این قصه برای کلیه‌ی ما آشناست: آن گونه از تولیدکنندگان یا این که سرویس دهندگان که به تعریف قیمت های خیلی ارزان در روند ارائه پروپزال (RFP) گرایش دارند، از اشخاص معدود‌تجربه و جدید‌عمل منفعت میگیرند. چنین عملی جدا از غیراخلاقی بودن کسب و فعالیت خودشان را به شدت در گیر نقص‌ میکند. درصورتی که چنین رفتاری برملا شود مهم‌ترین میزان دارایی یک کمپانی یعنی اعتبار آن به مخاطره می‌ افتد. ارزش سرویس ها بایستی متناسب با هزینه ای باشد که لازم میباشد یک کمپانی برای انجام آن خرج نماید.
بالا بردن ارزش ها برای ارائه پروپوزالی (توصیه قیمتی) که موجب فایده سرشار شود، در صورتی‌که لو برود دیگر به هیچ عنوان قابل توجیه نیست و لکه ننگی که بر سوابق یک کمپانی می گذارد به‌این سادگی‌ها تمیز نمیشود. چنین رفتاری در موسسه های پشتیبانی شبکه چندان رایج نیست. البته به هر صورت هر شرکتی که قصد دارد چنین خدماتی را در دست داشته باشد بایستی تا حد ممکن سخت گیری های لازم را به کار آورد تا چنین اتفاقی به وقوع نپیوندد. یکی دلایلی که ما در پیراسیس مدام و به کلیه مشتریانمان تاکید داریم که دست‌کم از پنج کمپانی سرویس های شبکه بها بگیرند همین میباشد. در یک قرارداد پشتیبانی شبکه ، یکی‌از مهم‌ترین مورد‌ها قیمت میباشد. اگرچه شاید در چنین خدماتی شاید ارزش سرویس ها مهم‌ترین نقش را بازی نکند، اما نمیتوان منکر این واقعیت شد که یک کدام از اصلی‌ترین المان‌های تصمیم‌گیری راجع به هرگونه خدماتی هزینه و تعرفه های مربوط به آن میباشد.
قصه عبرت آموز مقامات و مسئولان کمپانی وست ویرجینیا (West Virginia) را به خاطر دارید؟ این اشخاص، به اتلاف 5 میلیون دلار از میزان دارایی‌ فدرال برای خرید غیرضروری روترهای سیسکو  متهم شدند. باوجود آنکه چند سال از این روایت می‌گذرد، البته ذره‌ای از اهمیت آن کمتر نشده میباشد؛ چون هرگاه که کارمندان بخش فناوری داده ها درخصوص چگونگی به بیراهه رفتن مراحل ارائه پروپزال (RFP) نظر می دهند، این موضوع سریعاً به خاطر می آید.

بطور کل، حدود 24 میلیون دلار در طی یک روند مزایده خرج گردید؛ اکنون تنها با شمار اندکی از اشخاص و مجموعه‌ها در این زمینه مشاوره گردیده بود. به رغم آنکه این قصه‌ها بارها و بارها نقل میگردند، البته اتفاقاتی از این دست همچنان صورت می دهند. واقعیت آن میباشد که در بخش اعظمی از فرآیندهای درخواست برای ارائه پروپزال (RFP) ، همه‌چیز به نفع تولیدکننده‌ی امکانات تمام می شود. برای آنکه بازی را به صورت منصفانه مدیریت فرمائید، پنج راهکار پایین را پیش بگیرید. پیامد پیروی از این نکات، آن میباشد که شما در مسیری قرار میگیرید که بتوانید با کمترین دردسر، شایسته ترین قیمت را بر روی درخواست طرح پیشنهادی آتی خویش بگذارید.

از رقابت حقیقی و واقعی استقبال نمائید.

یک سری منشا توسعه امکانات را در مراحل گزینش خویش وارد فرمائید. شاید فهم منطق و علت این عمل اندکی طاقت فرسا باشد؛ ولی شما بایستی آیتم‌های جایگزین را به آسانی پذیرا باشید تا متوجه تأثیر آنان بر صرفه‌جویی گردید. چنانچه تنها سیسکو مد نظر شماست، انتظار و توقع تخفیف چندان نداشته باشید چون این مجموعه احتمالاً مایل میباشد که با حداکثر منفعت عمل نماید.

در حالتی‌که تولیدکننده‌ی امکانات اورجینال بداند که یک رقابت حقیقی وواقعی موجود است، داد و ستد‌ی مناسب‌تر صورت خواهد گرفت. اصلی ترین اشتباه شرکت ها این میباشد که تمام رقیبان احتمالی را از مقابل دید تولیدکننده‌ی امکانات حذف می کنند. به این ترتیب، آریستا (Arista)، بروکِید (Brocade)، جونیپر (Juniper) و سیسکو (Cisco) را به درخواست برای طرح پیشنهادی خویش دعوت فرمایید. حتی در صورتیکه برنامه‌ی شما بر مبنای تعیین سیسکو تهیه و تنظیم گردیده باشد، حضور رقیبان دیگر منجر می‌گردد که سیسکو تا 75 درصد تخفیف برای شما در حیث بگیرد. این سبب ساز میشود تا در غایت با  تعرفه بهتری سرویس ها را به دست بیاورید.

برروی راه حل‌ها تمرکز نمایید؛ و تنها به تولیدها اعتنا نکنید

از داوطلبان درخواست طرح پیشنهادی بخواهید که به جای ارائه‌ی یک فهرست طویل از اشکال امکانات، راه حل‌های پیشنهادیشان را بطور مفصل تشریح نمایند. برای مثال، به ایشان توضیح دهید که می بایست \”900 سرور را با 10 Gb\” کانکت نمائید و درانتظار جواب‌هایشان بمانید. صادر شدن یک درخواست برای طرح پیشنهادی، شایسته ترین رویکرد برای اخذ چاره‌های متعدد میباشد؛ چون شرکت های سرویس های کامپیوتری و شبکه، تحت تأثیر رقابت، راه حل‌هایی کارآمد و مؤثر سفارش خواهند داد.

نهادها/ افراد ثالث را مدنظر داشته باشید

برغم آنکه یک درخواست طرح پیشنهادی با حضور یک سری فروشنده قادر است تخفیف 70 الی 75 درصدی تولید ها را تضمین نماید، البته افزودن چاره‌ها و تولید ها نهادها/افراد ثالث گاهاً اندازه تخفیف گونه های خاصی از سخت افزار ها (مثل اُپتیک و مموری) را به 90 درصد خواهد رساند. البته علت چنین بها بالایی چه می‌باشد؟ نسبتاًً تمام تولیدکنندگان، مقادیر بالایی قیمت افزوده برای این گونه کالاها در حیث می گیرند. براین اساس، از پرداخت مبالغ بالا در قبال این تولیدها اجتناب فرمائید.
اما، مقدار تخفیف غالباً به بخت شما بستگی دارد. فرض نمائید شما در فهرست کالاها، به‌دنبال یک متاع 1 میلیون دلاری می باشید. در بعضی مواقع، مشتریان در نهایت نصف این مبلغ را می پردازند. البته بعضی دیگر از مشتریان، داد و ستد را با مبلغ 200.000 دلار انعقاد میکنند؛ چون ایشان از تمام ابزارهای رقابتی نظیر درخواست طرح پیشنهادی، امکانات ثالث و حتی سرویس نگهداشت تولید ها منفعت مند می شوند.

در ارائه پروپزال، بسته‌ها یا این که پکیج‌های تولیدات را ارجح بدانید

برای آنکه بالاترین سطح از سرویس های حفظ و پشتیبانی شبکه را اخذ فرمایید، این سرویس ها در ادغام با تولیدها سخت افزاری و در قالب یک بسته یا این که پکیج تحویل بگیرید. شما بایستی مراتب را در درخواست برای ارائه پروپزال (RFP) ذکر نمائید و قیمت پیشنهادی فروشنده را جویا گردید. این راهکار، یک استراتژی عالی برای صرفه‌جویی در هزینه هاست؛ چون به این ترتیب، آن نوع از کارها و امکانات که می بایست تحت پشتیبانی و حفظ تولیدکننده‌ی امکانات باشد، معین خواهند شد و افزون بر آن، کارها و تجهیزاتی که بایستی به وسیله خودتان یا این که یک تأمین کننده‌ی ثالث پشتیبانی و حفظ شوند نیز گزینش و ذکر خواهند شد.
در صورت گزینش آیتم‌ پشتیبانی و مراقبت شبکه، می توانید انتظار یک تخفیف 50 تا 90 درصدی را داشته باشید. کلید یک داد و ستد‌ غالب آن میباشد که بدانید کدام کارها و امکانات می بایست به وسیله سرویس های مراقبت تولیدکننده ذیل پوشش قرار می گیرند. بعلاوه، شما بایستی در بعضی مواقع از خویش انعطاف نشان دهید و به مورد‌های موجود برای کاهش قیمت روی آورید. مثلا، یک فایروال بایستی بوسیله سرویس های نگهداشت تولیدکننده پوشش داده شود تا استفاده کننده بتواند غایت منفعت و به کار گیری را از آن غالب شود. البته در بعضی از وضعیت ها، هیچ نیازی به سرویس های شبکه تولیدکننده وجود ندارد.
این اصول را به خاطر داشته باشید: هزینه ی محافظت یک سخت‌افزار بایستی مساوی 10 الی 15 درصد بها نوشته شده در لیست برای آن سخت‌افزار باشد. براین اساس، در حالتی که غالب به اخذ یک تخفیف 75 درصدی شدید و محصولی را به ارزش 250.000 دلار خریداری کردید، مبلغ 125.000 دلار می بایست در عوض اخذ سرویس های مراقبت بپردازید. چون تخفیف بر روی هزینه ی سرویس ها اعمال نمیشود؛ بلکه هزینه ی قرارداد پشتیبانی شبکه، برمبنای مبلغ نخستین سخت افزار احتساب خواهد شد. در حالتی‌که از فروشنده بخواهید که مسئولیت مراقبت سخت افزارها را به بازه چند سال برعهده بگیرد، احتمالاً برروی هزینه ی سرویس های حفظ نیز تخفیف اخذ خواهید کرد.

ذهن خویش را مهیای قبول مسائل جدید نمائید

به یاد داشته باشید که کل پروسه ارائه پروپزال (RFP) برای طرح پیشنهادی، بر مبنای تقاضای امکانات و ابزار پباده سازی شده‌است. و اصلا، ارتباطی با تعریف‌ شیوه‌ی کارایی ندارد. روشنفکری پیشه نمائید. از منابعی که تنها به یک تولیدکننده متعلق نیستند، استقبال نمائید؛ و برای اجتناب از وقوع دردسر در زمینه ی معامله، صراحتاً به تشریح و تفهیم مباحث پیرامون مالکیت بپردازید. در حین روند ارائه پروپزال (RFP) ، شما نکات و دروس زیادی را یاد خواهید گرفت و همین فرمان شمارا شگفت زده خواهد کرد. این نکات و دروس، شما‌را به یک مسیر متعدد سوق می دهد که طی آن میتوانید معاملات بهتر و مناسب‌تری انعقاد فرمائید.
چندین سال پیش، دانشکده ایالتی کالیفرنیا درصدد بازآرایی و تجدید تشکیلات شبکه ای‌ سیسکو خوب برآمد. این دانشکده، سیستم سیسکو را کنار گذاشت و به آلکاتل- لوسنت (Alcatel- Lucent) روی آورد و به این طرز، 100 میلیون دلار صرفه‌جویی کرد. متعاقباً، این حادثه عکس العمل‌های بخش اعظمی را برانگیخت و تعداد متعددی لحاظ در وب سایت نتورک ورلد (Network World) درج شد. پیشگیری از وقوع دردسر و آشوب، همواره امری مشقت بار میباشد؛ ولی یادگیری از اتفاقات و رویدادهای به این شکل از اهمیت بسیار بالایی شامل است.