در گذشته نه چندان دور، استفاده از ایمیل تجاری یا سازمانی همراه با نام دامنه اختصاصی یک شرکت، امری لوکس و بدون توجیه اقتصادی به نظر می‌آمد. اما امروزه با نفوذ اینترنت به عرصه ارتباطات و تمامی جنبه‌های تجارت، استفاده از ایمیل تجاری اختصاصی و مطمئن امری غیرقابل‌اجتناب است.
با اینکه حساب ایمیل تجاری به هزینه اندکی نیاز دارد، اما همین امر تفاوت فاحشی را در به موفقیت رسیدن یا شکست خوردن کسب و کار جدید شما ایجاد می‌کند. هرچند با وجود این امر، هنوز هم بسیاری از حرفه‌ها اهمیت زیادی به یافتن سرویس‌های میزبانی ایمیل تجاری نمی‌دهند، و جالب‌تر آنکه بسیاری از مردم آن را همچون حساب‌های ایمیل ساده مانند
“YourGreatNewBusiness@outlook.com“
سرویسی رایگان می‌دانند، در حالی که این سرویس‌ها بیشتر برای استفاده شخصی کاربرد فوق‌العاده‌ای دارد، و فقدان سرویس‌های ایمیل سازمانی سدی برای رشد و پیشرفت شرکت‌های تازه کار محسوب می‌شود.
حساب ایمیل تجاری به سادگی زمینه رشد شرکت شما را فراهم می‌کند و شما را برای دستیابی به موفقیت آماده می‌کند. حال بیایید نیم‌نگاهی به مزیت‌های بیشتر حساب ایمیل تجاری یا همان ایمیل سازمانی که در ایمیل‌های رایگان وجود ندارد بیندازیم:
جلب توجه بیشتر مشتریان به آدرس ایمیل شما
تصور کنید که در ایونت بازاریابی شبکه‌سازی شرکت کرده‌اید. مشتری دلخواه خود را ملاقات و تمام عصر را با او درباره سرویس‌های شرکتتان و خدمات ویژه‌ای که شما را از رقبا متمایز کرده است صحبت کرده‌اید. به حدی که مشتریتان درباره خدماتی که ارائه می‌دهید بسیار به وجد آمده و از شما درخواست کارت ویزیت تجاری می‌کند. در این موقعیت، اگر کارت ویزیت شما نشان دهنده‌ی آدرس ایمیل رایگان، مانند
“YourName@outlook.com” ، باشد و نام تجاری شما را مانند ایمیل‌های تجاری “YourName@YourGreatNewBusiness.com” ،نشان ندهد، این مکالمه رویایی به سادگی با نگاه آشنایی که از سر بی‌اعتمادی بر چهره مشتری هجوم آورده است پایان می‌پذیرد و دست‌نیافتنی بودنش برای شما آشکار می‌شود.
شما باید بدانید که جزئیات ظریفی از این قبیل می‌تواند هم منجر به اعتمادسازی در مشتری شده و هم اعتمادش را سلب می‌کند. استفاده از حساب ایمیل رایگان حاکی از نوپایی، کوچکی و فنی نبودن کسب و کار شما است. بدین معنا که شما قادر به فراهم کردن آدرس ایمیل با دامنه اختصاصی خود نبوده‌اید و این علامت خطری برای مشتری شایسته شما محسوب می‌شود.
البته مزیت حساب ایمیل تجاری فقط به اعتمادسازی با مشتری ختم نمی‌شود و در شرایطی که کارت ویزیتتان توسط مشتری گم شود، به شما شانس بیشتری در به خاطر سپرده شدن نام تجاریتان می‌دهد. پس استاندارد ایمیل‌های تجاری مطابق نمونه زیر تعیین شدند،
و مزیت آن در این است که در صورت نیاز امکان دسترس سریع مشتری به شخص مورد نظر را فراهم می‌کند:
“YourName@YourGreatNewBusiness.com”
اعتمادسازی با مشتریان
تا به حال تجربه دریافت ایمیل اسپم از حساب ایمیل شخصی هک شده دوستانتان داشته‌اید؟ شرایطی را تصور کنید که در آن ایمیل اسپمی را از یکی از مشتری‌ها که به تازگی همکاریتان را با او آغاز کرده‌اید دریافت کنید، در این شرایط، آیا هنوز هم مشتاق به فرستادن اطلاعات حساس شرکتتان به این مشتری هستید؟
نگران نباشید چرا که در این موقعیت کیفیت بالای حساب‌های ایمیل تجاری به کارتان می‌آید و شما را از مزایایی مانند پروتکل امنیتی پیشرفته و فیلتر کردن ایمیل‌های اسپم بهره‌مند می‌کند تا ایمیل‌تان را از تهدید‌های خارجی ایمن گرداند. فراموش نکنید که این موضوع یکی از معیارهای تجاری مهم برای توسعه و گسترش شرکتتان است، چرا که از اطلاعات مهم کارمندان و مشتریانتان حفاظت می‌کند.
در نهایت حساب ایمیل تجاری با امنیت بالا به شما این اطمینان خاطر را می‌دهد که بدانید فایلهای مهمتان از حمله ویروس‌ها در امان هستند، و نیز خیال مشتریانتان را هم به گونه‌ای راحت می‌کند که بدون هیچ ترسی از هک شدن ایمیل شما، اطلاعات حساسشان را برایتان ارسال کنند.
حصول اطمینان از دسترسی به مکاتبات درون سازمانی
بیایید نیم نگاهی به مزایایی که ایمیل‌های تجاری استاندارد برای کارفرمایان و مدیران فراهم می‌کند بیندازیم:
۱- خاطر جمع شدن از به موقع انجام دادن سفارشات و چک کردن وضعیت سلامتی کارمندان یا حضور نداشتن آنها در تعطیلات.
۲- بازنگری تمام ایمیل‌های یک مشتری و محتوا و جزئیات درخواستی او برای یک پروژه.
۳- شناسایی مغایرت‌ها و اختلافات کاری که سرمنشاء آن سوءتفاهم در محتوای ایمیلها می‌باشد.
۴- به حساب آوردن حساب ایمیل سازمانیتان بعنوان امکانی برای توسعه و گسترش یافتن شرکتتان.
۵- پاسخ دادن سریع کارفرمایان به مشتریان در مواقع حساس.
البته باید بدانید که ایجاد اختلاف و مغایرت در پروسه پیشرفت یک تجارت امری اجتناب ناپذیر است، اما آنچه که اهمیت دارد این است که حساب‌های ایمیل تجاری تمام مکاتبات مالکان را به صورت یکجا در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد، امکانی که ایمیل‌های شخصی از آن بی بهره است، چرا که فقط برای استفاده شخصی مناسب است و اگر اختلافی هم سر بگیرد، شرکت‌ها نمی‌توانند کنترل یا دسترسی به حساب‌های ایمیل شخصی داشته باشند. در عوض، ایمیل‌های تجاری امکان کنترل شرکت را که امری مهم و الزامی در زمینه پیشرفت است را فراهم می‌کند و حتی برای مشتریان قابل توضیح‌تر می‌کند.
تبدیل ایمیل به کارمند شخصیتان
بهترین راه‌حلی که ایمیل‌های تجاری در اختیار شرکت‌ها میگذارد، ابزارهای ترکیبی هستند که بازده کاریتان را افزایش می‌دهد.
حال بیایید به چند و چون کیفیت حساب‌های ایمیل تجاری بپردازیم:
۱- دارا بودن تقویم و یادآوری زمان بندی‌ها و برنامه‌های داخلی و خارجی.
۲- امکان به کار بردن نرم‌افزارهای ماکروسافت آفیس (مانند ورد، پاورپوینت، اکسل و غیره.).
۳- فیلتر کردن مداوم ایمیل‌های اسپم و حفاظت از سیستم در مقابل بدافزارها.
۴- مدیریت بهتر ایمیلها با ذخیره سازی تمام آنها.
۵- امنیت بیشتر و محکم‌تر در جهت حفاظت از اطلاعات حساس.
البته فراموش نکنید که هنگام انتخاب ایمیل سازمانی مناسب برای شرکتتان، حتماً یکپارچگی ابزارهای فوق را در نظر بگیرید و اهمیت هرکدام را برای خودتان مشخص کنید.
اگر خودتان قادر به راه‌اندازی ایمیل سازمانی نیستید میتوانید از یک شرکت پشتیبانی شبکه کمک بگیرید. آنها می‌توانند در حین نصب و راه اندازی شبکه این کار را برای شما انجام دهند.
ذخیره زمانی و مالی
شاید برایتان شگفت انگیز به نظر برسد اما خوب است بدانید که پلتفرم ایمیل‌های تجاری امکان ذخیره مالی بیشتری از حساب‌های ایمیل رایگان فراهم می‌کند، چرا که سرویس ایمیل‌های رایگان محدودیت کمی برای ذخیره اطلاعات دارند و کاربران مجبورند هرچند ماه یکبار محتوای ذخیره شده را پاک کنند، و متاسفانه این امر نه تنها زمان‌بر است، بلکه منجر به از دست رفتن ایمیلها و فایلهای باارزش در بلند مدت می‌شود.
همچنین شما میتوانید زمانی که به مدیریت ایمیل‌های ذخیره شده‌تان اختصاص می‌دهید را صرف رشد دادن شرکتتان کنید. البته شاید برای جلوگیری از این موضوع سرور ایمیل داخلی را در نظر بگیرید، اما فراموش نکنید که این امر ملزم به حضور گروهی از کارشناسان IT به منظور مدیریت سرورها می‌باشد، و در نتیجه باز هم منجر به هزینه مصرفی بسیار بیشتری از پیدا کردن شرکتی که ارائه دهنده ایمیل تجاری قابل اعتماد شما باشد می‌شود.
کمک به گسترش و توسعه آسان‌تر شرکت
پیشرفت دادن شرکت مهم است، اما به خاطر بسپارید انتقال و تغییر شرکت ارائه دهنده ایمیل سازمانیتان منجر به پراکنده شدن امور می‌شود، به گونه‌ای که اغلب اطلاعات از دست می‌رود و کارکنان مجبور می‌شوند چند روز (یا چند هفته‌ای) را بدون دسترسی به سرویس ایمیل سپری کنند، و از همه بدتر، مشتریانی که با برگشت خوردن ایمیلشان روبرو می‌شوند نیز سردرگم می‌شوند. پس پایه گذاری کسب و کارتان با همراهی موسسات ارائه دهنده سرویس ایمیل تجاری مناسب برای شما امکان پیشرفت همزمان با رشد شرکتتان را فراهم می‌کند. همچنین مزایای دیگری نیز از قبیل افزایش دادن و یا کاهش دادن حساب‌های ایمیل، ایجاد تغییر در الگوی ذخیره سازی و تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات و ابزارهای ترکیبی را هم ارائه می‌دهند که قابلیتهای بسیار کاربردی هستند.
سرانجام می‌توان با اطمینان گفت که در صورت فراهم آوردن سرویس ایمیل تجاری ، حساب ایمیل شما تاریخچه‌ای بایگانی شده از عملکرد شرکتتان محسوب می‌شود، به گونه‌ای که از دست دادن هیچ بخشی از آن تاثیری در روند رشد و پیشرفت شرکتتان نخواهد گذاشت. پس از ابتدای راه اندازی کسب و کارتان ایمیل سازمانی مناسب خودتان را انتخاب کنید، چرا که به سادگی منجر به گسترش پایه‌های زیر بنایی شرکتتان خواهد شد.
ثبت ديدگاه