حتماً تا کنون نام اسکایپ فور بیزینس به گوشتان خورده است، اسکایپ فور بیزینس شبکه ارتباطی منسجمی است که در حوزه تجارت بسیار مفید و پرکاربر واقع شده است و به دلایل مختلفی می‌تواند برای یک کسب و کار شرایط مناسبی را برای رسیدن به اهداف فراهم کند و بنابراین وجود این امکان برای یک سازمان ضروری به نظر میرسد. در این مقاله دلایل این ضرورت را با یکدیگر مرور می‌کنیم.

۱- ارتباط منسجم

نرم‌افزار اسکایپ فور بیزینس با دارا بودن قابلیت‌‌هایی نظیر

  • پیام فوری
  • تماس تلفنی
  • تماس تصویری
  • تماس کنفرانسی
  • اشتراک گذاری صفحه و انجام کار گروهی
  • نشان دادن افراد آنلاین

 

 

به صورت یکجا به یک اپلیکیشن سهل‌الاستفاده و در دسترس تبدیل شده است که در هر موقعیت ارتباط با کیفیتی را به کاربران ارائه می‌دهد. البته این قابلیت‌های ارتباطی به گونه‌ای است که عمدتا در  سازمان‌ها و یا شرکت‌های کوچک هرکدام به صورت سرویس‌های تکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. همچنین سازمان‌های دیگری نیز هستند که از سرویس‌های پرریسک نظیر سیستم تلفن تجاری محلی PBX، سرویس‌هایی با قابلیت تماس کنفرانسی محدود، سرویس‌های کنفرانسی کوتاه چند دقیقه‌ای، WebEx یا سرویس برقرار کننده‌ی جلسات آنلاین با قابلیت اشتراک‌گذاری صفحه نمایش استفاده می‌کنند که هرکدام هزینه خاص خودشان را دارند، اما نکته‌ی حائز اهمیت در اسکایپ فور بیزینس منسجم بودن قابلیت‌های ارتباطی در یک نرم‌افزار مشخص می‌باشد، بدین ترتیب دیگر نحوه برقراری ارتباط مسئله‌ نمی‌باشد و فاصله شما تا مخاطبتان تنها یک کلیک است. شرکت هایی که خدمات کامپیوتری به شرکت ها ارائه می‌کنند همه این امکانات را برای آنها فراهم می‌کنند. آنها با قراردادی که با شرکتها منعقد می‌‎کنند می‌توانند تمام این خدمات را به مشتریان خود عرضه نمایند.

۲- دورکاری

نرم افزار اسکایپ فور بیزینس بر مبنای سرویس‌های ابری پایه گذاری شده‌ است، در نتیجه تمام اشکال ارتباطی کاربران را در هر جا که باشند بواسطه‌ی ارتباط اینترنتی کامپیوترهای خانگی، لپ تاپ، تبلت و یا تلفن همراه فراهم می‌کند. همچنین اسکایپ امکان ایجاد‌ ارتباط را چنان امکان پذیر کرده است که کار در خانه، دفتر، کافی شاپ، هتل و حتی هواپیما به راحتی محقق شده است و در صورت وجود اینترنت همراه این ارتباط به راحتی برقرار می شود. جالب است بدانید اسکایپ به شما این فرصت را می‌دهد تا تماس‌های برقرار شده با شماره کاری‌تان را مستقیما با دستگاه موبایلتان پاسخ دهید، و حتی تماس‌های خروجی موبایلتان را با شماره‌ی کاریتان برقرار کنید. در این صورت هیچکس متوجه حضور نداشتن شما در دفترتان نخواهد شد. چه چیزی از این بهتر؟!

قابلیت کار گروهی اسکایپ فور بیزینس ابزار دیگریست که مشکل محدودیت دور کاری اعضا را حل می‌کند و تنها با چند کلیک امکاناتی نظیر کنفرانس‌های ویدیویی زنده، همکاری آنلاین برای تنظیم سندها، و تماس کنفرانسی و جلسات گروهی را در هر نقطه ممکن می‌سازد.

۳- حذف زیرساخت‌ها و بهسازی جبران فاجعه

مجهز بودن اسکایپ فور بیزینس به سرویس‌‌های ابری از جمله مزیت‌های دیگرش می‌باشد، چرا که کاربران را از نیاز به قطعات اصلی زیر ساختی کامیپوتر بی‌نیاز می‌کند. سازمان‌های تجاری می‌توانند با استفاده از نزم افزارهای مایکروسافت آفیس ۳۶۵ و اسکایپ فور بیزینس ، رویکردهایی نظیر نحوه انجام مبادلات، سیستم PBX، سرویس‌های کنفرانسی، ابزارهای ملاقات آنلاین و سرورهای ذخیره کننده فایل سابق خود را کنار بگذارند. بدین ترتیب از پرداخت هزینه حفظ و نگهداری سرویس‌های مذکور که ساعت‌ها در ماه زمان می‌برد و همچنین هزینه‌های ارتقا و سرهم بندی کردن تمام این سرویس‌ها معاف خواهند شد. و نکته‌ی بهتر آنکه شرکت‌هایی که نرم افزار آفیس ۳۶۵ و اسکایپ را به تازگی جایگزین نرم افزارهای قدیمی خود کرده‌اند، دارای ذخیره‌گاه IT قدرتمند مجهزی در سرویس‌های ابری می‌باشند که تجهیزات کامپیوتری پیشین را برایشان بلااستفاده خواهد کرد.

خوب است بدانید که زیر ساخت ابری کامپیوترها نقش پررنگی در بهسازی جبران خسارت‌های شرکت‌ها ایفا می‌کند. به گونه‌ای که اگر شرکتی از سرویس‌های ابری استفاده نکند و متحمل خسارت بشود، جبران آن هفته‌ها شرکت را تحت الشعاع قراره داده و از دسترس خارج می‌کند. شرایطی را تصور کنید که تاسیسات آی تی شرکتی با زیر ساخت‌های سنتی و قدیمی دچار مشکل شود، در این موقعیت مسلما شرکت مذکور با شکست مواجه شده است و موفقیت آینده‌اش نیز زیر سوال می‌رود چرا که خطوط تلفنش منحصرا به دفتر متصل بوده و سرور‌های ایمیلش نیز از کار می‌افتد. اما اگر شرکت مذکور از اسکایپ فور بیزینس و یا آفیس ۳۶۵ استفاده کرده باشد، عملکرد کارکنان و امتیاز تجاری‌ش هیچ آسیبی نمی‌بیند، چرا که اسکایپ دورکاری و پاسخ به تلفن دفاتر را برایشان ممکن کرده و حتی به فایل‌های ذخیره شده و ایمیلشان نیز دسترسی خواهند داشت.

۴- ذخیره مالی به شیوه‌های مختلف

هزینه‌ی استفاده از نسخه‌ی اسکایپ فور بیزینس و یا آفیس ۳۶۵ به صورت ماهیانه پرداخت می‌شود، و می‌توان گفت که این هزینه در مقایسه با هزینه‌هایی که سابقا برای جمیع سرویس‌های ارتباطی در شرکت‌ها پرداخت می‌شدند بسیار کمتر می‌باشد و هزینه‌های هنگفت سیستم‌های تلفن، سرورها، و یا نگهداری قراردادها را شامل نمی‌شود. همچنین در صورتی که شرکتتان توسعه بیابد و یا کوچک‌تر شود، تنها هزینه‌‌ی مربوط به اکانت کاربران را باید پرداخت کرد و این امر ربطی به بزرگی و یا کوچکی مساحت شرکت مذکور نخواهد داشت.

البته کاهش هزینه‌ها و ذخیره مالی صرفا به سیستم ختم نمی‌شود و شامل کاهش هزینه‌های مربوط به سفرهای کاری نیز می‌شود. بدین ترتیب با اتصال اینترنتی و با استفاده از کنفرانس‌های ویدیویی و قابلیت اشتراک گذاری صفحه نمایش، لزوم بسیاری از سفرهای کاری و برقراری جلسات حضوری بین همکاران با یکدیگر و یا با مشتری‌ها برطرف می‌شود. در نتیجه کارآیی اسکایپ چنان است که گویی همه‌ی آن‌ها در یک اتاق نشسته و با هم مذاکره می‌کنند.

در آخر دیگر الزامی به داشتن محیط‌کاری بزرگ با راندمان بالا برای بیش‌ تر از دو ساعت کاری در هفته و برای هر کارمند نیست، چرا که اسکایپ ارتباط فوق سریع و راحت را برای کارمندان فراهم کرده است. از همه بهتر، تماس‌های داخلی و ایمیل‌های صوتی کارکنان نیز کاهش می‌یابد و زمان کمتری صرف تماس با همکاران خارج از دسترس می‌شود، چرا که اسکایپ آنلاین بودن افراد را نشان می‌دهد و به کارکنان فرصت تصمیم گیری برای برقراری تماس را می‌دهد.

۵- کار پربازده

همانطور که می‌دانیم اسکایپ فور بیزینس فرصت دورکاری را برای کارکنان فراهم کرده است، بدین ترتیب صرفا حضور فیزیکی آن‌ها به منظور انجام امور کاری، شرکت در جلسات و یا همکاری با دیگر کارکنان الزامی نیست. در نتیجه در صورتی که کار و فعالیت کارکنان ملزم به حضور صرفا فیزیکی کارکنان نباشد، آن‌ها فرصت زیادی در تغییر برنامه‌ی روزانه‌ای خود خواهند داشت.

همچنین از لحاظ سرعتی که اسکایپ در جهت به انجام رساندن امور در اختیار کاربران قرار می‌دهد، بازده‌ی کاری شرکت بیشتر می‌شود. می‌توان گفت که پیشرفت کاری معمول شرکت‌هایی که از نسخه اسکایپ فور بیزینس استفاده می‌کنند به صورت زیر می‌باشد:

  • شما به عنوان یکی از کارکنان در ابتدا در بخش مشتری اسکایپ نام همکارشان را سرچ می‌کنید.
  • حضور و آنلاین بودن ارباب رجوع‌ها را به ترتیب زمان می‌بیند و بدین ترتیب تصمیم میگیرد که اول با کدام یک تماس بگیرید.
  • در صورت نیاز اعضای دیگر تیم را به مکالمه اضافه و یا حذف می‌کنید و در عین حال دسکتاپتان را کنترل ، اسناد را تنظیم، فایل‌‌ها را ذخیره و در آخر توزیع می‌کنید.

بدون اسکایپ فور بیزینس انجام همه‌ی این کارها ملزم به استفاده از ۳-۴ ابزار متفاوت می‌باشد که هرکدام از آن‌ها پروسه آماده‌ی سازی خاص خودش را دارد. اما با استفاده از نسخه تجاری اسکایپ، تمام این امور در کمتر از ۳۰ ثانیه در یک نرم افزار انجام می‌شود و هیچگونه آماده سازی هم نیاز ندارد.

بدین ترتیب اسکایپ ساعت‌ها زمان کارکنان را ذخیره کرده و شیوه‌ی کاریشان را کاملا تغییر می‌دهد. کارکنان به جای چندبار ارسال کردن ادیت‌های مختلف یک سند مشابه با ایمیل، به راحتی با یکدیگر تماس میگیرند، صفحه نمایششان را به اشتراک می‌گذارند، با همکاری یکدیگر سند را تنظیم می‌کنند و یکبار برای همیشه آن را ذخیره می‌کنند.

نسخه اسکایپ فور بیزینس برای مشتریان تجاری، انقلابی در محیط‌های کاری به پا کرده است. چرا که تنها با استفاده از یک نرم افزار که روی هر سیستمی قابل نصب است، محدودیت حضور فیزیکی از میان برداشته شده، دور کاری ممکن و دسترسی آنی به تمام کارکنان شرکت فراهم شده است. همچنین بسیاری از هزینه‌های زیرساختی کامپیوتری شرکت حذف شده و این امر به افزایش بازده شرکت‌ها کمک شایانی خواهد کرد.