فرض کنید قصد دارید شرکت یا سازمان خود را به یک شهر یا خیابان دیگر منتقل کنید؛ منطقاً، باید تجهیزات مرتبط با فناوری اطلاعات و تلفن را نیز با خود به مکان جدید ببرید. در بنگاه های کسب و کار کوچک یا متوسط، مسئولیت هماهنگی اوضاع و امور برای انتقال شرکت برعهده ی مالک، مدیر اجرایی یا مدیر عامل است و متخصصان فنی، دخل و تصرفی در این موضوع ندارند.
در ادامه، نکاتی درباره ی انتقال شرکت یا سازمان به شما معرفی میکنیم که ضمن استناد به آنها میتوانید زمان از کارافتادگی شرکت را به حداقل رسانده و از آشفتگی ها و بی نظمی ها بکاهید.

قبل از انتقال شرکت ، یک فهرست از اقلام و موجودی های مادی شرکت تهیه کنید؛ و درمورد نگه داشتن، گلچین کردن، جایگزین کردن یا واگذار کردن آن ها تصمیم بگیرید

فرآیند انتقال شرکت را باید با تهیه ی یک فهرست کامل از دارایی های مربوط به فناوری اطلاعات و خطوط تلفن، لوازم جانبی، اتصالات، منابع تغذیه و دستگاه های خنک کننده آغاز نمایید. این بدان معناست که از نمای روبرویی، بالایی و پهلویی هر دستگاه و ابزار، تصویر تهیه کرده و تصاویر را نشان گذاری می نمایید. نام کاربرد هر دستگاه تلفن و یا محل (اتاق) آن در شرکت را روی دستگاه نصب کنید.
اگر سرورهای بلااستفاده را دور بیاندازید و سرورهای قدیمی را پس از تبدیل به سرور مجازی، در دستگاه های فیزیکال یکپارچه سازید، فضای کمتری اشغال خواهد شد. شاید زمان آن رسیده باشد که سرورهای خود را به روز رسانی کنید؛ ظرفیت های محاسباتی انعطاف پذیرتری برای خود دست و پا نمایید؛ و به سیستم های عامل جدید روی آورید. بعلاوه، شما میتوانید ضمن استفاده از این فرصت، سیستم تلفن پیشین خود را به یک سیستم ابری مبتنی بر اینترنت تبدیل نمایید.

شبکه ی دفتر کار جدید باید امکان استفاده از تلفن اینترنتی را داشته باشد

شبکه ی دفتر کار جدید باید به محض ورود شما به آن محل، آماده ی بهره برداری و استفاده باشد. پس از برقراری اتصالات و نصب و راه اندازی شبکه، پیمانکار فناوری اطلاعات شما باید لیبل های تمام سوکت ها و پنل ها را بررسی و تأیید کرده و اتصالات کابلی را مورد ارزیابی و آزمایش قرار دهد؛ در نهایت، ایشان باید یک گزارش کامل از وضعیت شبکه به شما ارائه کند. درگاه های تلفن، پرینتر، سیستم اینترکام و دیگر ابزارهای آی پی باید سالم و آماده باشد. شما باید از پیکربندی صحیح سوییچینگ های مرکزی و سخت افزار روتینگ نیز اطمینان حاصل کنید.
پهنای باند مورداستفاده ی شما در محیط کار باید سیستم تلفن اینترنتی را به راحتی پشتیبانی کند؛ مگرآنکه کسب و کار شما، شدیداً مبتنی بر تماس تلفنی باشد یا شمار تماس های ویدئویی کارکنان زیاد باشد. برای برقراری یک تماس از طریق اینترنت که از کیفیت بالایی برخوردار باشد، تنها 100 کیلوبیت بر ثانیه یا یک دهم نرخ داده ی یک مگابیت بر ثانیه ای موردنیاز است. کارمندان بخش فناوری اطلاعات سازمان شما میتوانند با استفاده از ابزارهای تست ترافیک، بار شبکه ی مبتنی بر تلفن اینترنتی را مورد بررسی قرار دهند.

 در طی زمان جابجایی، خطوط تلفن را فعال نگه دارید

آن دسته از مدیران و مالکان سازمان ها که از سیستم های تلفن ابری استفاده میکنند، در طی زمان جابجایی از دغدغه ی پاسخگویی به تماس های تماس گیرنده ها در امان هستند. ضمن استفاده از یک سیستم تلفن ابری، شماره ی تلفن شما به گونه ای پیکربندی میشود که در صورت برقراری تماس، یک دستگاه دیگر که به آی پی متصل است، زنگ بخورد؛ به عنوان مثال، شما میتوانید برای دریافت تماس های دریافتی از کامپیوتر، تلفن رومیزی یا نرم افزارهای تلفن هوشمند استفاده کنید. برخی از تأمین کنندگان، امکان ثبت چندین نقطه ی تماس به نام یک کاربر را فراهم آورده اند؛ در این صورت، اگر فردی با شماره ی تلفن شرکت تماس بگیرد، چندین دستگاه بطور همزمان زنگ میخورند و کارمندان، در زمان اسباب کشی، نگران عدم دسترسی به تلفن های رومیزی برای پاسخگویی به تماس ها نیستند.
اگر در حال نقل و انتقال شرکت در یک گستره ی جغرافیایی ثابت هستید، امکان حفظ شماره ی تلفن پیشین (که مشتریان آن را در اختیار دارند) برای شما مهیّا خواهد بود. اما اگر  قصد انتقال شرکت به منطقه ی جغرافیایی جدید را میکنید، تأمین کننده ی خدمات مخابراتی شما باید یک شماره ی تلفن کاری جدید در اختیارتان قرار دهد که این شماره، با پیش شماره ی منحصر به آن منطقه آغاز میشود.
اگر در مکان پیشین شرکت، از خطوط تلفن سنتی استفاده میکرده اید، امکان پاسخگویی به تماس ها در زمان اسباب کشی برای شما فراهم نخواهد بود. در این شرایط، باید به شرکت مخابراتیخود اطلاع دهید که شماره تلفن تان را در طول دوران جابجایی، فعال نگه دارد؛ بدین ترتیب، تا زمانی که بطور کامل در محل جدید مستقر شوید، آنها شماره ی تلفن پیشین را موقتاً به آدرس جدید یا صندوق پیام های صوتی هدایت میکنند.

برای بسته بندی و انتقال تجهیزات فناوری اطلاعات، با شرکت های خدمات باربری تماس بگیرید

حتی اگر تعداد اسباب و ابزارهای مربوط به بخش فناوری اطلاعات سازمان یا شرکت تان بیش از یکی دو قطعه نباشد، استخدام افراد متخصص برای بسته بندی و انتقال آن ابزار (من جمله سیستم تلفن) به محل جدید موجب صرفه جویی در زمان خواهد شد. کارکنان بخش فناوری اطلاعات، به قدری مشغول بازبینی و بررسی اتصالات و ریبوت کردن سیستم ها خواهند بود که زمان کافی برای رسیدگی به امور پیرامون بسته بندی و انتقال تجهیزات ندارند. در پاره ای از اوقات، مشاوران بخش فناوری اطلاعات، خودشان مسئولیت انتقال شرکت را برعهده میگیرند؛ و در پاره ای دیگر از مواقع، شما را به متخصصان حمل بار ارجاع میدهند. اگر قصد جابجایی در یک گستره ی جغرافیایی ثابت را دارید، آن متخصصان در روزهای آخر هفته امور مربوط به انتقال شرکت را برای شما انجام میدهند؛ تا کمترین حد اختلال را در فرآیندهای کاری شما به وجود آورند.
اگر سرورهای شما حاوی مقدار زیادی اطلاعات هستند که مشمول مقررات امنیتی میباشند، باید از شرکت های خدماتی متخصص بخواهید که ضمن تأمین پرسنل، وسائط نقلیه، چمدان و بیمه نامه ی معتبر، مسئولیت جابجایی سرورها را برعهده بگیرند و بالاترین سطح امنیت را برای سرورها و اطلاعات درون آنها فراهم آورند.

کیفیت تماس های تلفنی و صدا را در محل جدید امتحان کنید

اگر سیستم تلفن داخلی (تبادل انشعاب خصوصی PBX) آی پی پیشین خود را با خود به محل جدید میبرید، پیش از انتقال شرکت باید از داده های ذخیره شده در سیستم (مثل پیام های صوتی یا پیام های ضبط شده) نسخه ی پشتیبان تهیه کنید. پس از پایان فرآیند نقل مکان، از کارمندان بخواهید که در اسرع وقت تلفن های خود را چک کنند. شما میتوانید ضمن ارسال یک ایمیل کوتاه به هرکدام از کارمندان، طریق چک کردن تلفن و کیفیت تماس را به ایشان آموزش دهید؛ و از آنها بخواهید که قابلیت هایی نظیر تماس درون سازمانی/ تماس برون سازمانی، درج پیام صوتی، اتصالات داخلی و پل های کنفرانسی را بررسی نمایند. اگر مشکلی وجود داشته باشد، در همان روز اول از آن مطلع شده و آن را حل میکنید.
اگر از یک سیستم تلفن ابری استفاده میکنید، اکنون زمان خوبی است که یک نرم افزار تماس تلفنی را به کارمندانتان معرفی نمایید. بدین ترتیب، مطمئن خواهید شد که کارمندانتان در طول دوران اسباب کشی و  انتقال شرکت همواره آنلاین و در دسترس هستند و در زمان عدم حضور پشت میز کار خود، قادر به پاسخگویی به تماس های دریافتی و برقراری تماس با مخاطبان موردنظر خواهند بود. بعلاوه، درصورت وقوع شرایط اضطراری مثل کوران، قطع برق، سیل و غیره، آن نرم افزار به عنوان یک تلفن پشتیبان عمل میکند.

پیام های خبری، خوشامدگویی و دیگر اطلاعات تماس را بروزرسانی کنید

طی یک پیام خبری گویا روی تلفن شرکت، محل جدید شرکت را به تماس گیرنده ها اعلام کنید و در صورت امکان، مسیرهای دسترسی و ساعات کاری شرکت را نیز به ایشان معرفی نمایید. اگر این اطلاعات را پیشتر در پیام خوشامدگویی صندوق پیام های صوتی اعلام کرده اید، باید آن پیام ها را نیز بروزرسانی کنید.
اگر شماره تلفن شرکت را تغییر داده اید یا خطوط تلفن جدیدی خریداری کرده اید، اطلاعات تماس با شماره های تلفن مذبور را به مخاطبان اعلام کنید؛ به عنوان مثال، میتوانید شماره ها را در وبسایت، پروفایل رسانه های اجتماعی، امضای ایمیل، کارت بیزینس و برگه های تبلیغاتی شرکت خود درج نمایید.

سخت افزارهای بلااستفاده یا کهنه را به روش صحیح دور بریزید

اگر تصمیم به تعویض برخی یا تمام سخت افزارها و لوازم خود گرفته اید، باید بدانید که روش های مختلفی برای دور ریختن صحیح آنها وجود دارد. اگر آن ابزارها در وضعیت فیزیکی خوبی هستند، به فروشنده های شهر خود یا شهرهای دیگر زنگ بزنید و تجهیزات خود را به ایشان بفروشید. بعلاوه، شما میتوانید آن تجهیزات و ابزارها را به سازمان های غیرانتفاعی بومی یا نهادهای خیریه اعطا کنید. برای دفع تجهیزات کهنه و بلااستفاده نیز باید با نهادهای خدمات بازیافت تماس بگیرید تا اقلام را از شما تحویل بگیرند. اگر در صنایعی نظیر صنعت مراقبت از سلامت یا صنایع مالی فعالیت میکنید، برای دفع تجهیزات و سخت افزارها باید به نهادهای خدماتی حرفه ای مراجعه کنید تا از حذف کامل و صحیح داده های موجود برروی دستگاه ها مطمئن باشید.
انتقال شرکت و جابه جایی مکان، امری بسیار استرس آفرین است؛ اما فرصت خوبی برای خلاص شدن از تجهیزات بلااستفاده و غیرضروری به شمار می آید و شما میتوانید به جای آن سخت افزارهای تاریخ گذشته، از خدمات مبتنی بر محیط ابر استفاده کنید. ضمن تدوین و تنظیم یک برنامه ی کارآمد برای تأمین خدمات مخابراتی در شرکت، به این اهداف و مقاصد دست خواهید یافت و در عین حال، از غافلگیری های ناخوشایند اجتناب به عمل خواهید آورد. بعلاوه، ارتباط شما با تأمین کننده ها و مشتریان تان نیز حفظ خواهد شد.
شما میتوانید برای آنالیز رایگان و آگاهی از شرایط موجود سازمانتان با پیراسیس تماس حاصل فرمایید