چندین سال قبل، شاهد عقد اَبرقراردادهای چندین میلیارد تومانی بودیم و شرکت های بزرگ خدمات پشتیبانی شبکه، از خوشحالی در پوست خود نمی‌گنجیدند. اما مدیریت برون سپاری عمده، برای بسیاری از شرکت ها دشوار بود. این روزها، مدیران ارشد فناوری اطلاعات از یک رویکرد دیگر پیروی می‌کنند، که به موجب آن، خدمات ارائه شده توسط چند مورد از بهترین پرسنلشان با هم ترکیب و ادغام می‌شود تا نیازهای تکنولوژیکی شرکت مشتری مرتفع شود. اکثر فعالان عرصه  خدمات شبکه، خود را با این گرایش و روند تطبیق داده‌اند. در حقیقت، برخی از مدیران ارشد فناوری اطلاعات نه تنها با گروه‌های مختلف تأمین کنندگان برون سپاری همکاری می‌کنند، بلکه از آنها توقع دارند که خود را با شرایط گروه‌های دیگر تطبیق دهند و در جهت خدمات رسانی مشترک تلاش نمایند.
با این حال، این روند جدید و سپردن کار به چند کارشناس شبکه نیز خالی از چالش و دشواری نیست. شرکت مشتری باید از حاکمیت مؤثر و کارآمدی برخوردار باشد و بتواند فعالیت‌ها و کنش‌های مدیریتی تأمین‌کننده را بپذیرد. مدیران ارشد فناوری اطلاعات باید در زمان مذاکره برسر عقد قرارداد، ضرورت همکاری و عدم سرزنش یکدیگر را برای تأمین‌کنندگان برون سپاری تشریح و توجیه کنند. در غیر این صورت، احتمال از دست رفتن کار وجود دارد. به علاوه، مدیران ارشد IT باید نیروهای شایسته و کارآمدی را پیدا کنند که از مهارت‌های مالی و فنی کافی برای کمک به مدیریت پروژه برخوردار باشند. همینطور، افراد دیگری نیز جهت مدیریت فرآیند برون سپاری باید استخدام شوند.
افزایش گرایش به تحول دیجیتال، نه تنها موجب بازگشت به ابرقراردادهای ده ساله نشده است، بلکه به ادغام و یکپارچه‌سازی خدمات پشتیبانی شبکه مختوم شده است. از آنجایی که شرکت ها یک فهرست بلند از انواع روش‌های توسعه و زیرساخت ها را پیش رو دارند، بسیاری از خدمات منفرد و تَک کارایی خود را از دست داده‌اند. برخی از شرکت های پشتیبانی شبکه، قصد دارند تبدیل به فروشگاه‌هایی همه‌کاره شوند و خدمات کارگزاری یا مشارکت و همکاری به مشتریان ارائه دهند. در این شرایط، مشتریان با طیف گسترده‌ای از انواع خدمات روبرو خواهند بود که توسط بهترین و حرفه‌ای‌ترین تأمین‌کنندگان برون سپاری ارائه می‌شوند.

نحوه انتخاب تأمین کنندگان برون سپاری 

انتخاب تأمین‌کنندگان برون سپاری مناسب برای دریافت خدمات پشتیبانی شبکه، یک تصمیم دشوار است. به هر حال، در آغاز باید بدین نکته توجه داشته باشید که هیچ تأمین کننده ای نمیتواند یک شریک ایده آل، کامل و بی نقص برای شما باشد. انعطاف پذیری در روابط، یک ضرورت به شمار می آید.
برای آنکه بتوانید یک تصمیم آگاهانه و هوشمندانه در این باره اتخاذ کنید، توقعات و انتظارات خود از رابطه برون سپاری را مشخص کنید و مهم‌ترین معیارها برای انتخاب تأمین‌کنندگان برون سپاری موردنظرتان را شناسایی نمایید. اجرای این فرآیند، پیش از انتخاب تأمین‌کننده، حقیقتاً مهم و ضروری است. زیرا آنها بی‌شک ایده‌های شخصی خودشان را برای شرکت شما پیاده‌سازی می‌کنند و بهترین‌ها و مناسب‌ترین‌ها را برحسب توانمندی‌ها و نقاط قوت خود برای شرکتتان انتخاب می‌نمایند.
برخی از پرسش هایی که در زمان انتخاب تأمین کنندگان برون سپاری باید به آنها پاسخ دهید، به شرح زیر هستند:
  • کدام دستاوردها و امتیازهای ناشی از برون سپاری برای شما مهم تر هستند: کل پس انداز و صرفه جویی در هزینه؛ یا سرعت کاهش هزینه ها؟
  • شما امکانات و تخصص های برون مرزی را ترجیح میدهید یا به تخصص های محلی و داخلی گرایش دارید؟
  • شما رویکرد قیمت گذاری ثابت-حداقل را می پسندید یا گزینه های قیمت گذاری متغیر را ترجیح میدهید؟
پس از آنکه نیازهای خود را تعریف و اولویت بندی کردید، بهتر میتوانید درباره انتخاب روابط ارزشمند و سودآفرین تصمیم بگیرید.
از گذشته تا کنون، شرکت های خدمات شبکه یک بازه زمانی شش ماه الی یک ساله یا بیشتر را به پردازش معاملات برون سپاری فناوری اطلاعات اختصاص می‌داده‌اند. و طی این مدت، تأمین‌کننده‌های موردنظر خود را پیدا کرده و بر سر عقد قرارداد پشتیبانی شبکه با ایشان مذاکره می‌کرده‌اند. اما در پی کوتاه‌تر شدن مدت قراردادهای برون سپاری خدمات کامپیوتری به شرکت ها، صرف آن مدت زمان طولانی برای پردازش امور پیش از عقد قرارداد منطقی نمی باشد. به رغم آنکه فرآیند انتخاب تأمین کننده مناسب همچنان بسیار حساس و مستلزم صرف کوشش و تلاش بسیار است، اما برخی رویه ها در طی این فرآیند تکراری هستند و به همین دلیل در زمان، صرفه جویی میشود.

مشاوران برون سپاری

بسیاری از سازمان ها و شرکت ها، از مشاوران یا راهنماهای برون سپاری خارجی کمک میگیرند تا نیازمندی ها و اولویت هایشان را شناسایی کنند. باوجود آنکه تخصص این مشاوران بسیار مفید و کارآمد خواهد بود، اما سازمان ها باید پیش از انتخاب مشاور نیز درباره آنها تحقیق کنند. برخی از مشاوران، از قانع کردن شما جهت اجرای فرآیند برون سپاری سود میبرند؛ و هدفشان در حقیقت، کمک به شما برای شناسایی تناسب برون سپاری با نیازمندی های سازمانتان نیست. یک مشاور خوب باید مشتریان بی تجربه و مبتدی را در طی فرآیند انتخاب تأمین کننده یاری دهد؛ و ایشان را در طی مراحل مختلف نظیر جستجو به دنبال تأمین کننده، انتخاب تأمین کننده جهت حضور در فرآیند ارائه پروپوزال، ایجاد یک مدل یا سیستم امتیازدهی برای ارزیابی واکنش ها و اتخاذ تصمیم نهایی همراهی کند.
شما از منابع و مراجع درونِ سازمان خود نیز میتوانید کمک بگیرید. این افراد میتوانند شما را در امر شناسایی نیازهایتان یاری دهند. مدیران ارشد فناوری اطلاعات، معمولاً مایل و راغب به این کار نیستند؛ زیرا هر نشانه ای از وجود موانع در تصمیم گیری جهت برون سپاری، بخش فناوری اطلاعات و حتی کل سازمان را به هراس خواهد انداخت. اما شواهد موجود حاکی از آن است که دعوت از این افراد برای شرکت در فرآیند تصمیم گیری، اگر در نخستین دوران تصمیم گیری اتفاق افتد و به بَعد موکول نشود، موجب انتخاب گزینه های بهتر و کارآمدتر خواهد شد و امکان اجرای کنش های مقتضی جهت کاهش هراس و استرس سازمان در شرایط ناخوشایند را فراهم خواهد کرد.

مذاکره جهت عقد کارآمدترین قراردادهای برون سپاری

توصیه هایی که در بالا برای انتخاب تأمین کننده مناسب معرفی کردیم، درمورد مذاکره بر سر شرایط و ضوابط قرارداد با تأمین کننده نیز صدق میکنند. یک تأمین کننده ثالث، زمانی که به مذاکره وارد می شود، ایده های منحصر به خود را در سر دارد: کسب حداکثر درآمد و سود با حداقل میزان ریسک. شرکت مشتری باید یک شناخت و درک کامل از خواسته ها و توقعات خود از رابطه برون سپاری داشته باشد و مذاکرات را حول آن توقعات و خواسته ها شکل دهد. هدف از اجرای این مذاکره، ایجاد تعادل میان ریسک ها و امتیازها برای هر دو طرف است؛ که گاهاً به منازعه و مشاجره منجر میشود. اما مشتریان زیرک و باهوش، کنترل جلسه مذاکره را خود در دست میگیرند؛ و بر مسائلی تأکید میکنند که برایشان مهم است.
تدوین یک برنامه زمانی و ضرب العجل برای مذاکرات، امکان کنترل فرآیند مذاکره را فراهم خواهد آورد. در غیر این صورت، مذاکرات تا ابد ادامه خواهند داشت. اما اگر یک بحث یا سوژه نیازمند مذاکره طولانی تر باشد، نباید خود را مقیّد به تاریخ ضرب العجل بدانید. بلکه باید برای مدیریت و حل آن مسئله، زمان بیشتری اختصاص دهید.
در نهایت، بدین نکته توجه داشته باشید که در طی مذاکره، سعی نکنید تمام مسئولیت ها را بر دوش تأمین کننده بیاندازید. یک قرارداد برون سپاری، تنها درصورتی به نتیجه خواهد رسید که شما از مسیرهای از پیش تعیین شده و مشخص پیروی کنید؛ و اگر بخواهید تمام مسئولیت ها را بر دوش تأمین کنندگان برون سپاری بیاندازید، عملاً قدرت و توان اعمال کنترل بر مذاکره را به ایشان تفویض کرده اید.