چه چیزی باعث می‌شود شرکت های کوچک و متوسط به برونسپاری پشتیبانی شبکه روی بیاورند؟

برون سپاری خدمات پشتیبانی شبکه تا چه حد می‌تواند برای شرکت های کوچک و متوسط مفید باشد؟

شرکت ها وقتی از حدی بزرگتر هستند با اطمینان بیشتری به سراغ برونسپاری خدمات موردنیاز خود می‌روند. اما شرکت‌های کوچک‌تر برای برون سپاری با تردیدهای بیشتری مواجه هستند. آیا یک شرکت پشتیبانی شبکه در کنار آنها مشکلاتشان را کمرنگ‌تر می‌کند؟ آیا برون سپاری هزینه آنها را بالا نمی‌برد؟ آیا می‌توانند از پس مشکلات قراردادی و حقوقی با یک پیمانکار بربیایند؟ آیا چنین قراردادی با یک شرکت پشتیبانی شبکه امنیت اطلاعاتشان را تهدید نمی‌کند؟ و بسیاری سوالات دیگر دغدغه‌هایی هستند که شرکت های کوچک و متوسط برای چنین تصمیم مهمی با آنها مواجه هستند.
در این مقاله سعی خواهیم کرد تا جواب همه این سوالات را بدهیم و مزایا و معایب برون سپاری پشتیبانی شبکه برای شرکت های کوچک و متوسط را بررسی کنیم.

شرکت های کوچک و متوسط (SMB (Small and Midsized Business به دنبال یافتن راه‌حل‌های مقرون‌به‌صرفه برای برونسپاری پشتیبانی IT به روش آسان هستند. با این حال، نکته مهم این است که این مورد پیش‌شرطی بیش نیست. بلکه چالش‌های کاری و شرایط خدمات و پشتیبانی هم وجود دارد. به‌علاوه، برونسپاری پشتیبانی شبه برای کسب و کار کوچک نیاز به خدمات پس از فروش قابل اعتماد دارد. SMBها خدمات مشتریان و پشتیبانی فنی را جدی نمی‌گیرند. برای بسیاری از شرکت‌های کوچک، راه‌حلی که برخی از شرکت های پشتیبانی شبکه ارائه می‌دهند قابل اجرا نیست. یکی از دلایل این اتفاق منابع محدود کارکنان IT، یا به عبارت ساده‌تر تعداد کم آنها در سازمان‌ها است.

چالش‌های خاص SMBها و همچنین نقاط ضعف آنها نیازهای خاصشان را تعیین می‌کند. اکثر شرکت های خدمات شبکه به شرکتهای بزرگ چند ملیتی خدمات می‌دهند. بنابراین چند تامین کننده تخصصی برای SMBها وجود دارد که می‌توانند طبق مدل کسب و کار و نیازهای آنها عمل کنند. با این حال، شرکت‌های کوچک، هنوز هم شرکت‌های وابسته به تکنولوژی هستند نیاز دارند تا برخی از خدمات مورد نیازشان را برونسپاری کنند. کسب و کارهای کوچک باید برونسپاری IT خود را از بین شرکت هایی انتخاب کنند که تجربه کار با SMBها را داشته باشند.

ارائه راه حل مناسب IT برای SMBها نیازمند درک دقیق تکنولوژی و نیازهای تجاری آنهاست. در کنار اینها چنین کاری نیاز به یک قرارداد پشتیبانی شبکه کامل و جامع دارد.

SMBها برای بخش شبکه مواردی با قیمت‌گذاری ساده و مستقیم را ترجیح می‌دهند. اما انعطاف‌پذیری در مصرف تکنولوژی به صورتی که با گذشت زمان قابل گسترش باشد هم برایشان مهم است.

در نتیجه ابتدا باید تمایلات SMB را درک کنید. یعنی گزینه‌های ارائه خدمات، پکیج خدمات و وفاداری برای برونسپاری و کاربرد آن به عنوان خدمات را به خوبی بدانید. به طوری که همراه با رشد و ارتقای شرکت، خدمات پشتیبانی شبکه هم گسترش پیدا کند. با این حال، شاید هنوز هم مواردی وجود داشته باشد که از شروع همکاری SMBها با شرکت های پشتیبانی شبکه جلوگیری کند، دغدغه‌هایی مثل:

استطاعت مالی:
بهتر است بدانید در اغلب موارد گزینه برونسپاری نصب و راه اندازی شبکه به مراتب ارزان‌تر از استخدام کارمند داخلی خواهد بود. در واقع استخدام نیروی کار یا هزینه‌های زیربنایی در ابتدا پایین‌تر است.

اعتماد:
در روابط شرکت هایی که خدمات کامپیوتری به شرکت ها ارائه می‌دهند، عدم تعریف صحیح متدولوژی‌ها و قراردادها، گواهینامه کیفیت، اطمینان امنیتی و حتی مسائل فرهنگی منجر به کاهش اعتماد SMBها خواهد شد. فروشنده باید علاوه بر حفظ اعتماد به نفس در جلب اعتماد مشتری هم تلاش کند، طبق قرارداد عمل کند، و به طور قابل اعتماد و عادلانه‌ای رفتار کند تا به مشتری خود اطمینان کامل دهد.

مالکیت معنوی و امنیت داده‌ها:
یکی از بزرگترین نقاط ضعف برونسپاری پشتیبانی IT از نظر SMBها، حفاظت و مشاوره کلی مالکیت معنوی است. به ویژه برای استارت‌آپ‌های وابسته به فناوری که متکی بر نوآوری هستند، این‌ها مسائل مهم در حوزه کسب و کار بحساب می‌آیند و همه تامین کنندگان باید چنین نکاتی را در نظر بگیرند.

درک متقابل:
رسیدن به درک قطعی در مورد راهکارها و منافع، حداقل نیاز شرکت‌های کوچک است. خدمات دهندگان IT باید بدانند مشتری تنها به لیست خدمات نیاز ندارد، بلکه باید به هر کسب و کار کوچکی در مورد مزایای برون‌سپاری آموزش داده شود.

حجم کار:
اغلب شرکت‌ها ترجیح می‌دهند با شرکت‌های بزرگی کار کنند که حجم زیادی کار برای برونسپاری داشته باشند. شاید حجم کار برونسپاری شده توسط SMB برای فروشندگان بزرگ قابل قبول نباشد. البته به نظر می‌رسد این گرایش در حال تغییر است، اما به کندی.

تجربه مدیریت:
شرکت‌های کوچک و متوسط “تجربه مدیریت” مورد نیاز برای کار با استفاده از خدمات برونسپاری را ندارند. به عنوان مثال، شرکت‌های بزرگ منابع تخصصی را به فروشندگان اختصاص می‌دهند.

احتمالا دلیل اصلی اینکه اغلب شرکت‌ها تمایل به برونسپاری پشتیبانی شبکه دارند، بکارگیری یک تیم باتجربه برای اطمینان از تلاش‌هایشان در جهت توسعه شرکت است.

نوع روش‌ها، سرمایه‌گذاری‌های انجام شده روی خدمات، زیرساخت‌ها و سطح ارتباطات، اعتماد و درک متقابل بین فروشنده و شرکت مشتری همه بر کیفیت، نتایج و پیامدهای رابطه کاری تاثیر می‌گذارند. با رشد و تکامل روابط و بهینه سازی نتایج کسب و کار، رویکردها هم باید انعطاف پذیرتر شده و از حالت ایستا خارج شوند، تا دامنه و چارچوب کاری هم توسعه یابد.

رشد فرایند زمانی موفقیت آمیز خواهد بود که بتواند بهره وری، کارایی و هزینه‌ها را بهمراه کنترل کیفیت کامل کنترل کند.

قیمت پایین یکی از دلایل اصلی برونسپاری پشتیبانی IT  است. صرفه جویی در هزینه اساسا بر مبنای تفاوت دستمزد بین دنیای غرب و مقصد خارجی است. عوامل دیگری همچون اقتصاد مقیاس و تخصص آن کسب و کار هم تاثیر قابل توجهی خواهد داشت.

راه‌های ممکن کاهش هزینه از طریق برونسپاری برای SMBها عبارتند از:

برونسپاری همچنین تمرکز شما را بر کسب و کار و توانایی‌های اصلی شرکت بیشتر خواهد کرد.

توافقنامه‌های برونسپاری را می‌توان به گونه‌ای طراحی کرد که در آن تامین کننده برونسپاری مسئولیت تولید مقدار / کیفیت خاصی از خروجی را بعهده بگیرد، بنابراین راه بهتری برای مدیریت ریسک در اختیارتان قرار خواهد گرفت. مسئولیت تامین کننده از طریق به اصطلاح “موافقتنامه سطح خدمات (SLAs)” مشخص می‌شود.

برونسپاری ابزاری برای مدیریت خروجی و یا ظرفیت تولید بروشی کاملا انعطاف پذیردر اختیارتان قرار می‌دهد.

با استفاده از منابع خارجی قادر به شکست نقدینگی احتمالی در بازار کار خواهید بود، البته به ویژه برای عملکرد بسیار تخصصی که شامل بخش فناوری اطلاعات می‌شود بسیار کارآمد خواهد بود.

با وجود مزایای اثبات شده برونسپاری، هنوز هم مدیران SMBها چندان تمایلی به برونسپاری پشتیبانی IT نشان نمی‌دهند. بسیاری از آنها مشکل مشترکی دارند که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.

بعضی از عوامل بازدارنده ذکر شده در بالا تنها تصورات غلط رایج هستند، اما بیشترین مواردی که از سوی مدیران SMB بیان شده وقتی صحبت از برونسپاری به میان می‌آید، عبارتند از:

دلیل واقعی: تعیین اندازه شرکتی که قادر به برونسپاری باشد بسیار دشوار است. دیده شده شرکت‌های مجازی تمام شرایط توسعه خود را به برونسپاری دادند و خودشان فقط تبلیغات و برندینگ را بعهده گرفتند.

به طور خلاصه، هرکجا احساس نیاز به توسعه نرم افزاری مشاهده شد، امکان انجام برونسپاری وجود دارد.

دلیل واقعی: توسعه محصول اصلی را هم می‌توان برونسپاری کرد و چندین مورد موفق هم درین زمینه وجود دارد. با این وجود، بهتر است قبل از هرکاری بررسی جامعی درمورد پیش زمینه کاری فروشنده انجام دهید تا مطمئن شوید فروشنده پیشینه خوبی در حفاظت IP دارد.

دلیل واقعی: معنای اصلی این گفته درواقع نشان‌دهنده تفاوت درک برونسپاری اصلی و غیر اصلی است. جذب یک متخصص بین المللی معمولا 30 تا 40 درصد ارزان‌تر از استخدام یک نیروی کار ثابت یا پرداخت هزینه‌های زیرساخت است.

در مقابل، بخش ROI (بازده سرمایه) برونسپاری به کرات ثابت شده است. در واقع، حتی طبق محاسبات بازار هم برونسپاری عملکرد مفیدی برای SMBها خواهد داشت. درنهایت امروز سوالی که مطرح می‌شود این نیست که آیا قصد اقدام به برونسپاری را دارید یا نه، بلکه زمان و چگونگی اقدام شما حائز اهمیت است.

مانند بسیاری دیگر از خدمات مرتبط با IT، انتخاب تامین کننده درست می‌تواند نتیجه‌ای کاملا متفاوت ایجاد کند. علاوه بر SLAها، SMB‌ها باید با توجه به برونسپاری وظایف موردنظر بدنبال تامین کننده‌ای با تجربه، خاص و اثبات شده در کسب و کارشان باشند. در بعضی مواقع ممکن است تامین کننده خارجی گزینه‌هایی هم‌راستا با کسب و کار شما پیشنهاد دهد.

SMBهایی که خدمات برونسپاری را برای توسعه / نگهداری خدمات IT درنظر دارند، باید جنبه‌های خاصی را مد نظر قرار دهند که درواقع اصول فرآیند برونسپاری هستند. برخی از این عوامل تاثیرگذار که قبل از امضای قرارداد باید در نظر بگیرید عبارتند از:

همراستا بودن نکات مورد نظر:
فروشندگان گوناگون در اندازه‌های مختلف و با مقاصد مختلف وجود دارند! برخی از آنها اپراتورهای بزرگ هستند و برخی کوچک هستند. SMBها باید فروشنده‌ای را انتخاب کنند که با الزامات کاری شرکت متناسب باشد.

تعدادی از فروشندگان هم به تازگی تبدیل به نهادهایی شدند که خدمات برونسپاری غیرتوسعه‌ای ارائه می‌دهند که منجر به عدم تمرکز کافی بر فعالیت‌های کاری خواهد شد. برای تعریف تناسب کامل، باید تاکید کنیم که جدای از عوامل فرهنگی، شایستگی و غیره، همراستا بودن یک پارامتر کلیدی بحساب می‌آید.

نقص روش‌های تعریف شده:
در اکثر شرکت‌های کوچک، توسعه نرم افزاری توسط یک تیم تکنیکی باانگیزه مدیریت می‌شود. شرکت‌های متوسط و استارت‌آپ‌ها روش‌های مدیریت توسعه نرم افزاری  برونسپاری خود را مکررا توضیح نمی‌دهند و بسیاری از فروشندگان با چنین موقعیتی کنار نمی‌آیند. بهترین حالت برای انها کار کردن با شرکت‌هاییست که روش‌های خود را بطور مشخص توضیح دهند. پس کسب و کارهایی که به دنبال برونسپاری هستند باید زمانی را صرف تعریف فعالیت‌ها و مسئولیت‌های تیم داخلی و همچنین تیم خارجی کنند. همه فروشندگان روش‌های توسعه پیشرفته‌ای دارند که شرکت‌ها می‌توانند از آنها کمال استفاده را ببرند.

تعهد به رابطه کاری:
همه فروشندگان پیشرو با شرکت‌های چند ملیتی کار می‌کنند و یک مشتری متوسط ممکن است چندان به چشمشان نیاید. به عبارت دیگر، یک فروشنده بزرگ احتمالا بیشتر علاقمند به تمرکز روی مشتریان بزرگ با کسب و کار بزرگ است. شرکت‌های متوسط باید فروشنده‌ای را انتخاب کنند که برای رابطه کاری‌شان هرچقدر هم که کم باشد ارزش قائل شود و در دستیابی به مشارکت موفق نقش مهمی ایفا کند.

علاوه بر تجربه، سوابق کاری را هم پیگیری کنید:
شرکت‌ها باید به دنبال سوابق کاری تامین کننده در برخورد با شرکت‌های کوچک باشند. فروشندگانی که بیشتر با شرکت‌های بزرگ کار کردند ممکن است ظرافت کار با شرکت‌های کوچک را درک نکنند. فروشنده‌ای که سابقه کار با شرکت‌های کوچک را داشته، آمادگی مقابله با موقعیت‌های مشابه را هم خواهد داشت.

مدیریت ریسک:
SMBها باید به طور جدی روش‌های مدیریت ریسک فروشنده را ارزیابی کنند. فروشندگان با استفاده از BCP (برنامه مداوم تجاری) مشخص، شانس بهتری برای ارائه خدمات بی وقفه حتی در مواجهه با خطرات احتمالی خواهند داشت.

برونسپاری مدتهاست توسط شرکت‌های بزرگ کشف شده، اما به سختی توانسته شرکت‌های کوچک و متوسط را به خود جلب کند. با این حال، مزایایی که در بالا ذکر شد می‌توانند باعث تشویق SMBها شوند تا فعالیت ITشان را برونسپاری کنند. نکته مهم‌تر آنکه، با یافتن تامین کننده خدمات برونسپاری که سابقه کار با زمینه تجاری مرتبط را داشته بسیار بیش از آنکه تصور کنید برای کسب و کارتان مفید خواهد بود.