل و مستدل نه تنها نشان می دهد که کدام بخش از شبکه مشتری را اصلاح کرده اید، بلکه شواهدی را نشان می دهد که شما از بهترین شیوه های موجود در صنعت پیروی کرده اید.

چه چیزی را مستند کنیم

محتویات مستندات واقعی بسته به نوع کار متفاوت خواهد بود، اما در اینجا دانستن چند چیز ممکن است مناسب باشد:

  • نمودار شبکه (توپولوژی شبکه، طرح Active Directory، و غیره)
  • لیستی از نام های کامپیوتر و آدرس های IP
  • مستندات پشتیبانی مجوزهای نرم افزاری خریداری شده، همراه با اسناد و مدارک نشان دهنده اینکه دیسک های نصب در پایان پروژه به چه کسی داده شده اند
  • رسید خرید سخت افزارها
  • شرح مفصلی از هر روش پیکربندی مورد استفاده (تنظیمات سیاست گروهی، تنظیمات حساب کاربر، تنظیمات VPN، و غیره)
  • اسامی و اطلاعات تماس هر یک از افرادی که در این پروژه با آنها کار کرده اید، و همچنین یادداشت های مربوط به نقش های هر یک از این افراد در پروژه ( چه کسی چه کاری را تایید کرده است)
  • اگر مشتری شما مبلغ هنگفتی در سخت افزار جدید سرمایه گذاری کرده باشد، حتی می توانید تعدادی عکس بگیرید تا بعدتر به عنوان مدرک مبنی بر تحویل  سخت افزار به مشتری از آنها استفاده کنید.

 

 

بسیاری از این موارد برای کمک به شما در مواقعی در نظر گرفته شده اند که یک مشتری ناراضی ماه ها یا سال ها بعد غرغر کرده و اعلان نارضایتی می کند. با این حال، اقلام موجود در این لیست همچنین می توانند مورد استفاده قرار گیرند تا به سرعت با شبکه مشتری آشنا شوید، که در صورت عدم وجود این مستندات باید وقت زیادی را صرف آشنایی با شبکه می کردید. هر چند ممکن است متوجه شوید مجبور به انجام انواع مختلف مستندسازی نه برای نفع خود، بلکه برای نفع مشتری هستید.

به عنوان مثال، سال گذشته در یک کشور جهان سومی کار کردم. کارکنانی که برای پشتیبانی از شبکه استخدام شده بودند، تجربه بسیار کمی در زمینه کار با کامپیوتر داشتند و تقریبا هیچ تجربه ای از شبکه نداشتند. تفاوت زمانی باعث شده بود آن افراد نتوانند هر زمان سوالی دارند با من تماس بگیرند ( مشکل برقراری تماس تلفنی بین المللی از آن کشور را هم به آن اضاف کنید). بنابراین، چند روز اضافی را برای مکتوب کردن مستندات در محل برای چندین روش، مانند نحوه ایجاد حساب کاربری، انجام پشتیبان گیری روزانه و اضافه کردن ایستگاه های کاری به دامنه، صرف کردم. سپس به کارکنان فناوری اطلاعات وقت دادم که مراحلی را که مستند کرده بودم انجام دهند تا مطمئن شوم هیچ ابهامی ندارند. 

هر زمان که کاری برای مشتری انجام می دهید، مهم است که آنچه را که انجام داده اید مستند سازی کنید. سطح مستندسازی مورد نیاز به شدت بسته به نوع کار و سطح مهارت مشتری شما متفاوت خواهد بود. در هر صورت، مستندات شما باید به اندازه کافی جامع باشد که بتوان در صورتی که مشتری دست به اقدام قانونی علیه شما بزند از آن برای دفاع از خود استفاده کنید.