صفحه اصلی » دورکاری کارمندان در زمان همه‌گیری کرونا
دورکاری کارمندان در زمان همه‌گیری کرونا1400/1/22 14:15:50

دورکاری کارمندان در زمان همه‌گیری کرونا

از دورکاری ادارات و کارمندان در روزهای کرونایی چه میدانید …

دورکاری کارمندان

دورکاری

طی سال‌های گذشته دورکاری در سراسر دنیا فارغ از حضور کرونا با استقبال زیادی مواجه شده است، به محض شروع همه گیری کرونا یا کوید ۱۹ بسیاری از شرکت هایی که زیرساخت مناسب دورکاری را داشتند توانستند روال عادی کسب و کارشان را پیش ببرند و شرکت هایی که با این مفهوم آشنا نبودند تحت تاثیر همه گیری کرونا مجبور به ایجاد زیرساخت و یا تغییر روشهای کاری از حضوری به دورکاری شدند. کمتر شرکتی در ایران و سایر نقاط دنیا وجود دارد که با مفهوم دورکاری آشنایی نداشته باشد.

پس از گذشت چندین ماه استفاده از دورکاری به جای مراجعه حضوری در شرکتها یک تحقیق میدانی نشان می دهد که بیش از ۷۰% شرکت ها تمایل به استفاده از دورکاری حتی بعد از رفع همه گیری کرونا دارند و این نشان از تجربه خوب و قابل قبول شرکت های دورکار برای پیشبرد اهدافشان را دارد.

اگر چه نمی توان منکر مزایای حضور پرسنل در محیط کار شد اما با توجه به شرایط مناسب دورکاری در این روزها من جمله زیرساخت های مناسب ارتباطی و مخابراتی، وجود ابزارهای مناسب برای تعامل پرسنل با همدیگر و با مشتریان و همچنین افزایش سطح فرهنگی و پذیرش عمومی نسبت به دورکاری تصور اینکه درصد زیادی از شرکتها تمایل به دور کار داشته باشند چندان دور از ذهن نیست.

دورکاری کارمندان
مزایای دوکاری کارمندان ادارات
مزایای دورکاری کارمندان

دورکاری در همه گیری کرونا مزایای زیادی خواهد داشت::

  • تعادل بهتر بین زندگی و کار

    با توجه به شرایط کرونا بسیاری از کارمندان برنامه های شخصی زندگی خود شامل ورزش ،کلاس های موسیقی و …. را به صورت آنلاین برگزار میکنند. بسیاری از این کارمندان با توجه به نقش و وظایفشان در سازمان بهترین بازدهی را زمانی خواهند داشت که بتوانند کارهای روزانه خود را فارغ از ساعات روتین( 8 صبح تا 4 بعد از ظهر) تعریف شده به اتمام برسانند.این نوع از کارمندان میتوانند از طریق دورکاری تعادل مناسبی بین فعالیت های روزانه و کار های سازمان ایجاد کنند.

  • کم شدن ریسک استفاده از وسایط حمل و نقل عمومی

    با توجه به اینکه سیستم حمل و نقل عمومی شامل مترو، اتوبوس و تاکسی از ریسک بسیار بالای انتقال ویروس کرونا برخوردار می باشند یکی از چالش هایی که این روزها مدیران و صاحبان شرکت ها با آن مواجه هستند عدم تمایل به استفاده پرسنل از این وسایط حمل و نقل می باشد. بسیاری از کارمندان ترجیح می‌دهند که دورکاری کنند یا حتی در بسیاری از موارد بسیاری از کارمندان برای مواجه نشدن با ریسک بیماری کووید ۱۹ هنگام رفت و آمد بین منزل و محل کار حتی از کار کردن خودداری کنند. دورکاری باعث شده است این طیف وسیع از کارمندان ناراضی و نگران بتوانند همچنان به کارشان ادامه دهند.

  • استفاده از متخصصین به پهنای ایران

    یکی از مزایای بسیار خوب دورکاری ادارات استفاده از متخصصین و نیرو های زبده ای می باشد که میتوانند از سراسر ایران به شرکتها و سازمان ها کمک کنند، در واقع دورکاری بستری را فراهم می کند که تنها به صرف داشتن اینترنت مکان حضور افراد برای کار کردن دیگر بی معنی خواهد بود. به عنوان مثال بارها تجربه کرده ایم که نیروهای خوبی در اطراف تهران ساکن هستند که توانایی‌های مثال زدنی دارند و تنها به علت دوری مسیر و ترافیک حاضر به کار کردن در تهران نیستند. حال آنکه با دورکاری می توان این مشکل را نیز حل نمود.

  • کاهش هزینه ها

    تداوم رویکرد دورکاری در بسیاری از سازمان ها با کاهش هزینه های متنوعی از قبیل نیروی برق، حمل و نقل، اجاره دفتر کار و … را کاهش می دهد .در دوره همه گیری کرونا بسیاری از سازمان ها برای حفظ سلامت کارکنان سازمان مجبور به اختصاص بودجه اضافی به منظور استفاده از تاکسی های اینترنتی شدند که هزینه‌های زیادی را به آنها تحمیل نموده است. بسیاری از هزینه های روزانه شامل حامل های انرژی، برق ،هزینه های نگهداری دفتر کار، استهلاک ماشین های شخصی کارمندان و غیره باعث می شود مجاب شویم که این کاهش هزینه ها هم به نفع کارمندان باشد و هم به نفع کارفرمایان.

مزایای دورکاری کارمندان

مزایای راه اندازی ایمیل سرور سازمانی را می‌توان به این صورت ذکر کرد:

  • انجام مکاتبات بدون محدودیت در تعداد کاربران، تعداد ایمیل ها، حجم پیوست ها

  • اطمینان از انجام امور توسط پرسنل با اختصاص، زمانبندی، یادآوری و پیگیری آنها

  • تعیین فضای ذخیره سازی اطلاعات برای عموم پرسنل و یا واحد های مختلف

  • دسته بندی مرکزی اطلاعات تماس پرسنل، مخاطبین، مشتریان و شرکای تجاری، و تعیین سطوح دسترسی

  • به اشتراک گذاری و اطلاع از تقویم کاری پرسنل و وظایف آنها

  • به اشتراک گذاری و اطلاع از وضعیت مکان هایی مانند اتاق جلسات

  • صرفه‌جویی در زمان با ایمیل سرور اختصاصی

انواع مدل های دورکاری ادارات

اگر بعد از بررسی های کامل در مورد توانایی های نیروی کار، ماموریت سازمانی، وظایف و … به این نتیجه رسیدید که دورکاری می‌تواند برای سازمان شما مفید باشد باید انتخاب کنید که چه مدل از دورکاری برای سازمان شما بهتر خواهد بود :

  • دورکاری ترکیبی: در این مدل کارمندان روزهایی در هفته به صورت دورکاری کار خواهند کرد و بقیه هفته را به صورت حضوری در محل کار مشغول به کار می شوند.

  • دورکاری تمام وقت: در این مدل دورکاری کارمندان شما در جایی خارج از دفتر شما مشغول به انجام وظایف سازمانی خود خواهند شد و دیگر نیازی به مراجعه به دفتر نمی باشد.

امکانات ایمیل سرور سازمانی
تکنولوژی مورد نیاز دورکاری

یکی از نیازمندی های اصلی برای پیاده سازی دورکاری، فناوری اطلاعات می باشد. نیازهای فناوری باید بر اساس ماهیت کار، نیازهای فردی ،فرهنگ سازمانی و محدودیت‌های بودجه ارزیابی و تهیه شوند. هیچ راه حل قاطع و کاملی برای کلیه سازمان‌ها وجود ندارد بلکه هر سازمان بر اساس مدل خاص خود باید راه حل مخصوص به خود را پیاده سازی کند. کارمندانی که از راه دور در حال کار هستند باید احساس کنند که در دفتر کار فیزیکی نشسته اند و توانایی تعامل و ارتباط با سایر کارکنان، استفاده از منابع کامپیوتری و همکاری با سایر اعضای شرکت را دارند.
همانند کارمندانی که در دفتر اصلی شما کار می کنند کارمندان دورکار باید بتوانند از سخت افزاری استفاده کنند تا برنامه های مورد استفاده برای تکمیل کار و ارتباطات آنها را پشتیبانی کند.
سخت افزار های اصلی شامل تلفن و کامپیوتر می باشد که با در نظر گرفتن نوع استفاده و زمان سپری شده هر کدام از کارمندان می توان راه حل های مناسبی پیدا کرد. قطعاً راه حل مورد نیاز برای نیروی فروش که احتیاج بیشتری به یک ارتباط تلفنی مناسب و پایدار دارد با راه حل مرتبط با واحد مالی که نیاز بیشتری به کامپیوتر دارد متفاوت است.
علاوه بر تلفن و کامپیوتر به عنوان نیازهای اساسی تامین نیازهای ارتباطی از جمله پیام رسان ها، ایمیل، میز کار مجازی و … می‌تواند باعث بهبود عملکرد روند کاری کارمندان دورکار شود.

  • اینترنت و ابزارهای ارتباطی:

    در بسیاری از موارد کارمندان دور کار نیاز دارند تا به ابزارهایی مانند ایمیل و فایلهای درون شبکه دسترسی داشته باشند. اینترنت قابل اعتماد جز لاینفک همه راه حلهای دورکاری می باشد مهم نیست که کاربران دورکار از adsl یا td-lte برای اینترنت استفاده می کنند. نکته مهم و اساسی این است که هم کارمندان بتوانند از یک اینترنت قابل اتکا بهره ببرند و همین که اگر می‌خواهند به منابع شبکه دفتر اصلی شما دسترسی داشته باشند نیاز به اینترنت قابل اعتماد بر روی بستر شبکه شرکت شما دارند. بنابراین ایجاد انسجام تیمی و توانایی همکاری کارمندان دورکار با سایر کارمندان در بستر اینترنت و ارتباطات مجازی می‌تواند احساس انزوای اجتماعی کارمندان را کاهش دهد و در نهایت باعث افزایش بهره‌وری سازمان شود.

  • کنفرانس ویدیویی:
    فقدان عنصر بصری ارتباطات در دورکاری بسیار می تواند مخرب باشد .زبان بدن نقش بسیار مهمی درارتباطات دارد و ارتباط تصویری می‌تواند از انزوای اجتماعی بکاهد. کنفرانس های ویدیویی به شما کمک می کنند که ارتباطات تصویری داشته باشید و هم در کنار ویژگی های تکمیلی مانند ارسال فایل در حین کنفرانس، پرزنت کردن پاورپوینت، رای گیری و سایر ویژگی ها حس کامل یک جلسه واقعی را به کارمندان و مدیران بدهید. این ابزارها نه تنها باعث بهبود راندمان می‌شود بلکه می توان گفت در بسیاری از موارد باعث کاهش هزینه های سفرهای غیر ضروری شامل هواپیماو هتل نیز می گردد. در بسیاری از موارد حتی سرعت بیشتری نیز به اموری می دهدکه قبلاً به طور سنتی مورد استفاده قرار می‌گرفت.

  • تقویم های اشتراکی:
    تقویم های اشتراکی که در سرویسهای ایمیل مانند اکسچنج و اوت لوک مورد استفاده قرار می گیرد می تواند باعث افزایش نظم و انضباط بین کارمندان گردد ،آنها به راحتی با رجوع به این ابزار می توانند برنامه ریزی دقیق تری داشته باشند و ارتباطات به موقعی را برقرار کنند.

  • از to-do استفاده کنید:

    یکی از مشکلاتی که در دورکاری وجود دارد (با قاطعیت می‌توان گفت که در موارد کار حضوری نیز وجود دارد) استفاده از ابزارهای همکاری و کار گروهی است ابزارهای زیادی مانند TRELLO,Evernote وجود دارد البته بسیاری از سازمانها که در حال استفاده از Exchange به عنوان میل سرور سازمانی خود هستند از ویژگی TASK و TO-DO برای انجام پروژه های کاری خود استفاده می کنند که امکان تعریف ،پیگیری و ردیابی مسیر پروژه را دارد.

  • شاخص های حضور:
    بسیاری از برنامه های آنلاین مانند Skype for business دارای وضعیت حضور هستند یعنی این برنامه می تواند به صورت خودکار زمانی که کاربران آنلاین، آفلاین و یا دور از کار میباشد را نشان دهد. همچنین با حالت های سفارشی می تواند وضعیت دقیق کاربر را نشان دهد. بنابراین یکی از روش‌هایی که می‌تواند مدیریت از راه دور کارمندان را تسهیل کند استفاده از این ابزار ساده و کاربردی می باشد.

  • دسترسی به منابع شبکه شرکت:
    بسیاری از کاربران نیاز دارند تا بتوانند فایل های اشتراکی با سایر کارمندان را در دسترس داشته باشند ،این فایل ها و پوشه ها می‌تواند به طور روزمره مورد استفاده قرار گیرد بنابراین دسترسی همیشگی به این منابع بسیار با اهمیت است.
دسکتاپ‌های مجازی و غیرمجازی

همانطور که قبلاً نیز در مورد آن بحث شد و استفاده از ابزار های کامپیوتری می‌تواند تکمیل کننده فعالیت های کاری یک کارمند دورکار باشد. به عنوان مثال یک کارمند واحد مالی برای اینکه بتواند به کارهای روزمره خود رسیدگی کند نیازمند دسترسی به نرم افزارهای مالی، اداری ، فایلهای اکسل یا اکسس خود می باشد برای ایجاد این دسترسی می توان دو راه حل کلی را متصور شد:

  • استفاده از لپ تاپ: در این روش برنامه های مورد نیاز کارمندان بر روی لپ تاپ نصب شده و از طریق ارتباطات امنی مانند vpn اتصال به شبکه شرکت برقرار می شود، با این روش کاربران می‌توانند هر آنچه نیاز دارند را بر روی لپ تاپ خود داشته باشند. اگرچه این روش با توجه به هزینه بالای لپ تاپ ها برای برخی از سازمانها مقرون به صرفه نیست.
  • استفاده از دسکتاپ مجازی: با استفاده از دسکتاپ مجازی می‌توان فضایی را بر روی منابع شبکه شرکت ایجاد کرد که کارمندان بتوانند از طریق اینترنت به این دسکتاپ مجازی دسترسی داشته باشند و هر آنچه که مورد نیاز شان هست را بر روی این فضاهای اختصاصی داشته باشند، با این روش تنها کافیست که نیازمندی آن واحد یا شخص به طور کامل مورد ارزیابی قرار گیرد و ابزارهای مورد نیاز بر روی دسکتاپ ها نصب شود. در این روش امنیت اطلاعات که دغدغه بسیاری از سازمانهاست به طرز قابل چشمگیری افزایش می یابد زیرا به راحتی می توان از این دستکتاپ ها نسخه پشتیبان تهیه کرد و همین که ریسک دزدیده شدن و یا مفقود شدن لپ تاپ ها نیز به هیچ عنوان مطرح نیست.

    در انتها باز هم تاکید می شود که با توجه به رسالت سازمان ،وظایف ، ویژگی های فردی و سازمانی هر دو راه حل می تواند مناسب باشد.

امنیت اطلاعات: انتقال داده ها بین مکان های مختلف و روی دستگاه های مختلف همواره از دغدغه های اصلی سازمان ها و شرکت ها بوده است این حساسیت به ویژه برای سازمان هایی که اطلاعات حساس را جابجا می کنند اهمیت بیشتری نیز دارند بنابراین آموزش کارمندان، تعیین سیاستهای امنیتی و حریم خصوصی در مورد داده هاو محافظت از آنها می‌تواند کمک کننده باشد. آگاهی کامل ازمدلها و مخاطرات هرکدام از روش‌های دورکاری، دسکتاب های مجازی و فیزیکی، نحوه مدیریت موبایل ها و تلفن های هوشمند، ارزیابی های گسترده آسیب پذیری می تواند از جمله مهمترین اقدامات هر سازمان برای دورکاری باشد.

پیراسیس چه خدماتی را به مشتریان ارائه می‌دهد؟

رویکرد ما در قبال مشتریان قدیم و جدید پیراسیس همواره پیاده‌سازی استانداردهای مهم IT و همچنین آینده نگری سازمان ها برای ۵ سال آینده است. با توجه به اینکه از سالیان گذشته همواره تلاش کرده ایم که فرهنگ دورکاری را در شرکت های طرف قرارداد مان اشاعه دهیم بنابرابن همیشه به مسائل مختلفی از جمله زیرساخت های ضروری، سرویس های ایمیل ،پیام رسان داخلی، مجازی سازی دسکتاپ مجازی سازی نرم افزار و …توجه ویژه نموده‌ایم.

در مرحله نخست چه برای مشتریان جدید و چه برای مشتریانی که از ابتدای تاسیس پیراسیس تاکنون افتخار خدمات رسانی به آن ها را داشته ایم ، زیرساخت شبکه سازمان را به نحوی پیاده سازی و طراحی می کنیم که امکان ایجادو گسترش سرویس‌های متنوع و قابل انعطافی همچون دورکاری نیز وجود داشته باشد.

در مرحله بعد سعی ما بر این بوده است که سرویس هایی را در سازمانهای بالغ پیاده سازی کنیم که موجب افزایش بهره‌وری سازمانها گردد. به عنوان مثال پیاده سازی ده ها مورد میل سرور سازمانی یکی از مواردی است که در دورکاری می‌تواند راندمان پرسنل،سطح تعامل و همکاری سازمان را افزایش دهد.

در انتها بسیاری از سرویس هایی که توسط پیراسیس ارائه می شود همانند VoIP یا همان تلفن بر روی بستر شبکه، دسکتاپ مجازی، مجازی سازی نرم افزار ،پیام رسان های سازمانی مانند Skype For Business جزو سرویس هایی هستند که می ‌توانند ارزش افزوده ای را برای سازمان ها ایجاد کنند. در دوران دورکاری استفاده از این ابزارها باعث بهبود عملکرد و ایجاد فضایی همچون محیط کار برای کارمندان می شود. تجربه پیراسیس در طول این سال ها در پیاده سازی و استقرار این ابزارها و تجربه خوب کاربران نشان می دهد که ما توانسته ایم بسیاری از نیازمندی‌های این شرکتها را برای استفاده موثر و بهینه در دورکاری مرتفع کنیم.

سوالات متداول:

سوالات متداول در مورد دورکاری کارمندان:

استفاده از تکنولوژی های مورد نیاز دورکاری، چه هزینه هایی برای ما دارد؟1399/9/11 15:26:06

هزینه رابطه مستقیمی با تنوع و کیفیت سرویس‌های مورد نیاز شما دارد. در بسیاری از موارد، در صورتی که استاندارد‌های لازم در طراحی و پیاده‌سازی شبکه ارتباطی شما رعایت شده باشد، شما تنها هزینه راه‌اندازی برخی از سرویس‌های مورد نیاز را خواهید داد.

آیا پیراسیس، امکانات دورکاری را به صورت پروژه ای برای ما فراهم میاورد؟1399/9/11 15:23:02

بله. راه‌اندازی بستر و سرویس‌های مرتبط با دورکاری جزو راهکارهایی است که پیراسیس به مشتریان خود در قالب پروژه ارائه می‌دهد.

برای استفاده از راهکار دورکاری از کجا باید شروع کنیم؟1399/9/11 15:21:42

قبل از بهره بردن از مزایای دورکاری، باید فرهنگ آن را در بدنه سازمان جاری کنید. مقالات متعددی در این باره موجود است. پس از آن نیاز به بستر ارتباط شبکه‌ای و برخی سرویس‌های مورد نیاز دورکاری دارید. کارشناسان فروش ما راهنمای شما خواهند بود.

دورکاری مناسب چه شرکت هایی است؟1399/9/11 15:18:51

دورکاری محدود به یک طیف خاص از شرکت‌ها نیست. اما انجام دورکاری برای کارمندان شرکتهای تولیدی و یا شرکتهایی که ارتباط مستقیم با ارباب‌رجوع دارند، مشکل و یا غیر‌ممکن است.

آیا پیراسیس بعد از فراهم کردن زیرساخت های دورکاری، پشتیبانی هم دارد؟1399/9/11 15:14:03

بله. تخصص اصلی ما در کنار راه‌اندازی سرویس‌های مرتبط با دورکاری کارمندان، ارائه خدمات پشتیبانی به طیف وسیعی از کسب و کارهاست.

آیا دورکاری کارمندان باعث افزایش هزینه های شرکت می‌شود؟1399/9/11 15:12:15

خیر و در واقع در اکثر سناریو‌ها، دورکاری کارمندان باعث کاهش هزینه‌های شرکت و سازمان نیز خواهد شد. البته پیش‌فرض ما این است که شما بستر شبکه پایدار و سرویس‌های مرتبط با دورکاری را در سارمان خود دارید.

استفاده از تکنولوژی های مورد نیاز دورکاری، چه هزینه هایی برای ما دارد؟1399/9/11 15:26:06

هزینه رابطه مستقیمی با تنوع و کیفیت سرویس‌های مورد نیاز شما دارد. در بسیاری از موارد، در صورتی که استاندارد‌های لازم در طراحی و پیاده‌سازی شبکه ارتباطی شما رعایت شده باشد، شما تنها هزینه راه‌اندازی برخی از سرویس‌های مورد نیاز را خواهید داد.

آیا پیراسیس، امکانات دورکاری را به صورت پروژه ای برای ما فراهم میاورد؟1399/9/11 15:23:02

بله. راه‌اندازی بستر و سرویس‌های مرتبط با دورکاری جزو راهکارهایی است که پیراسیس به مشتریان خود در قالب پروژه ارائه می‌دهد.

برای استفاده از راهکار دورکاری از کجا باید شروع کنیم؟1399/9/11 15:21:42

قبل از بهره بردن از مزایای دورکاری، باید فرهنگ آن را در بدنه سازمان جاری کنید. مقالات متعددی در این باره موجود است. پس از آن نیاز به بستر ارتباط شبکه‌ای و برخی سرویس‌های مورد نیاز دورکاری دارید. کارشناسان فروش ما راهنمای شما خواهند بود.

دورکاری مناسب چه شرکت هایی است؟1399/9/11 15:18:51

دورکاری محدود به یک طیف خاص از شرکت‌ها نیست. اما انجام دورکاری برای کارمندان شرکتهای تولیدی و یا شرکتهایی که ارتباط مستقیم با ارباب‌رجوع دارند، مشکل و یا غیر‌ممکن است.

آیا پیراسیس بعد از فراهم کردن زیرساخت های دورکاری، پشتیبانی هم دارد؟1399/9/11 15:14:03

بله. تخصص اصلی ما در کنار راه‌اندازی سرویس‌های مرتبط با دورکاری کارمندان، ارائه خدمات پشتیبانی به طیف وسیعی از کسب و کارهاست.

آیا دورکاری کارمندان باعث افزایش هزینه های شرکت می‌شود؟1399/9/11 15:12:15

خیر و در واقع در اکثر سناریو‌ها، دورکاری کارمندان باعث کاهش هزینه‌های شرکت و سازمان نیز خواهد شد. البته پیش‌فرض ما این است که شما بستر شبکه پایدار و سرویس‌های مرتبط با دورکاری را در سارمان خود دارید.

ما در پیراسیس برای اینکه بتوانیم خدمات مناسب با نیازهای هر مشتری را به او ارائه دهیم و زیرساخت شبکه را طوری مهیا کنیم که در آینده به کمترین مشکل بر بخورد، یک مرحله آنالیز شبکه کامپیوتری داریم. چه با ما قرارداد ببندید و چه قرارداد نبندید نتایج این آنالیز در اختیارتان قرار می‌گیرد تا چشم‌اندازی از وضعیت کلی شبکه کامپیوتری شما را در اختیارتان بگذارد.

ضمن اینکه تیم فنی و فروش ما آماده هستند تا هر زمانی احساس نیاز کردید به شما مشاوره بدهند. می‌توانید با ما تماس بگیرید یا شماره‌ تلفنتان را برای ما بگذارید تا ما با شما تماس بگیریم.