همگی ما، بوق اشغال تلفن را به خوبی می شناسیم؛ به عبارتی صدای آزاردهنده ای که به تماس گیرنده می گوید بایستی حال حالاها در انتظار بماند تا خط آزاد گردد. متأسفانه، 34 درصد از تماس گیرنده هایی که پشت خط می‌مانند، دیگر برای دفعه دوم تماس نمیگیرند. این موضوع، حتماً بر درآمد و راندمان کمپانی شما تأثیر خواهد داشت. این ایام، شکیبایی و واحد سنجش دقت تماس گیرنده ها به قدری معدود میباشد که بوق اشغال خطوط تلفن را تحمل نمی کنند. آنها، مایل میباشند که مقطع انتظار، بسیار کوتاه باشد؛ تجربه خوبی از ارتباط تلفنی شان کسب نمایند؛ و شایسته ترین سرویس ها را نیز از کمپانی اخذ کنند. بوق اشغال خط تلفن، دقیقاً بر خلاف با انتظار و توقع یک مشتری از ارتباط تلفنی میباشد. خوشبختانه، تلفن تحت شبکه (VOIP) که در محیط های کار مورداستفاده قرار می گیرند، سیگنال اشغال را از خطوط تلفن حذف کرده اند.

تلفن تحت شبکه (VOIP) : نوشدارو بوق اشغال تلفن

طی ده سال قبل، یک “خط تلفن” چنین تعریف می‌شود: یک شبکه که میتوانست میزبان یک تماس و رابطه در میان دو دستگاه تلفن باشد. بر این پایه، در‌حالتی که دو دستگاه تلفن به هم متصل گردیده بودند و یک فرد ثالث به یکی‌از آن دو خط تلفن تماس میگرفت، با بوق اشغال مواجه می شد. امروزه، بخش اعظمی از تلفن های لندلاین همچنان به‌این صورت فعالیت میکنند. سیگنال اشغال، وقتی به وجود می‌آید که:

  • فردی که با ایشان تماس گرفته اید، در حالا صحبت تلفنی با یک فرد دیگر باشد.
  • فردی که با ایشان تماس گرفته اید، در درحال برقراری تماس با یک فرد دیگر باشد.
  • یک فرد دیگر، در حال تماس گرفتن به شماره ای که با آن تماس گرفته اید باشد (یعنی هر دویتان بطور به طور همزمان یک شماره را گرفته باشید).
  • موبایل تلفن، به صحت سر جای خویش قرار نگرفته باشد و فعال باقی‌مانده باشد.

پیرو ظهور تلفن تحت شبکه(VOIP) ، تعریف‌ “خط تلفن” دستخوش تغییر و تحول شوید. در تلفن های لندلاین، از خطوط لیترال و سیم های مسی استعمال می شود. هر سیم منفرد قادر است یک ارتباط تلفنی را در دست بگیرد؛ بدین ترتیب، درصورت برقراری تماس دوم، تماس گیرنده پشت خط خواهد ماند. ولی، تلفن تحت شبکه (VOIP) به وسیله وب پهن باند پشتیبانی میشود و محدودیت های فیزیکی تلفن های لندلاین را ندارد.

در تلفن تحت شبکه(VOIP) ، گنجایش مدیریت تماس های هم زمان نسبت به تلفن های لندلاین بیشتر میباشد. یک “خط” در تلفن تحت شبکه (VOIP) قادر است 6 الی 8 ارتباط تلفنی را بطور به طور همزمان در اختیار بگیرد و مدیریت کند. بر این مبنا، یک تلفن تحت شبکه (VOIP) که چهار کلید خطی داشته باشد، هم زمان 32 تماس را برقرار و مدیریت میکند.

این گنجایش جهت مدیریت هم‌زمان یک سری تماس، بسیار دارای فایده میباشد؛ چون براین اساس، تماس گیرنده ها پشت خطوط اشغال تلفن چشم به راه نمی مانند. بعلاوه، نیاز به ارسال/ اخذ سیگنال های اشغال نیز حذف شود؛ به دلیل آنکه تلفن تحت شبکه (VOIP) میتواند یک سری تماس را بطور هم زمان جواب داده و از بار شدید وارد بر خطوط تلفن بکاهد.

جایگزین کردن سیگنال های اشغال با خصوصیت های تلفن های کاری هوشمند

تلفن تحت شبکه (VOIP) اختصاصی به کسب و فعالیت، از خصوصیت هایی برخوردار می باشند که بازه انتظار تماس گیرنده را کاهش داده و تجربه ی وی از برقراری ارتباط تلفنی با نماینده ی کمپانی شما‌را بهبود می‌بخشند. براین اساس، شما میتوانید تعداد تماس های تلفنی ناموفق را به دستکم رسانده و تماس مجموع تماس گیرنده ها را اخذ نمایید؛ ولوآنکه در طی تماس وی، در دفتر حضور نداشته باشید.

پخش موسیقی برای مشغول کردن مشتریان پشت خط

کمپانی تلفن و تلگراف ایالات متحده (AT & T) به تازگیً طی پژوهشی به‌این نتیجه رسیده میباشد که مشتریانی که به بازه 30 ثانیه و فارغ از پخش موسیقی، پشت خط معطل می‌مانند، تصور میکنند که دوران انتظار وی بیش تر از 90 ثانیه به طول انجامیده میباشد؛ درحالی که آن مشتریانی که طی همان مقطع، ضمن گوش سپردن به موسیقی چشم به راه می‌مانند، تصور میکنند که بازه زمانی انتظار 15 ثانیه بوده میباشد. نتیجه ی این پژوهش تماماً مشخص و معلوم میباشد: چنانچه مشتریان را پشت خط معطل می گذارید، یک موسیقی برایشان پخش نمایید.
موسیقی انتظار، به آسانی هم برای یوزرها منفرد و هم برای مجموعه های مدیریت تماس قابل پخش میباشد. اکثر شرکت ها، موسیقی های استاندارد نظیر مدل های جاز و کلاسیک را تحت عنوان موسیقی انتظار تعیین میکنند؛ و ضمن بروزرسانی سیستم خویش، قابلیت و امکان تغییر و تحول و گزینش موسیقی موردعلاقه را برای مشتریان آماده می‌کنند. بعلاوه، شما می‌توانید یک پیام صوتی را تحت عنوان موسیقی پخش کرده و طی آن، اطلاعاتی در خصوص سرویس ها و تولیدات خویش در دست مشتری قرار دهید. پروتکل سیپ (OnSIP) نیز به مشتریان قابلیت می‌دهد تا به تماشای ویدئوی انتظار درگیر شوند؛ در‌این‌حالت‌، هنگامی که مشتری مبادرت به برقراری یک تماس ویدئویی آنلاین میکند، در طول انتظار به تماشای ویدیو درگیر خواهد بود.

برقراری تماس به طور همزمان با یک چند کارمند برای تسریع روال اخذ جواب

گهگاه از تایم ها، یکی از پرسنل سازمان سرگرم کلام تلفنی با یک مشتری میباشد؛ البته دیگر همیاران ایشان آزاد می‌باشند و می‌توانند دیگر تماس های دریافتی آن کارمند را جواب دهند. نرم‌افزار های مدیریت تماس، استراتژی پاسخگویی گروهی را اجرا میکنند. این نرم افزار ها، تماس های تلفنی را به جای یک نفر، به چندنفر ارجاع می‌دهند. بنابراین، اطمینان نتایج شود که تلفن ها، نه برمبنای دسترسی پذیری یک کارمند، بلکه برحسب دسترسی پذیری مجموع تیم کارکنان جواب داده می گردند.
نرم‌افزار های مدیریت تماس، مقطع انتظار را برای مشتریان حذف میکنند؛ و تماس های دریافتی را به پرسنل آزاد هدایت می کنند. بدین ترتیب کل اعضای مجموعه بطور همزمان از اخذ تماس باخبر میگردند؛ و تمامی ی اعضا، بخت پاسخگویی به تلفن را دارا هستند. در برخی از اپلیکیشن ها، اعضا برحسب نوبت، تلفن ها را جواب می‌دهند؛ این بدان معناست که هر ارتباط تلفنی، بعداز عبور از یک پنجره ی زمانی، به کارمند بعدی هدایت می گردد. در حالی که هیچ کس به تلفن جواب ندهد، تماس های ناموفق به یک موبایل خارجی و صندوق پست های صوتی منتقل گردیده یا این که آن مشتری، به منوی تلفن بیان کننده هدایت می‌گردد.

ترغیب تماس گیرنده ها به درج پیام صوتی در امر مسائل اساسی و اضطراری

در حالتی که احتمال میدهید که به دوران طولانی قدرتمند به پاسخگویی به تماس های تلفنی نیستید، می‌توانید تماس های دریافتی را بطور دایم به صندوق پیام صوتی انتقال دهید؛ در‌این حالت، مشتری به دوران طولانی پشت خط چشم به راه نمی ماند. درصورتی که این استراتژی را تعیین نموده اید، می بایست یک پیام خوشامدگویی صوتی برای تلفن گویای خویش ضبط نمایید. این پیام بایستی وجهه ای ماهر و مؤدبانه داشته باشد.
بعلاوه، شما می‌توانید یک نشانی ایمیل (یا این که یک رویه ارتباطی دیگر) در دست تماس گیرنده قرار دهید تا از آن رویه با شما رابطه برقرار نماید. به وی اعلام نمائید که با دقت به حالت، بطور منظم به تماس های وی جواب خواهید بخشید.

سیگنال اشغال: راهکار آخر

مخرب ترین و منفی ترین جنبه ی یک سیگنال اشغال، انتقال پیام “استفاده کننده در دسترس نمی‌باشد” به مشتری میباشد. در دنیایی که مشتری در گونه های رسانه های اجتماعی، پست الکرونیکی و تماس های ویدئویی غرق شده‌است، سیگنال اشغال تنها یک بوق آزاردهنده نیست؛ بلکه انتهای رغبت مشتری به برقراری تماس با شماست. و احتمالاً، وی با یکی‌از رقبای شما تماس خواهد گرفت.
جذب و ابقای مشتری، به نوبه ی خویش امری بسیار طاقت فرسا میباشد. شما بایستی بدانید که یک سوژه ی کوچک، مثل بوق اشغال تلفن می‌تواند منجر سقوط کسب و فعالیت شما شود؛ که ولی اجتناب از آن انجام پذیر میباشد. خوشبختانه، امروزه سیستم های تلفن ویژه ی کسب و فعالیت، سیگنال های اشغال خطوط تلفن را بطور بی نقص حذف کرده اند. ضمن به کارگیری از این سیستم ها، قابلیت و امکان مدیریت چندین ارتباط تلفنی بطور هم زمان وجود دارد و بازه زمانی انتظار برای مشتری به دست‌کم می‌رسد؛ بنابراین، شما می توانید تجربه ی مشتری از تماس تلفنیش را به یک امتیاز رقابتی تبدیل سازید.
مطمئن نیستید که سیستم و خطوط تلفن کمپانی تان به بروزرسانی احتیاج دارد یا نه؟ در یک روز معمولی، احتمالاً وسعت تماس های تلفنی تان چندان زیاد نیست و مشتری ها، با بوق اشغال مواجه نمی‌شوند. ولی در شکل بروز وضعیت اضطراری و غیرمترقبه، سیل تماس ها به خطوط تلفن شما جاری میگردند و در آن موقعیت، شما به یک سیستم تلفن احتیاج خواهید داشت که تماس ها را به صورت کارآمد و هوشمند، مدیریت و کنترل نماید. استعمال از تلفن اینترنتی (VOIP) ، یک استراتژی هوشمندانه میباشد که در طول وقوع وضعیت اضطراری، مشتریان کمپانی را برایتان محافظت میکند.
شما می‌توانید برای مشاوره و راه اندازی تلفن تحت شبکه VOIP با پیراسیس تماس بگیرید.