شرکت ها فورستر (Forrester) و دل ای. ام. سی (Dell EMC) اعلام کرده اند که فقط 34 درصد از پرسنل، معتقدند که قادر‌اند ایرادات و مسائل کاریشان را با فناوری های در دسترس سازمان حل نمایند. فقط یک نفر از هر سه نفر تصور می نمایند که سازمان، نیازهای ایشان را به درستی فهم می کند و ابزارهای مطلوب و مقتضی را در اختیارشان قرار می دهد.
به کار گیری از یک ابزار واحد و منفرد در بخش فناوری داده ها، امتیازهایی از قبیل نصب سهل وآسان، هزینه کمتر و سهولت در آشنایی تنظیمات را همراه دارد. ولی در پیشبرد منش “تکرار ابزارها” در حین بروزرسانی سخت افزارها، یوزرها را خسته خواهد کرد.
سازمان یا این که کمپانی شما می بایست در بین ابزارهایی که خریداری می کنید و کاربرانی که از آن ها استعمال می نمایند، یک پل درست کند. در غیر این صورت، رابطه خویش را با دو سوم از کارمندانی که می‌گویند فناوری ها و ابزارهای سازمانی بر تصمیم ایشان در رابطه گزینش شما تحت عنوان صاحبکار نقش داشته اند، از دست خواهید داد.
هرکدام از یوزرها، وظایف و مسئولیت های منحصر به فردی دارند. چرا می بایست کلیه ی آن‌ها از یک ابزار واحد و شبیه به کارگیری نمایند؟ در زیر، چهار امتیاز نتایج از اتخاذ منش کاربرمداری در تعیین ابزارها و فناوری های سازمانی را معرفی می کنیم.

1. کاهش مانع ها در مسیر منفعت وری

کارکنان، غالباً، اعتقاد دارند که کارآمدی سازمانی، وسیع ترین مبداء رضایتمندی و خشنودی در دور و بر فعالیت میباشد. البته اینکه “فعالیت”، در چه عصر و مکانی واقع می‌گردد، در خصوص هرکس مختلف میباشد. انعطاف پذیری در رویکرد ها و برنامه های کاری، نیازمند اعمالِ انعطاف در موضوع تعیین ابزارها و فناوری هاست.
برای مثال، بعضی از یوزرها، کارکردن در شرایط ایستاده را ترجیح می دهند و در آن موقعیت، شم متانت و تمرکز بیشتری دارا‌ هستند. دراین موقعیت، یک تبلت نسبت به کامپیوترهای رومیزی که ابزارهایی مانند کیبورد، ماوس یا این که تِرَک پَد به آنان ملحق میباشند، ارجح میباشد.
بعضی دیگر از یوزرها، کارکردن روی میز در مقابل دو نمایشگر را ترجیح می‌دهند و در این‌حالت، سعی و فایده وری بالاتری از خویش نشان می دهند. در‌این حالت، یک لپ تاپ یا این که کامپیوتر فردی کوچک می‌تواند مطلوب باشد.
بخش فناوری داده ها سازمان ها، به مراد رفع نیازهای پرسنل، بایستی روش سنتی “مورد استاندارد” را کنار بگذارند. در واقعیت، رویکردهای خلاف با این تامل، بهره و منافع بیشتری به همپا خواهند داشت. موسسه های دل و فورستر، طی مطالعه ای به‌این سود رسیده اند که 82 درصد از کارکنان، ابزارها و فناوری های مطلوب و کارآمد را دلیل ارتقا فایده وری و پرورش درآمد در سازمان می دانند.

2. کاهش خریدهای غیرضروری و بیهوده

علم و دانایی کارکنان امروز در رابطه فناوری، در سطح بالایی جای دارد و ایشان، بیش تر از هر دوره دیگری به خود توانمندسازی رسیده اند. بخش اعظمی از این اشخاص، تلفن هوشمند، لپ تاپ و تبلت هایی بسیار توسعه یافته تر از کامپیوترهای اداری خویش دارا هستند. و همین موضوع، یک برهان و ادله وسیع برای سرخوردگی و ناامیدی کارکنان از تجهیزات سازمانی میباشد. بیش تر از 67 درصد از پرسنل، اعلام کرده اند که سازمان آنها توانمند به تأمین ابزارها و فناوری های موردنیازشان در فضای فعالیت نیستند.
دپارتمان های غیر از فناوری داده ها در سازمان، نقش بسیار برجسته‌ای در گزینش و خرید فناوری های موردنیاز در سازمان ایفا می نمایند. به زعم این بخشها، رغبت و گرایش به اکتساب خروجی های کلان در دور و اطراف عمل، گاهاً بر مسائل و ملاحظات سنتی فناوری داده ها برنده می‌گردد. گارتنر (Gartner) به‌این فیض رسیده میباشد که 48 درصد از مدیران قسمت های غیر از فناوری داده ها در سازمان، معتقدند که می‌توانند به سرعت از بخش فناوری داده ها، نسبت به خرید فناوری ها و ابزارهای ما یحتاج خویش مبادرت نمایند.
در هر صورت، کارمندانی که از این اوضاع ناراضی میباشند، ترجیح می دهند که فعالیت را خودشان دست بگیرند. دراین حالت، بخش فناوری داده ها بایستی از ابزارها و فناوری هایی پشتیبانی نماید که تا حالا با آن‌ها برخورد نداشته اند؛ و بابت ابزارهایی پول خرج نماید که شاید با حضور آنان در سازمان موافقتی وجود ندارد. همین موقعیت، باعث زیاد شدن هزینه ها و همینطور تشدید مخاطرات و تهدیدهای امنیتی خواهد شد.
هم تراز سازی و تطبیق استراتژی های خرید ابزار و فناوری با فرآیندها و عملیات قسمت های گوناگون سازمانی، به کاهش مخارج بیهوده و مخاطرات ناشی از آن می انجامد.

3.ارتقا امنیت داده ها و اطلاعات

هیچ سازمانی میل ندارد که طعمه حمله ها سایبری گردیده و به عنوان نخستین خبر‌ها تبدیل شود. دقت و تمرکز مدیران و متخصصان فناوری داده ها به نگهداری از داده های سازمانی، هیچگاه بی نقص و کامل نبوده میباشد.
دراین حالت، استعمال از “یک ابزار برای تمام هدف های” جهت اِعمال سیاست های امنیتی، کاربرد ندارد. نسبتاًً 39 درصد از کارکنان و کارمندان سازمان ها، عقیده دارند که سیاست ها و قانون ها فناوری داده ها در سازمان، بیش تر از حد محدودکننده می‌باشند. این در حالیست که 31 درصد از این پرسنل، با لغو اختیار های امنیتی موافق می باشند. مهندسان و نیروهای ایده پرداز و مبتکر سازمانی، این فعالیت را با انگیزه دسترسی به برنامه ها و نرم افزارهای موردنیاز خویش انجام می‌دهند.
بخش فناوری داده ها در سازمان بایستی ضمن تدوین سیاست ها و قوانین ویژه برای هر یک از قسمت های سازمانی، این زمینه را پیگیری و حل نمایند. در غیر این صورت، یوزرها، به کار ها و اقداماتی خواهند پرداخت که با عادات کاری ایشان تداخل دارند.

4.ارتقا شرکت کردن و کار نیروهای کاری

فناوری، دیگر یک امتیاز اضافی نیست. در دنیای امروز، کارکنان سازمان ها توقع دارند که ابزارها و فناوری های اداریشان، یک نقش کلیدی در توانمندسازی ایشان جهت کار به وظایف و مسئولیت ها ایفا نماید.
اکثر پرسنل بخش داده ها در سازمان ها، به قابلیت دسترسی سریع و آنی به داده های مهم نیاز دارند. ایشان می بایست در حین استعمال از امکانات و تجهیزات در دسترس، حس راحتی و ادب داشته باشند. در حین گزینش یک ابزار یا این که فناوری برای سازمان، به‌این پرسش دقت کنید: این کالا، چطور قادر است کارکنان را در سمت اکران عالی ترین سطح های بضاعت و توان هایشان کمک کند؟
پرسنل، بهتر از هرکس دیگری می دانند که به چه ابزارهایی احتیاج دار هستند. کارمندانی که زمانه جوانی خویش را دراین زمان سپری مینمایند، بیش تر از بقیه افراد به بزرگ فناوری اهمیت می‌دهند. علاوه بر این، حوصله و تحمل این اشخاص دربرابر کارفرماهایی که در رفع نیازها و توقعاتشان تعلل می‌کنند، بسیار اندک میباشد. کمپانی دل ای. ام. سی اعلام نموده است که 42 درصد از این اشخاص، به خروج از سازمان هایی که فناوری آنان “پایین سطح استاندارد” میباشد، مایل میباشند.
راه‌حل هایی بر پایه ی “به کارگیری از یک ابزار برای تمام هدف ها”، در جذب استعدادهای برتر به قسمت های سازمانی ناتوان می‌باشند. چنانچه بر ابزارها و فناوری های گزینه عشق و علاقه یوزرها و کارکنان خویش سپرده گذاری فرمایید، کارفرماهای حریف را از جذب مهارت های این کارکنان باز خواهید داشت!

آیا یوزرها و کارکنان شما، از فناوری ها و ابزارهای سازگار با کار هایشان برخوردار میباشند؟

چنانچه پرسنل فکر نمایند که فناوری ها و ابزارهای سازمانی کارکشته به رفع نیازهای ایشان نیستند، سطح فایده وری و راندمان کاهش خواهد یافت. نقش و وظایف هریک از پرسنل را به نیکی شناسایی نمایید؛ و آن گاه، بر حسب آن نقش و وظایف، ابزارها و فناوری های موردنیازشان را مهیا نمائید.