از زمانی که پای پیام‌رسان ها به معاش ما گشوده شد خیلی از چیزها تغییر کرد. در معاش فردی ورود وایبر ما‌را تا حد متعددی از sms بی‌نیاز کرد. و بعداز وایبر هم پیام‌رسان های دیگری یکی‌از بعد از دیگری سر و کله‌شان پیدا شد. خیلی از آنان رمز و رازهای متعددی هم به پا کردند. مسلماً ماجراهای فیلتر شدن تلگرام را به خاطر دارید.

در موسسات هم به کار گیری از پیام‌رسان ها تغییرات متعددی کرده است. مجموعه های کاری برای پروژه‌های متفاوت و سرعت انتقال داده ها صرفا بخشی از مزایای پیام رسانها در شرکتهای بوده  است.

ولی این پیام‌رسان ها در کنار مزایایی که دارا‌هستند معایبی هم به دارند و آسیب های منحصربه‌فرد خویش را به یار می آورند.

استفاده از پیام‌رسان فوری تحت عنوان یک شبکه ارتباطی داخلی جوانب مثبت و منفی داراست، در‌ادامه نکاتی را برای حل بعضی مسائل اجتناب‌ناپذیر در این مورد ارائه می دهیم.

پیام‌‌های فوری (چت با اسم مستعار) تبدیل به یک شبکه ارتباطی مهم و راحت برای اکثری از کمپانی‌ها شده‌است. این ابزار ارتباطی طرز تعامل اشخاص و گروه‌ها را در دفتر کار تغییر‌ داده میباشد. البته در هر صورت آن هم نکات منفی به‌دنبال داراست. ارسال پیام‌های فوری ممکن میباشد مالامال سروصدا، مُخل عمل و غیرمرتبط با کارها کاری باشد. شاید مشکلی نباشد که وسط فعالیت یک سری GIF بامزه گربه بفرستید، البته واقعیت آن میباشد که‌این ابزار پیام‌رسان فوری را میتوان با هدف ها مهم‌ترین آیتم به کار گیری قرار داد.

این نوشته‌ی‌علمی به باز‌بینی این زمینه و جوانب مثبت و منفی پیام‌رسان فوری می پردازد. همینطور نکاتی را در خصوص چگونگی غلبه بر معضل‌های ناشی از ارسال پیام های فوری در دفتر کار ارائه می دهیم.

مزایای پیام‌های فوری

پیام‌های فوری در دو موقعیت مختص می توانند برای کمپانی‌ها اثر گذار باشند:

چت غیر قانونی

یک راه سریع و غیراختلال‌آمیز برای برقراری رابطه با یک همکار به‌ خواسته اطلاع‌رسانی درمورد یک حادثه فوری یا این که هماهنگی در طول حقیقی و واقعی میباشد.

مباحثه گروهی

نسبت به ارسال پست الکرونیکی گروهی، پیام‌رسان جمعی ابزار مؤثرتری برای عنوان کردن یک خلل یا این که پروژه با گروهی از اشخاص محسوب میشود. با یک پیام جمعی، درک موقعیت موجود مورد مشاجره و عنوان کردن پوشه‌های کاری بسیار راحت‌تر خواهد بود.

معایب پیام‌های فوری (و طرز حل آن‌ها)

اکثر کمپانی‌هایی که از پیام‌رسان فوری به کار گیری می کنند، این پنج موضوع را دارا‌هستند:

ابزارهای چندگانه

خلاف پست الکرونیکی، پیام فوری یک ابزار منحصر به فرد میباشد که می تواند باطن تیم‌ها و ابزارهای متفاوت قرار گیرد. مثلا، مجموعه فروش شما ممکن میباشد از ابزاری استعمال نماید که با CRM آن ها ترکیب شود، در حالیکه بخش بسط از Slack به کار گیری میکند و مدیران ارشد هنوز متکی بر آدرس اینترنتی می‌باشند.

راه‌حل:

از ابزاری مانند اینترانت، تحت عنوان یک پلتفرم برای همگی اشخاص مو جود در سازمان به کارگیری فرمایید. مطمئن گردید که ابزار منتخب شما قابلیت و امکان پیام‌رسان فوری را داشته باشد، به عنوان مثال روی دستگاه‌های گوشی قابل استعمال باشد. ما در پیراسیس و یا این که هر کمپانی پشتیبانی شبکه دیگری می تواند این قابلیت و امکان را به راحتی برای شما مهیا نماید.

مشارکت

شما نه فقط به یک ابزار جهانی نیاز دارید، بلکه لازم میباشد تمامی به صورت فعال از آن استعمال کرده و در آن شرکت کردن نمایند. در‌حالتی که بهتر تصور کنید متوجه می شوید که به عنوان مثال در‌صورتی‌که تنها 10٪ از گروه فروش از این ابزار استعمال نمایند، نمی‌توانید یک دعوا استراتژیک را با واحد فروش مطرح نمائید. اینکه فقط بر پیام‌های فوری توکل فرمایید نتیجه مثبتی نخواهد داشت. چون مجموعه‌های کارکنان بسیار زیادند و شاید کلیه آن ها به صورت مکرر از پیام‌های فوری به کارگیری نکنند.

راه حل:

از اینترانت مجهز به چت تحت عنوان یک فضای پیش فرض برای اشتراک گذاری خبرها، جشن و پایکوبی به دست آوردن برد‌ها و یافتن سریع‌تر داده ها کلیدی به کارگیری نمایید. فضایی خلق نمایید که تمامی بخواهند و بتوانند یک‌سری توشه در روز از آن بازدید نمایند. پلتفرم چت کمپانی خودتان را تبدیل به بخشی از یک تجربه گروهی مثبت نمائید.

هیاهو

ابزار چت هنگامی بوسیله کل اشخاص یک سازمان مصرف شود ذاتاً مالامال سر وصدا خواهد بود. مباحث بسیار زیاد، یک سری مجموعه، ایده ها بسیار زیاد در امر چند مورد کلیه در جریانند. هنگامی که هرج و مرج زیاد میگردد، بیش تر کارمندان چت را خاموش می‌نمایند. آن ها نمی‌توانند سروصدای زیاد یک ابزار را تحمل نمایند. هنگامی نیاز به داده ها دارا هستند یا این که حس نمایند که میتوانند یاری نمایند، مشتاقانه متصل گردیده و از ابزار به کار گیری مینمایند. در غیر این صورت، چون سرشان شلوغ میباشد بیش تر می خواهند روی کارشان تمرکز نمایند.

راه‌حل

اطمینان حاصل نمائید که ابزار پیام‌رسان‌تان، سازماندهی چت‌ها را به طور موضوعی برای یوزرها راحت‌تر کرده و به علاوه یک شیوه معمولی و قابل اطمینان برای مدیریت عضویت در تیم‌ها مهیا نماید، در این‌حالت با اطمینان بدون نقص می تواند با نیازهای گروه‌های کاری حقیقی و واقعی همخوانی داشته باشد.

صرفا متکی بر چت باشد

ارسال پیام فوری شایسته ترین شیوه برای گفتگوی یک به یک میباشد. یک ابزار پیام‌رسان فوری مطلوب می تواند یک راس تیمی یا این که پروژه‌ای مفید باشد. در صورتی این ابزار به صحت به صورت کلی سازمان مورد به کار گیری قرار گیرد، قادر است تا حد زیادی جایگزین آدرس اینترنتی‌های داخلی شود. البته اکثر زمان ها تایم ها نمی‌تواند شایسته ترین رویکرد برای اشتراک گذاری خبرها کمپانی، یافت کردن اوراق کلیدی، معین کردن اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد یا این که کشف تخصص‌ها باشد.

راه‌حل

یک اینترانت به نیکی پباده سازی گردیده و مخلوط گردیده با چت می تواند ابزارهایی برای هر گونه رابطه، آشنایی و درایت داخلی مهیا نماید.

کمبود تامین داده ها

پیام‌رسان میتواند برای پرسنل مشارکت در مکالمات مورد علاقه‌شان را راحت‌تر ‌نماید. البته در دفتر اشکال مختلفی از داده ها موجود هست که می بایست در تیم‌های خاصی از اشخاص مطرح شود. در حالتی که قصد سازماندهی یک روی داد را دارید یا این که میخواهید فرم‌های سرویس های دندانپزشکی را در یک کشور خاص در دسترس قرار دهید، بایستی بدانید که داده ها به دست تک تک پرسنل مربوط به آن مورد رسیده باشد (نه به اشخاص غیر مربوط). شاید حتی بهتر باشد از آنان تأییدیه‌ای برای تلاوت داده ها بخواهید.

راه‌حل

از اینترانتی به کار گیری نمایید که طیف وسیعی از ابزارهای ارتباطی ارائه دهد. مطمئن گردید معیار مشارکت بالا و یک رویه بی آلایش برای قرار دادن داده ها در فضاها، دپارتمان‌ها و مجموعه‌های کاری متعدد آماده خواهد کرد.

نتیجه : از یک راه یکپارچه استعمال فرمایید

در کنار تلفن و پست الکرونیکی، چت سازمانی هم میتواند یک ابزار ارتباطی مهم باشد. البته آیا تنها استعمال از این ابزار کافی میباشد و آیا مشکلاتی که پیرو دارد بیشتر از مزایای آنست؟

با گزینش یک پلتفرم پیام رسان یک‌سری منظوره که مجهز به مولفه پیام‌رسان فوری میباشد، و مخلوط مطلوب آن با استراتژی‌های ارتباطات داخلی کمپانی، به راحتی میتوانید از بروز چنین مشکلاتی خودداری فرمائید.

در کنار تمامی اینها در لحاظ داشته باشید پیام‌رسان هیچ وقت نباید جای آدرس اینترنتی سازمانی را بگیرد. ما در پیراسیس مدام به مشتریانمان تاکید میکنیم که پست الکرونیکی سازمانی را فراموش نکنند و از آن به کار گیری نمایند.

کمپانی‌های سرویس ها شبکه می‎توانند امکاناتی را آماده نمایند که هم پیام‌رسان و هم پست الکرونیکی سازمانی را در کنار هم تحت عنوان دو ابزار قوی داشته باشید. این عمل میتواند در حین نصب و فعال سازی شبکه به شایسته ترین صورت برای شما صورت بپذیرد.