در حین مسیر برقراری همیاری با یک کمپانی سرویس های شبکه، گودال‌هایی وجود دارند که به دام افتادن در آن‌ها، بسیار پرهزینه و گران تمام میگردد. به‌دنبال، راهکارهایی به شما معرفی می کنیم که با استناد به آن ها می توانید از حصول نتیجه ها مناسب در طی رابطه ها همیاری مبنی بر برون سپاری سرویس های شبکه مطمئن گردید.
به دنبال ورود حوزه‌ی فناوری داده ها به سی سال حیات خویش، متخصصان و سیاست‌گذاران این حوزه قدم‌های قابل مراعات‌ی در سمت و سوی تسریع بلوغ آن برداشته‌اند و تمام اقتدار مدیریتی خویش را در سمت اجتناب از به دام افتادن در دام‌های پرهزینه‌ای که در حین مسیر واقع گردیده‌اند، به فعالیت گرفته‌اند. رَندی ویل، مدیریت ارشد کمپانی مشورت کردنی برون سپاری و سرویس های مشترک کی.پی.ام. جی (KPMG) میگوید که امروزه، تأمین‌کنندگان برون سپاری سرویس های شبکه به نسل جدیدی از معاملات و قراردادها وارد شده‌‌اند؛ البته شماری رویه‌ی بسیار کارآمد دارا هستند. ایشان رغبت دارند سطح های خدماتی بهتری را ارائه کنند که تلاش حقیقی و واقعی سازمان و تجربه‌ی استفاده کننده آخری را به سیرتکاملی بهتر رفلکس دهد؛ به موجب آن، اهمیت فرایند مخلوط سرویس ها و هماهنگ‌سازی عملیات‌ها به رسمیت شناخته شود؛ عنصرهای استراتژیک در قرابت با محیط داخلی سازمان نگهداری شوند؛ و قراردادهایی انعطاف‌پذیرتر بسط پیدا نمایند. ولی این هدف ها، از ابتدایی‌ترین مورد ها به شمار میایند.
البته در زمان مسیر عقد جدیدترین قراردادهای برون سپاری، چند چاله وجود دارد که به دام افتادن در آن ها بسیار پرهزینه و گران تمام خواهد شد؛ به علاوه، متخصصان فناوری داده ها، گاهاً به برخی خطاهای نوظهور و جدید نیز گرفتار می گردند. رعایت جوانب احتیاط جهت اجتناب از به دام افتادن درین گودی‌های برون سپاری، به مثابه یک قدم وسیع در راستای تسریع و رشد شرکت کردن‌های بر اساس برون سپاری سرویس های شبکه به شمار می آید که نتیجه های مناسب به یار خواهد داشت.
تجدیدنظر در گزینش کمپانی سرویس های شبکه به جای پیگیری عوارض ریشه‌ای
متخصصان و مدیران IT، به نیکی به اهمیت چابکی در زمان دیجیتال واقف می باشند و به مراد محافظت انعطاف‌پذیری و قابلیت اِعمال تغییر و تحول در تصمیم‌هایشان، معمولاً با یک سری کمپانی، قراردادهای کوتاه‌زمان عقد مینمایند. با این که درحال حاضر، بعضی از مشتریان برون سپاری، بیش تر از حد بر جایگزین کردن کمپانی‌ها تمرکز دارند و از نقش سازمان یا این که کمپانی خویش دراین قرارداد غافل می شوند. ویلی اعتقاد دارد که‌این مشتریان، “مقدار متعددی از عصر خویش را صرف کارایی برای جایگزین‌سازی شرکتهای تامین‌کننده سرویس های شبکه مینمایند و به هیچ عنوان به خطاها و مسائل ریشه‌ای دقت ندارند؛ این زمینه، برای بخش اعظمی از شرکتهای سرویس های شبکه یک دردسر و ایراد وسیع تلقی می گردد”. مشتریان سرویس های فناوری داده ها می بایست برای کسب آشنایی بدون نقص راجع‌به نقش خویش در یک رابطه برون سپاری برنده، وقت کافی صرف نمایند و از شماتت و سرزنش تأمین‌کننده‌ها دست بردارند.
تمرکز بر راه‌حل به جای تمرکز بر مسائل و اشتباهات
اولی دی دونوگ، مدیریت بخش تحقیق و پژوهش سازمان مشورت و تحقیق در برون سپاری اچ اف اس (HfS Research) می گوید: “مرسوم ترین غلط در قراردادها و ارتباط های برون سپاری، اعمال تمرکز افراطی بر فناوری میباشد که باتوجه به شیوع و بسط روزافزون فناوری دیجیتال در دنیای امروز، به هیچ عنوان به دور از خیال نیست. خرید جدیدترین و توسعه یافته ترین ابزارهای فناوری، به تدریج به سود مناسب سبب ساز خواهد شد”. مدیران و متخصصان فناوری داده ها بایستی دوره خویش را بر شناسایی و گزینش مشکلاتی که مستلزم به راه‌حل میباشند، سپرده گذاری نمایند؛ بعلاوه، ایشان می بایست پیش از محل ورود به قراردادها بر اساس برون سپاری سرویس های فناوری داده ها، راندمان های مورد انتظار و متبوع خویش را شناسایی کنند. این بدان معناست که به خواسته شناسایی این پارامترها، گفتگو و مباحثه با همیاران و یوزرها ضروری خواهد بود. وی دی دونوگ می گوید: “جمع آوری گونه ها و اقسام سهام داران از بنگاه های کسب و فعالیت متعدد در کنار یکدیگر، دستیابی به رویکردهای جدید و بدیع را قابلیت پذیر می سازد و ما را در باب شناسایی دوباره معضل ها امداد میدهد؛ بعلاوه، به‌این روش، یک عرصه ی نو از همیاری و شرکت کردن در پیش روی سازمان قرار میگیرد که پیشتر مورد غفلت واقع شده‌است”.
ابیشک شارما، نائب رئیس بخش تضمین قیمت در کمپانی مشورتی برون سپاری اورست گروپ میگوید: “تمرکز بر پرداخت کمترین هزینه برای راه‌حل های از پیش رقم خورده، نسبت به پیشین ترویج کمتری یافته میباشد. این زمینه، در قالب درخواست های مکرر جایگزین سازی تأمین کننده و تقاضا برای اخذ منابع کارشناس و تک ماهر در عوض مبلغ اثبات تظاهر یافته میباشد. که نهایتاً، هر دو سبب به تقلیل حق تقدم پرونده ی مشتری و خدشه دار شدن اطمینان خواهند شد”.
عقد قرارداد جهت دستیابی به ابداع
در بعدازظهر دیجیتال پویای امروز، شرکت ها در حال همت و تقلای فراوان برای سرقت کردن گوی رقابت از یکدیگر می باشند؛ به همین علت، طبیعتاً برای اخذ امداد به تأمین کنندگان سرویس های فناوری داده ها روی خواهند آورد. فقط نقص و موردی که دراین باره مطرح میباشد، آن میباشد که بعداز عقد قرارداد، قابلیت نگارش یک درخواست برای توصیه جدا همیاری نسبتاًً ناممکن خواهد بود.
ژیمیت آرورا، یکی‌از شرکای تأمین کننده ی سرویس های فناوری داده ها در اورست گروپ میگوید: “مشتریان، دائماً از این مسئله گلایه دار هستند که تأمین کننده ی آن‌ها توانمند به رفع نیازهای ایشان به خلاقیت و اختراع وجود ندارد. ولی درحال حاضر، همین مشتریان رغبت دارا هستند که پروسه اجرای قرارداد را برمبنای سبک های سنتی و در حضور ضوابط طاقت فرسا و غیر قابل انعطاف به جای آورند. تجربه ی ما در این مورد نشان می دهد که در اکثر مواقع و موقعیت، این تأمین کننده وجود ندارد که برای دستیابی به ابتکار و خلاقیت، یک محدودیت به شمار می‌آیند؛ بلکه خود موسسه ها مشتری، دلیل محدودکننده می باشند”.
استیو هال، مدیریت و هم-بنیانگذار کمپانی مشورت و تحقیق در فناوری آی. اس. جی. (تیم سرویس ها اطلاعاتی) اعتقاد دارد که مشتریانی که در‌پی سرویس ها گوناگون و منحصر میباشند، می بایست فضا و قوانینی را مهیا آورند که حصول این انگیزه را تسریع و تسهیل نماید. او میگوید: “فروم های اختراع و خلاقیت تشکیل دهید. سهام داران و اشخاص ذی نفع را به دربین آورید. مجموعه تأمین کننده را نیز دعوت به همیاری فرمائید و از ایده هایشان تجلیل و سپاس فرمائید. ابتکار، ماحصل کارایی رهبران و مدیران جهت گسترش ی حالت مقتضی برای اخلاق اختراع و خلاقیت میباشد. شاید اجرا و پیاده سازی تمام نظرها از قدرت شما بیرون باشد؛ البته دیده پوشی و صرف حیث از آن‌ها نیز خلاقیت تأمین کننده و کمپانی مشتری را به فنا می‌برد”.
تمرکز و اتکا بر قالب های برون سپاری
مدیران و متخصصان بخش فناوری داده ها نباید از رویکردهای سازمانهای دیگر تقلید نمایند. برند تانوویتز، مدیریت ارشد بخش تحول کسب و عمل و مشاور برون سپاری کمپانی پیس هارمون (Pace Harmo) می گوید: “مدیران و متخصصان فناوری داده ها بایستی بجای تقلید از راه و روش سازمانهای دیگر، یک ایده ی هوشمندانه در مورد نیازهای سازمان مطرح نمایند و از تفکرات نقادانه پیرامون چگونگی بازنگری و گزینش حالت معاملات برون سپاری پیروی کنند؛ تا به این روش، موقعیت و مسئله ی قیمت افزایی را مهیا آورند. اجرای شایسته ترین کنش ها و فرآیندهای برون سپاری، نیازمند شناسایی و تهیه و تنظیم حوزه ی کار، چارچوب مالی و حوزه های ریسک پذیر در کمپانی میباشد و بعلاوه، هدف ها، هدف های و تمدن سازمان نیز بایستی به صدق تمجید شوند”.
سخت گیری و انعطاف ناپذیری در تهیه موقعیت و قانون های قرارداد
سماجت و اصرار بر درج حالت و مقررات دشوار و غیرقابل انعطاف در قراردادهای برون سپاری، بر جور کسب و فعالیت تأمین کننده تأثیر منفی خواهد گذاشت و دودِ این حریق در دیده خود مشتری خواهد رفت. شارما میگوید: “در برخی از قراردادها، انعطاف پذیری در تغییر تحول ارزش و بهای سرویس ها، مفروض میباشد؛ و تجربه ی ما از بازنگری یکسری و تعدادی قرارداد و ارتباط ی همیاری حاکی از آن میباشد که تأثیر این انعطاف پذیر، تغییر و تحول 5 الی 7 درصدی بها کلی قرارداد بوده میباشد. در حین عقد قرارداد، انگیزه از مصاحبه می بایست حصول توافق و هماهنگی در میان سازمان تأمین کننده و نیازمندی های سازمان مشتری باشد؛ نه آنکه مشتری، تأمین کننده را زیر فشار بگذارد”.
دست‌کم گرفتن تأثیر نیروی انسانی
بخش اعظمی از مدیران سازمان‌ها و متخصصان بخش سرویس های شبکه، از تهیه و تنظیم یک برنامه برای انجام تغییرات ضروری در گوشه و کنار برون سپاری گردیده گشوده می مانند.بنابراین، آن ها در خط مش دستیابی به راندمان‌های موردنظرشان با محدودیت‌ها و مانع ها زیادی روبرو خواهند شد. در اکثر وقت ها، مدیران سازمان‌ها و کمپانی‌ها تصور مینمایند که سازمان یا این که شرکتشان قادر است نوع های سرویس ها‌رسانی نو را به درستی مدیریت نماید؛ این تصور تا وقتی دوام مییابد که واقعاً به ایشان اثبات شود که کمپانی از پَس مدیر نوع‌های نام برده برنمی‌آید.
هال می گوید: “تصور نکنید که پرسنل حاضر در دور و بر فعالیت، شایسته ترین و ایده‌آل‌ترین اشخاص برای مدیریت سرویس ها می باشند. کارکنان، برای برقراری رابطه با کمپانی‌های ثالث، به مهارت‌های ارتباطی بسیار توسعه یافته‌ای نیاز دارند. برخی از اشخاص، این مهارت‌ها را خاطر میگیرند و برخی دیگر هیچگاه از پَس یادگیری آن ها برنمی‌آیند. یک عضو کارنابلد از تیم می تواند هرآنچه را که اشخاص هوشمند و متبحر ریسیده‌اند، پنبه نماید”.
مدیران و متخصصان فناوری داده ها می بایست به سیرتکاملی فعالانه و صادقانه، با کمپانی‌های ثالث رابطه برقرار نمایند؛ و در عین هم اکنون، نیازها و انتظارات اعضای تیم سهام‌داران یگانه را نیز مدنظر داشته باشند. حصول اطمینان از امنیت روند انتقال داده ها بین پرسنل کلیدی، گسترش‌ی برنامه‌های کارآمد جهت ابقای حضور کارکنان در دفتر کار و اضافه کردن استعدادهای جدید در مجموعه نیروی انسانی از پاراگراف ضروریات به شمار میایند.
تمرکز ناکافی بر فرایند انتقال داده ها
فرایند انتقال داده ها بین یک سازمان فناوری داده ها به سازمان تأمین‌کننده، یکی‌از مؤلفه‌های محوری و اساسی در رابطه ها بر طبق برون سپاری میباشد که دستیابی به آن نیازمند تهیه و تنظیم برنامه‌ها و رویکردهای کارآمد خواهد بود. کمپانی‌هایی که اعتنا کافی و وافی به استراتژی انتقال داده ها مبذول نمی‌دارند، با مشکلاتی تأخیر یا این که عدم اخذ راندمان، حیف کردن اطمینان و حمایت مشتری و جدا همیاری مواجه خواهند شد.
مشتریان و شرکت ها سرویس ها شبکه بایستی پیش از مقدمه به همیاری، یک آشنایی و فهم درست در امر دور و اطراف کاری سازمانهای یکدیگر به دست آورند و با مؤلفه‌هایی مثل فرآیندها، سیستم‌ها، سطح های سرویس ها، حجم سرویس ها، قراردادها و انتظارات یکدیگر آشنا شوند؛ در غایت، بایستی یک برنامه‌ی صریح برای پروسه انتقال علم تهیه نمایند. ایشان بایستی مبادرت به بسط‌ی برنامه‌های احتمال‌یابی و کاهش تأثیرات منفی بر کنش‌های کلیدی سازمان کنند.
دراین در میان مخارج سرویس های شبکه هم نقش به سزایی در تصمیم‌گیری مدیران بازی میکنند.
مدیران و متخصصان فناوری داده ها بایستی برای آن جور از اقلام که دوره انجام عمل یا این که فرآوری طولانی دارا هستند (مثل فناوری هایی که می بایست توسعه و گسترش یابند یا این که خریداری شوند؛ یا این که استخدام نیروی عمل تازه) نیز برنامه تهیه و تنظیم کرده باشند. علاوه بر این، ایشان بایستی یک تیم از متخصصان و کارشناسان مراحل انتقال داده ها یا این که یک دپارتمان رئیس برنامه نیز تأسیس نمایند تا بتوانند از گزندها و ریسک های احتمالی ناشی از فقدان مهارت های مربوطه بدور بمانند. وارما، یک کدام از مدیران ارشد کمپانی کی.پی.ام. جی اعتقاد دارد: “کلید موفقت، خلاقیت میباشد؛ و اینکه نباید به آسانی تسلیم محدودیت‌ها گردید”.
تخصیص سرمایه‌ی ناکافی به حاکمیت
یک جور و چارچوب حاکمیت کارآمد و مدوّن که مشتمل بر یک مجموعه مدیریت سرویس رسانی، تعداد سهام دار و ذی نفع، یکسری رئیس اجرایی و یک تیم مدیر فروش باشد، یک ضرورت به حساب می آید. هال می گوید: “در غیاب این گونه و چارچوب حاکمیت، غالباً با وقوع سوءتفاهم در زمینه ی تعیین تصمیم گیرندگان و فرآیندهای تصمیم گیری، محل ارجاع اشتباهات و مسائل و شناسایی همتاهای مخاطب در دو سازمان مواجه خوا هیم بود”. وارما میگوید: “فقدان این جور و چارپوب کارآمد سبب به بروز منازعات داخلی، کاهش کیفیت سرویس ها، عدم رفع نیازمندی ها و انتظارات و همینطور ارتقاء سرسام آور هزینه ها می گردد”. شارما می گوید: “مدیران و متخصصان فناوری داده ها می بایست به این نکته دقت داشته باشند که جور و چارچوب حاکمیت در اول روند و زمان ارتباط ها برون سپاری، می بایست به نحوی تکامل یابد که به یک موقعیت اثبات و استوار رسد. سهام داران کلیدی را در ساختار این جور حیث فرمائید و ایشان را در فرآیندها دخیل گردانید”.
مدیریت با استناد به توافقنامه ی سطح سرویس رسانی (SLA)
توافقنامه ی سطح سرویس رسانی SLA ، دربردارنده جزئیاتی درباره‌ی انتظارات مشتری از مدل و کیفیت سرویس ها دریافتی از فروشنده میباشد و سفارش هایی برای رویا رویی با قوانینی که نیازهای مشتری رفع نمیشوند، ارائه میدهد؛ این توافقنامه همچنان تحت عنوان یک کدام از اجزای اصلی و اساسی قراردادهای برون سپاری سرویس ها فناوری داده ها، آیتم استناد و استعمال میباشد. به رغم آنکه تدوین و امضای یک توافقنامه ی جامع پیرامون سطح سرویس ها رسانی از ضروریات به حساب می آید، ولی این توافقنامه برای حصول اطمینان از کارایی تأمین کننده در قرارداد اصلی کافی نخواهد بود.
هال میگوید: “تعیین و رئیس سطح های مطلوب و مقتضی سرویس ها رسانی، یک پروسه اساسی و حیاتی به حساب می آید. این روند، نباید تنها یکبار به انجام رسد و بعد از آن فراموش شود. مشتریان سرویس ها فناوری داده ها می بایست سطح سرویس ها را مکرراً بازنگری کنند و پیرو چاره های نو جهت ارتقای سعی در طی بازه عصر اعتبار قرارداد اصلی باشند”.
او ادامه میدهد: “و با وجود آنکه سطح های بالای سرویس ها رسانی بسیار ایده آل می باشند، البته در دنیای چابک این روز ها، مشتریان و تأمین کنندگان به عقد قراردادهای راندمان محور و استناد به متریک های ترکیبی تحلیل سطح سرویس ها گرایش پیدا کرده اند تا به این شیوه بتوانند نتیجه ها و راندمان های بهتری از روند برون سپاری به دست آورند. دستیابی به‌این هدف ها، نیازمند وجود و کارکرد درست یک رابطه حاکمیتی توانمند میباشد”.
ثبت ديدگاه