آیا تصمیم گرفته اید که یک سیستم تلفن اینترنتی ابری برای کسب و کار خود دست و پا کنید؟ دیری نخواهد گذشت که شما و همکارانتان از امتیازها و پیامدهای مثبت این تصمیم، شگفت زده خواهید شد. سیستم تلفن اینترنتی ، دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های متعددی است که از میان آنها می‌توانیم به نرم افزار تماس تلفنی روی تلفن هوشمند، برقراری تماس ویدئویی/ کنفرانس با استفاده از پنجره ی مرورگر یا نرم افزار دسکتاپ و قابلیت “تماس با یک کلیک” اشاره کرد. قابلیت “تماس با یک کلیک” به شما امکان میدهد که صرفاً با یک کلیک به همکاران، مشتریان و نمایندگان فروش دسترسی یابید.
پیش از آغاز جستجو به دنبال پروتکل موردنظر خود، یک پژوهش و برنامه ی اجرایی تهیه کنید تا با استناد به آن بتوانید، فرآیند پیش رویتان را تسهیل نموده و بهترین تصمیم ممکن را برای کسب و کارتان اتخاذ کنید. در ادامه، چند نکته و توصیه ی راهنما جهت پیاده سازی تلفن اینترنتی در شرکت یا سازمان به شما معرفی می‌کنیم:
  • نیازمندی‌های شبکه را شناسایی کنید

کیفیت تماس های مبتنی بر تلفن اینترنتی ، به پهنای باند اینترنت و همچنین زیرساخت شبکه وابسته است. سرعت پایین اینترنت، فعالیت های اینترنتی ای که پهنای باند زیادی را به خود اختصاص می‌دهند و یا استفاده از روترهای نامناسب و ناکارآمد، کیفیت تماس را به میزان قابل ملاحظه ای کاهش میدهند.
برای آنکه قابلیت های کنونی شبکه تان را مورد بررسی قرار دهید، در ابتدا یک تست رایگان برروی تلفن voip اجرا نمایید. این تست، ترافیک تلفن voip روی شبکه را شبیه سازی میکند و اندیکاتورهای کلیدی و مهمی برای عملکرد تماس های مبتنی بر آن پروتکل به دست میدهد. بعلاوه، سرعت های آپلود و دانلود اتصالات اینترنت شما نیز بدین طریق نمایش داده میشود و درصورت وجود هرگونه مشکل مانند قطع صدا یا تأخیر، توصیه های لازم جهت رفع آن مشکل در اختیار شما قرار میگیرد. در صورت دسترسی به این داده ها، شما میتوانید پیش از پیاده سازی سیستم تلفن اینترنتی نسبت به اعمال تغییرات مقتضی در شبکه ی خود اقدام نمایید.
بعلاوه، شما باید مطمئن شوید که روترها و دیگر تجهیزات اتصال اینترنت شما به گونه ای بهینه سازی شده اند که بتوانند ترافیک تلفن اینترنتی را نیز مدیریت کنند. در زمان انتخاب پروتکل، به دنبال گزینه های ارزان قیمت نباشید؛ چراکه در آینده، هزینه های مالی و زمانی بسیاری را به شما تحمیل خواهند کرد. اگر پروتکل ها و تجهیزات وابسته، با نیازمندی ها و اقتضاهای کسب و کار شما سازگار نباشند، در آینده باید نسبت به اصلاح کمبودها یا تعویض تجهیزات اقدام کنید.
  • برای مدیریت روزانه ی شبکه، از کارکنان و متخصصان فناوری اطلاعات کمک بگیرید

از آنجاییکه زیرساخت شبکه و اتصال اینترنت در سازمان یا شرکت شما میتوانند بر کیفیت تماس های مبتنی بر تلفن اینترنتی تأثیر داشته باشند، شما باید تعدادی متخصص و کارشناس حرفه ای را برای نظارت و مدیریت شبکه محلی (LAN) دفتر کار خود استخدام کنید. این متخصصان می‌توانند شامل گروه های درون سازمانی یا مشاوران برون سازمانی باشند. و باید در جهت مدیریت و اجرای یک شبکه‌ی ایمن در محیط اینترنت تلاش نمایند. این افراد، علاوه بر بهینه‌سازی شبکه به جهت برقراری و دریافت تماس های باکیفیت، به شما اطمینان می‌دهند که روترها و تلفن‌های مبتنی بر تلفن voip و همچنین دیگر دستگاه های متصل به اینترنت، دربرابر کاربران خارجی و افراد متفرقه ایمن هستند.
در پی رشد و توسعه ی کسب و کار، این کارشناسان باید مسئولیت حفظ و نگهداری، به روز رسانی و ارتقای شبکه را برعهده بگیرند. بعلاوه، ایشان می‌توانند توصیه ها و نکات کارآمدی درباره‌ی ظرفیت و عملکرد شبکه در اختیار شما قرار دهند. به عنوان مثال، اگر یک دستگاه یا ابزار نیاز به تعویض داشته باشد یا شبکه به بروزرسانی احتیاج داشته باشد، این کارشناسان شما را مطلع خواهند کرد.
  • نیازهای کسب و کار خود را شناسایی کنید و خرید خود را برمبنای آن نیازها انجام دهید

برای ارزیابی کامل و دقیق نیازمندی‌ها و همچنین نقاط ضعف کسب و کار خود زمان کافی صرف کنید. به عنوان مثال، شما باید از طریق این ارزیابی ها به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:
  • آیا هر کدام از کارمندان به یک شماره تلفن شخصی برای خودشان نیاز دارند؟ یا باید یک پل کنفرانس برای آنها تهیه کنید؟
  • آیا تعدادی از کارمندان شما دائم در حال سفر هستند و باید روی تلفن همراهشان، نرم افزار تماس تلفنی نصب شود؟
  • آیا مایل هستید تماس هایی که با تلفن اداری کارمندان برقرار می‌شوند و بدون پاسخ می‌مانند، به تلفن های همراهشان منتقل شوند؟
شناسایی دقیق نیازهای سازمان یا شرکت، شما را در امر جستجو به دنبال یک سیستم تلفن ابری جدید یاری میدهد. در شرایطی که به اطلاعات کافی در این باره دسترسی داشته باشید، به هنگام جستجو به دنبال تأمین کننده یا محصول مناسب معیارهای صحیحی را لحاظ خواهید کرد.
پیش از خرید سیستم مورد نظر خود، انواع سیستم‌های تلفن voip ابری را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید و ویژگی ها، هزینه ها و محدودیت های هرکدام را با دیگری مقایسه کنید. بدین ترتیب، مناسب ترین و بهترین سیستم را به جهت رفع نیازمندی های سازمان خود انتخاب خواهید کرد.
پس از گزینش و تجدید فهرست گزینه ها جهت انتخاب یک تأمین کننده تلفن اینترنتی ، از تأمین کننده بخواهید که طی یک مدت کوتاه، خدمات خود را به صورت آزمایشی و رایگان در اختیار شما قرار دهند. در طول مدت آزمایش، کیفیت تماس ها را ارزیابی کنید و در پرتال‌های ادمین خدمات گردش نمایید تا متوجه شوید که اضافه کردن کاربر و پیکربندی ویژگی ها و قابلیت ها در آن پرتال، تا چه حد آسان یا دشوار است. آزمایش و ارزیابی هر سیستم بطور جداگانه، ایده های ارزشمندی درباره ی کارکرد هرکدام از سرویس ها به شما ارائه می‌کند.
شارلوت اولیور، معاون بخش عملیات شبکه در شرکت آن سیپ (OnSIP) میگوید: “یک تلفن SIP بخرید یا یک تلفن نرم افزاری را امتحان کنید و ببینید که آیا خدمات تأمین کننده کارکرد صحیح دارد یا خیر. هزینه ی استفاده از پروتکل انتقال صوت اینترنتی، نسبت به تلفن های سنتی PBX بسیار کمتر است. علاوه براین، ضمن استفاده از تلفن اینترنتی voip می‌توانید تلفن‌های مختلفی را که برمبنای این پروتکل کار می‌کنند، امتحان کنید. هرکدام از آن تلفن ها، ویژگی ها و کارکردهای منحصر به خود را دارند”.
  • طرز استفاده از سرویس جدید تلفن اینترنتی ( voip ) را به کارمندان خود آموزش دهید

پس از انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم تلفن اینترنتی ابری در محیط کسب و کار، باید نحوه‌ی استفاده از آن را به کارمندان خود آموزش دهید. مسلماً، برقراری تماس و چک کردن صندوق پیام‌های صوتی، امری ساده و مبرهن است؛ اما پس از اجرای آن سیستم در محیط کسب و کار، به بازه ی گسترده ای از انواع قابلیت ها و ویژگی ها دسترسی خواهید داشت که بر بهره‌وری عملکرد شما و گروهتان تأثیر مثبت خواهند داشت. شما باید:
  • صندوق پیام‌های صوتی و ایمیل را به گونه‌ای تنظیم کنید که پیام صوتی کارمندانتان به صندوق ایمیل شان ارسال شوند.
  • کارمندانتان را به نرم افزارهای تماس تلفنی مجهز کنید تا امکان برقراری تماس صوتی و تصویری، چت کردن با همکاران و غیره از طریق مرورگر، لپ تاپ یا تلفن هوشمند برای ایشان مهیّا باشد.
  • از یک پیشخوان صف بندی تماس استفاده کنید تا بتوانید تماس های ورودی را نظارت کرده و داده های مربوط به هر تماس را بازیابی نمایید.

از امتیازها و قابلیت هایی که هم اکنون در دسترس شما هستند، به خوبی استفاده کنید. تأمین کننده‌های تلفن اینترنتی ، بازه‌ی گسترده‌ای از انواع ابزارها را عرضه و ارائه کرده اند که کارمندان شما را در امر یادگیری طریق استفاده از آن خدمات و سرویس‌های جدید یاری می‌دهند. برخی از تأمین کننده ها مثل آن سیپ (OnSIP)، اقدام به برگزاری وبینارهای معارفه می‌کند و اصول پایه استفاده از آن خدمات و سرویس‌ها را آموزش می‌دهد. شما می‌توانید چندین پایگاه دانش آنلاین را نیز در محیط اینترنت پیدا کنید که دستورالعمل‌های کامل و مفصلی درباره ی روش تنظیم و استفاده از قابلیت های سیستم های تلفن اینترنتی ارائه می‌دهند. از تمام منابع آموزشی که توسط تأمین کننده ارائه می‌شوند، بهره بگیرید تا بتوانید نهایت استفاده را از سیستم تلفن ابری جدید خود در سازمان ببرید.