انتخاب تأمین کنندگان برون سپاری مناسب برای دریافت خدمات فناوری اطلاعات، یک تصمیم دشوار است. به هر حال، در آغاز باید بدین نکته توجه داشته باشید که هیچ تأمین کننده ای نمیتواند یک شریک ایده آل، کامل و بی نقص برای شما باشد. انعطاف پذیری در روابط، یک ضرورت به شمار می آید.
برای آنکه بتوانید یک تصمیم آگاهانه و هوشمندانه در این باره اتخاذ کنید، توقعات و انتظارات خود از رابطه برون سپاری را مشخص کنید و این چند نکته را نیز بخاطر سپارید.

هزینه های پنهان برون سپاری

مبلغ کل مندرج در قرارداد، حقیقتاً بازنمون مقدار پول و منابعـی که شرکت برای تفویض و برون سپاری مسئولیت های فناوری اطلاعات به یک نهاد ثالث صرف میکند، نیست. نتایج حاصل از برخی مطالعات نشان میدهند که برحسب نوع امور برون سپاری شده و سازمان تأمین کننده، سازمان مشتری معمولاً حداقل 10 درصد بیش از مبلغ مندرج در قرارداد خرج میکند؛ و این مبلغ، معمولاً صرف تنظیم قرارداد و مدیریت آن در طی زمان خواهد شد.

از میان مهم ترین هزینه های مضاعف در فرآیند برون سپاری میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
  • هزینه های مربوط به فرآیندهای ارزیابی و تحلیل؛ به منظور شناسایی درستی و تناسب رابطه ی برون سپاری با نیازمندی های سازمان
  • هزینه های مربوط به بررسی و انتخاب یک تأمین کننده
  • هزینه های مربوط به انتقال مسئولیت ها و دانش امور به تأمین کننده ی خدمات برون سپاری
  • هزینه های ناشی از قطع همکاری احتمالی و مسائل پیرامون منابع انسانی
  • هزینه های نگهداشت کارکنان و مدیریت روابط برون سپاری
در زمان اتخاذ تصمیم برای برقراری یک رابطه ی برون سپاری باید به هزینه های فوق الذکر توجه داشته باشید.

دوران تفویض مسئولیت در برون سپاری

مؤسسه ونتج پارتنرز (Vantage Partners)، دوران تفویض مسئولیت در برون سپاری را “درّه ناامیدی” نامیده است؛ در طی آن دوران، گروه های تأمین کننده و خدمات رسان درصدد شناسایی مشخصات کسب و کار، قابلیت ها و فرآیندهای جاری، توقعات و همچنین فرهنگ سازمانی مشتریان خود برمی آیند. بعلاوه در آن دوران، تیم ها خود را به جمع کارمندان و دارایی های سازمان مشتری وارد میسازند؛ هزینه های اضافی و نواقص را برطرف میکنند؛ و در عین حال، عملیات های سازمان را پیش میبرند. در طول دوره ی تفویض مسئولیت، که بین چندماه تا چندسال به طول می انجامد، بهره وری و کارآمدی سازمان به میزان قابل ملاحظه ای کاهش پیدا میکند.
مسئله و مشکل مهم آن است که دقیقاً در همین دوران، مدیران اجرایی سازمان مشتری تمام فعالیتهای تأمین کننده را زیر ذره بین میگیرند تا دستاوردها و امتیازهای حاصل از این همکاری را ارزیابی کنند؛ سرپرستان واحدهای اداری و مدیران، با خود فکر میکنند که چرا سطوح خدمات رسانی تأمین کننده افزایش پیدا نمیکند؛ و کارمندان خدمات رسان سازمان تأمین کننده به درستی انتخاب و تصمیم خود مبنی بر حضور در این محیط چندفروشنده محور شک می نمایند.
آن دسته از مدیران فناوری اطلاعات که قصد دارند با استناد به شروط و ضوابط قرارداد خودشان را از این دوران نجات دهند و سختی ها را به جان نخرند، قطعاً ناامید خواهند شد. بهترین راهکار در این دوران، پیش بینی و انتظار برای رویارویی با شرایط دشوار است. سازمان تأمین کننده نیز باید درصدد مدیریت نیازمندی ها و توقعات سازمان مشتری برآید و ضمن توسعه طرح های مدیریت و ابزارهای حاکمیت، سازمان مشتری را در این دوران یاری دهد.

حد و حدود برون سپاری

موفقیت یا شکست یک قرارداد برون سپاری، در زمان عقد قرارداد مشخص و قابل پیش بینی نیست. تقید به اصول عقد قرارداد از بدیهیات و ضروریات است؛ اما برای حصول بازده مطلوب، کافی نیست. نتایج حاصل از یک پژوهش نشان میدهند که مشتریان اذعان داشته اند که حداقل 15 درصد از ارزش کل قرارداد برون سپاری، وابسته به مدیریت صحیح از سوی فروشنده یا تأمین کننده است. یک رابطه مشارکت محور و مؤثر که مبتنی بر مدیریت صحیح قرارداد و اعتماد باشد، میتواند موجب ارزش افزایی در طی فرآیند برون سپاری شود. در مقابل، روابط خصمانه و غیردوستانه، از ارزش ها و امتیازات ناشی از برون سپاری می کاهد و در عین حال، نقاط قوت رابطه به واسطه نیاز شدید به نظارت و حسابرسی مضاعف کمرنگ میشوند. در این شرایط، امکان بروز اختلاف و منازعه افزایش پیدا میکند و پروژه ها به سرانجام نمیرسند.
در طی فرآیندهای برون سپاری موفق، روابط به اندازه خدمات یا معاملات فناوری اطلاعات حائز اهمیت هستند. در نتیجه، حد و حدود برون سپاری به عنوان مهم ترین عامل در تعیین موفقیت یک قرارداد برون سپاری شناخته می شود. در صورتی که این حد و حدود برای دو طرف مشخص نشود، احتمال تقید و تعهد به حقوق و شرایطی که در زمان عقد قرارداد معیّن شده بودند، کاهش پیدا میکند؛ و ماحصل رابطه اصلاً شبیه به چیزی که پیش بینی شده بود، نخواهد بود.

بازگشت به حالت اولیه

بازگشت به حالت اولیه یا پَس سپاری امور فناوری اطلاعات (بازگرداندن خدمات به داخل سازمان)، یک گزینه ی همواره در دسترس است؛ این گزینه زمانی کاربرد دارد که به دلیل عدم صلاحیت کِیس کاری یا وقوع تغییر در محیط سازمان ها، قرارداد برون سپاری کارکرد خود را از دست بدهد. با این حال، بیرون آمدن از روابط برون سپاری چندان ساده نیست و به همین دلیل، بسیاری از مشتریانی که از نتایج برون سپاری ناراضی هستند، اقدام به مذاکره ی مجدد و بازسازمان دهی روابط میکنند؛ در نتیجه، گزینه ی پس سپاری امور و خدمات در اولویت قرار نمیگیرد. اما در برخی شرایط، بازپس گیری امور و مسئولیت ها، بهترین گزینه خواهد بود که البته در این صورت، فرآیندهای مقتضی باید با دقت هرچه تمام مدیریت و اجرا شوند.

برای مطالعه بیشتر در این زمینه میتوانید به لینک زیر مراجعه کنید .

بیشتر بخوانید  10 اشتباه رایج برون سپاری که باید از آنها اجتناب کرد!