از قدیم گفته‌اند باران مدام می‌باشد، سیل ممکن میباشد یک توشه بیاید، اما هزاران تمهید اندیشیده می‌گردد تا کمترین عواقب را به بار داشته باشد. هنگامی که یک واقعه غیرمترقبه می‌ افتد در حین وقوع آن معمولاً فعالیت خاصی از کسی برنمی‌آید. البته آن ها که از پیشین در خصوص آن تاءمل کرده‌اند و برای تقابل با آن تمهیداتی اندیشیده‌اند می توانند با خاطر آسوده به سیر اتفاق ها نامطلوب نگاه نمایند. البته در صورتیکه از گذشته هیچ فکری در امر آن نکرده باشیم احتمالاً جبران ضرر و زیان‌ها به‌این راحتی نخواهد بود. در تمام مسئله‌های مربوط به فناوری داده ها هم مورد دقیقاً به همین صورت میباشد. در واقع می‌توان اعلام کرد بخش عمده‌ای از عمل‌های شبکه را پیش‌بینی‌ها و تدبیر‌ها تشکیل میدهد. ما در پیراسیس یکی از گرفتاری‌هایی که مدام داریم این میباشد که در صورت بروز اتفاقات پیش‌بینی نشده یک کمپانی پشتیبانی شبکه چطور میتواند موقعیت کم‌خطرتری را برای کسب و عمل مشتری خویش مهیا آورد.

رویدادها و فجایع غیرمترقبه و وقوع وضعیت بحرانی میتوانند تمام بنگاه‌های کسب و فعالیت و سازمان ها را از فعالیت اندازند. در چنین قوانینی، مالکان شرکت های و سازمان ها بایستی رابطه خویش را با پرسنل و مشتریان خویش مراقبت کنند. به‌دنبال، به شما یادگرفتن میدهیم که در حین وقوع حالت فوق‌الذکر، چطور سیستم تلفن کمپانی خویش را حسب حالت تصحیح کرده و از پیامدهای اتفاق در امان بمانید.

مشتریان را از وضیعت مطلع سازید

درصورت وقوع رویدادهای طبیعی و موقعیت بحرانی ، مثل گردباد، یکی از اولین اقدامات ضروری شرکت ها و سازمان ها آن میباشد که مشتریان را از موقعیت بحرانی در فضای کار با خبر سازند. این بدان معناست که شما، تحت عنوان صاحب و مالک یک کمپانی می بایست سایت خویش را به‌روزرسانی نمایید؛ موقعیت را از روش رسانه های اجتماعی اعلام نمائید؛ و پیام‌های صوتی خطوط تلفن و پست الکرونیکی های صوتی را تغییر تحول دهید. گذاشتن یک پست نو در صفحه های کانال‌های اجتماعی و همینطور، ضبط و درج پیام‌های صوتی مقتضی روی خطوط اصلی تلفن کمپانی یا این که سازمان، راهکارهایی سریع برای انتقال داده ها مربوط به تغییر و تحول موقعیت کمپانی یا این که سازمان در حین حالت بحرانی به شمار میایند. بعلاوه، اعضای تیم شما میتوانند ضمن ارسال آدرس اینترنتی‌های صوتی به مخاطبان، موقعیت را به ایشان اعلام کنند. پرسنل شرکت های نیز میتوانند با مراجعه به صندوق پُست صوتی خویش، یک پیام صوتی نو ضبط و ارسال نمایند. به این ترتیب، تماس گیرنده‌ها، یک مجال دیگر برای اخذ پیام مزبور خواهند داشت. باوجود آنکه به روزرسانی مکرر این پیام های صوتی ضروری نیست، ولی شما دست‌کم بایستی تغییر تحول در موقعیت جاری کمپانی یا این که سازمان را اعلام نمایید؛ این به‌روزرسانی‌ها، می بایست به طور آنلاین در دسترس مخاطب قرار گیرند. علاوه بر این، درین وضعیت بایستی دوره طولانی‌تری را به پاسخگویی به پرسش‌های احتمالی مخاطبان اختصاص دهید. شما نباید یک مورخ دقیق برای بازگشایی مجدّد کمپانی یا این که سازمان اعلام نمایید؛ چون پیش‌بینی زمان دقیق بهبود وضع و اوضاع و حالت، بسیار مشقت بار میباشد. در غایت، در انتهای پیام‌های صوتی خویش از طاقت مشتریان و همینطور حمایت و پشتیبانی ایشان، سپاس نمایید.

وضعیت دورکاری را برای کارمندانتان مهیا آورید

در حالتی‌که به هنگام وقوع اتفاقی غیرمترقبه، پرسنل شما توانستند به تندرست از ساختمان سازمان بیرون روند و در عین حال، در شرایطی که از بضاعت کافی برای دورکاری منفعت‌مند می‌باشند، میتوانند از امکاناتی مثل \”تلفن ویپ\” و “انتقال تماس” برای نگهداری رابطه خویش با همیاران و مشتریان استعمال کنند. سرویس های شبکه برای فعال سازی چنین امکاناتی بسیار اثرگذار و موءثر فعالیت خواهد کرد. تلفن ویپ به پرسنل قابلیت می دهد که از روش لپ تاپ، کامپیوتر فردی، تبلت، تلفن هوشمند، مرورگر اینترنت و دیگر ابزارهای هوشمند خویش مبادرت به برقراری تماس‌های تلفنی کاری کنند. بعضا از تلفن افزارها، دارنده خصوصیت‌هایی مطلوب برای کسب و امور می باشند. تلفن ویپ تجهیزات متعددی در مشت کسب و امور قرار می دهد. از بین آن ها میتوانیم به قابلیت برقراری تلفن کنفرانس، تماس ویدئویی، انتقال تماس، ضبط مکالمه و غیره اشاره کنیم. بنابراین، تمام نیازهای ارتباطی شما در حین موقعیت بحرانی و بعداز آن، مرتفع خواهند شد. ویپ به کارکنان قابلیت می دهند تا از هر نقطه و موقعیتی غیر از محل کار رسمیشان، به انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان بپردازند. در شرایطی که خطوط تلفن فیزیکی دفتر در اثر سیل و گردباد، تخریب گردیده یا این که گم گردیده باشند، جای نگرانی نخواهد بود. ولی به کارگیری از تلفن افزارهایی مثل ویپ نیازمند دسترسی به وب میباشد. یکی دیگر از تجهیزات این ابزار، قابلیت انتقال یا این که هدایت تماس‌های تلفنی به گوشی پرسنل میباشد. این کار، از روش پرتال ادمین آنلاین در سیستم تلفن انجام خواهد شد.

اعلام باز/بسته بودن محل کار برحسب وضعیت

بعضی از سازمان ها و شرکت ها چند شعبه دارا‌ هستند که بعضی از آنان ممکن میباشد در محل وقوع واقعه ساکن باشند. مالکان این موسسه ها و سازمان ها، بایستی مقررات روتینگ تلفن را به روزرسانی کرده و تلفن های دریافتی را به شعب دیگر متصل کنند. این فعالیت، از روش تغییر تحول قواعد مرتبط با ساعت های کاری در سازمان یا این که روتینگ تمام تماس‌های دریافتی به شعب دیگر انجام می شود. بنابراین، مالکان شرکتها و سازمان ها مطمئن خواهند شد که مشتریان، همچنان به نمایندگان کمپانی دسترسی دارند و میتوانند شغل های خویش را به ایشان ارجاع دهند. سازمان ها و کمپانی هایی که در طی موقعیت بحرانی و بعد از آن گشوده میباشند، پیام‌های صوتی تلفن های شعب خویش را به‌روزرسانی میکنند تا سیل تماس های دریافتی را به شایسته ترین صورت مدیریت کنند. مثلا، شما میتوانید پیام ذیل را تحت عنوان پیام خوش‌آمدگویی روی تلفن گویای کمپانی ضبط نمایید:
در حالتی که قصد برقراری تماس با شعبه‌ی کرمانشاه را داشته‌اید، به اطلاع میرسانیم که مسئولیت پاسخگویی به تماس‌های دریافتی آن شعبه حال برعهده‌ی ماست. چون این شعبه، فعلا به جهت وقوع زمین لرزه، تعطیل میباشد.

شما می توانید ارشادوراهنمایی برای انجام چنین کارهایی را به عهده شرکتی که پشتیبانی شبکه کامپیوتری را انجام می‌هد، بسپارید.

به‌روزرسانی لوکیشن برای تسهیل عملیات کاوش

باوجود آنکه کشف کردن یک مکان امن برای فراروگریز از جراحت‌های گردباد و دیگر حادثه ها طبیعی، ارجح به شمار میاید، ولی دسترسی به سرویس ها اورژانسی در دفتر کار (ساختمان سازمان یا این که کمپانی) نیز به عبارتی دارای اهمیت میباشد. در‌صورتی‌که ساختمان سازمان یا این که کمپانی شما در یک پناهگاه اضطراری واقع شده‌است یا این که در شرایطی که قصد نقل مکان به یک محل نو را دارید، می بایست لوکیشن خویش را به‌روزرسانی فرمایید تا نشانی جدید، در دست مخاطبان و مراجعانتان قرار گیرد. احتمال تشدید یا این که وقوع دوباره معضل، موجود است؛ و کارکنان بخش امداد بایستی از محل یا این که وضعیت جغرافیایی سازمان یا این که کمپانی شما باخبر باشند تا در طول کاوش و یاری، دچار اختلال نشوند.