از قدیم گفته‌اند باران همیشه هست، سیل ممکن است یک بار بیاید، ولی برای همان یک بار هزاران تمهید اندیشیده می‌شود تا کمترین عواقب را به همراه داشته باشد. وقتی یک اتفاق غیرمترقبه می‌افتد در زمان وقوع آن معمولاً کار خاصی از کسی برنمی‌آید. ولی آنها که از قبل در مورد آن فکر کرده‌اند و برای مقابله با آن تمهیداتی اندیشیده‌اند می‌توانند با خیال راحت‌تری به سیر وقایع ناخوشایند نگاه کنند. ولی اگر از قبل هیچ فکری در مورد آن نکرده باشیم احتمالاً جبران خسارت‌ها به این راحتی نخواهد بود. در تمام زمینه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات هم مسئله دقیقاً به همین شکل است. در واقع می‌توان گفت بخش عمده‌ای از فعالیت‌های شبکه را پیش‌بینی‌ها و دوراندیشی‌ها تشکیل می‌دهد. ما در پیراسیس یکی از دغدغه‌هایی که همیشه داریم این است که در صورت بروز اتفاقات پیش‌بینی نشده یک شرکت پشتیبانی شبکه چطور می‌تواند شرایط کم‌خطرتری را برای کسب و کار مشتری خود فراهم آورد.

حوادث و فجایع غیرمترقبه و وقوع شرایط بحرانی می‌توانند تمام بنگاه‌های کسب و کار و سازمان ها را از کار اندازند. در چنین شرایطی، مالکان شرکت ها و سازمان ها باید ارتباط خود را با کارمندان و مشتریان خود حفظ نمایند. در ادامه، به شما آموزش می‌دهیم که در زمان وقوع شرایط فوق‌الذکر، چطور سیستم تلفن شرکت خود را حسب موقعیت اصلاح کرده و از پیامدهای حادثه در امان بمانید.

 

مشتریان را از شرایط آگاه سازید

درصورت وقوع حوادث طبیعی و شرایط بحرانی ، مثل طوفان، یکی از نخستین اقدامات ضروری شرکت ها و سازمان ها آن است که مشتریان را از شرایط جاری در محیط کار آگاه سازند. این بدان معناست که شما، به عنوان مالک یک شرکت باید وبسایت خود را به‌روزرسانی کنید؛ وضعیت را از طریق رسانه های اجتماعی اعلام نمایید؛ و پیام‌های صوتی خطوط تلفن و ایمیل های صوتی را تغییر دهید. گذاشتن یک پست جدید در صفحات شبکه‌های اجتماعی و همچنین، ضبط و درج پیام‌های صوتی مقتضی روی خطوط اصلی تلفن شرکت یا سازمان، راهکارهایی سریع برای انتقال اطلاعات مرتبط با تغییر شرایط شرکت یا سازمان در زمان شرایط بحرانی به شمار می‌آیند. بعلاوه، اعضای گروه شما می‌توانند ضمن ارسال ایمیل‌های صوتی به مخاطبان، شرایط را به ایشان اعلام نمایند. کارمندان شرکت ها نیز می‌توانند با مراجعه به صندوق پُست صوتی خود، یک پیام صوتی جدید ضبط و ارسال کنند. بدین ترتیب، تماس گیرنده‌ها، یک فرصت دیگر برای دریافت پیام مزبور خواهند داشت. باوجود آنکه به روزرسانی مکرّر این پیام های صوتی ضروری نیست، اما شما حداقل باید تغییر در شرایط جاری شرکت یا سازمان را اعلام کنید؛ این به‌روزرسانی‌ها، باید به صورت آنلاین در دسترس مخاطب قرار گیرند. علاوه بر این، در این شرایط باید زمان طولانی‌تری را به پاسخگویی به پرسش‌های احتمالی مخاطبان اختصاص دهید. شما نباید یک تاریخ دقیق برای بازگشایی مجدّد شرکت یا سازمان اعلام کنید؛ زیرا پیش‌بینی زمان دقیق بهبود اوضاع و شرایط، بسیار دشوار است. در نهایت، در انتهای پیام‌های صوتی خود از صبر و شکیبایی مشتریان و همچنین حمایت و پشتیبانی ایشان، تشکر و قدردانی کنید.

شرایط دورکاری از یک محیط امن را برای کارمندانتان فراهم آورید

اگر به هنگام وقوع حادثه‌ای غیرمترقبه، کارکنان شما توانستند به سلامت از ساختمان سازمان خارج شوند و در عین حال، اگر از توانایی کافی برای دورکاری بهره‌مند هستند، می‌توانند از امکاناتی مثل “تلفن ویپ” و “انتقال تماس” برای حفظ ارتباط خود با همکاران و مشتریان استفاده نمایند. خدمات شبکه برای راه‌اندازی چنین امکاناتی بسیار مفید و موثر عمل خواهد کرد. تلفن ویپ به کارمندان امکان می‌دهد که از طریق لپ تاپ، کامپیوتر شخصی، تبلت، تلفن هوشمند، مرورگر وب و دیگر ابزارهای هوشمند خود اقدام به برقراری تماس‌های تلفنی کاری نمایند. برخی از تلفن افزارها، دارای ویژگی‌هایی مناسب برای کسب و کارها هستند. تلفن ویپ امکانات زیادی در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد. از میان آنها می‌توانیم به امکان برقراری تلفن کنفرانس، تماس ویدئویی، انتقال تماس، ضبط مکالمه و غیره اشاره کنیم. بدین ترتیب، تمام نیازهای ارتباطی شما در طول شرایط بحرانی و پس از آن، مرتفع خواهند شد. ویپ به کارمندان امکان می‌دهند تا از هر مکان و موقعیتی غیر از دفتر رسمیشان، به انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان بپردازند. اگر خطوط تلفن فیزیکی محل کار در اثر سیل و طوفان، تخریب شده یا گم شده باشند، جای نگرانی نخواهد بود. البته استفاده از تلفن افزارهایی مثل ویپ مستلزم دسترسی به اینترنت است. یکی دیگر از امکانات این ابزار، امکان انتقال یا هدایت تماس‌های تلفنی به تلفن همراه کارمندان است. این عمل، از طریق پرتال ادمین آنلاین در سیستم تلفن انجام خواهد شد.

اعلام باز/بسته بودن دفتر کار برحسب شرایط

برخی از سازمان ها و شرکت ها چندین شعبه دارند که برخی از آنها ممکن است در محل وقوع حادثه مستقر باشند. مالکان این شرکت ها و سازمان ها، باید قوانین روتینگ تلفن را به روزرسانی کرده و تلفن های دریافتی را به شعب دیگر متصل نمایند. این عمل، از طریق تغییر قواعد مربوط به ساعات کاری در سازمان یا روتینگ تمام تماس‌های دریافتی به شعب دیگر انجام می‌شود. بدین ترتیب، مالکان شرکت ها و سازمان ها مطمئن خواهند شد که مشتریان، همچنان به نمایندگان شرکت دسترسی دارند و می‌توانند کارهای خود را به ایشان ارجاع دهند. سازمان ها و شرکت هایی که در طی شرایط بحرانی و پس از آن باز هستند، پیام‌های صوتی تلفن های شعب خود را به‌روزرسانی می‌کنند تا سیل تماس های دریافتی را به بهترین شکل مدیریت نمایند. به عنوان مثال، شما می‌توانید پیام زیر را به عنوان پیام خوش‌آمدگویی روی تلفن گویای شرکت ضبط کنید:
اگر قصد برقراری تماس با شعبه‌ی کرمانشاه را داشته‌اید، به اطلاع می‌رسانیم که مسئولیت پاسخگویی به تماس‌های دریافتی آن شعبه هم اکنون برعهده‌ی ماست. زیرا این شعبه، در حال حاضر به دلیل وقوع زلزله، تعطیل است.

شما می‌توانید راهنمایی برای انجام چنین کارهایی را به عهده شرکتی که پشتیبانی شبکه کامپیوتری را انجام می‌هد، بسپارید.

به‌روزرسانی لوکیشن برای تسهیل عملیات جستجو و امداد

باوجود آنکه پیدا کردن یک مکان امن برای فرار از آسیب‌های طوفان و دیگر حوادث طبیعی، اولویت برتر و ارجح به شمار می‌آید، اما دسترسی به خدمات اورژانسی در محل کار (ساختمان سازمان یا شرکت) نیز به همان اندازه حائز اهمیت است. اگر ساختمان سازمان یا شرکت شما در یک پناهگاه اضطراری واقع شده است یا اگر قصد نقل مکان به یک محل جدید را دارید، باید لوکیشن خود را به‌روزرسانی کنید تا آدرس جدید، در اختیار مخاطبان و مراجعانتان قرار گیرد. احتمال تشدید یا وقوع مجدد بحران، وجود دارد؛ و پرسنل بخش امداد باید از محل یا موقعیت جغرافیایی سازمان یا شرکت شما آگاه باشند تا در زمان جستجو و امداد، دچار مشکل نشوند.
.